월요일은 가장 중요하면서도 가장 힘든 날입니다.
프로젝트에서 무엇을 계획해야 할까요?
프로젝트 계획이란 작업을 최대한 빠르고 철저하게 수행하는 데 필요한 모든 것을 구상하고 조직하는 것입니다. 이는 목표 설정부터 이번 주의 목표(우리 사례의 경우), 작업 범위, 과업 및 리소스에 이르기까지 모든 측면을 포괄합니다.
업무 계획에는 수많은 방법이 있습니다. 저희 팀은 '1-3-5' 법칙을 매우 선호합니다. 이 방식에 따르면 한 주 동안의 할 일 목록을 미리 작성하고 그중 9가지를 선정해야 합니다. 구체적으로는 큰 업무 1개, 중간 업무 3개, 작은 업무 5개입니다.
더 자세히 설명하자면, '1-3-5' 법칙은 우리가 계획한 모든 목표를 한꺼번에 달성하기는 어렵지만, 적어도 하나는 확실히 달성할 수 있다는 이해를 바탕으로 합니다. 따라서 먼저 하나의 큰 목표를 계획에 포함시킨 다음, 세 개의 중간 목표와 다섯 개의 작은 목표를 추가해야 합니다.
이때 '큰', '중간', '작은'이라는 정의는 목표의 규모뿐만 아니라 중요도와도 관련이 있습니다. 즉, 중간 목표는 중요하지만 긴급하거나 치명적이지는 않은 것이어야 하며, 작은 목표는 수행하기 즐겁지만 필수적이지는 않은 것이어야 합니다. 만약 시간이 부족해 이를 수행하지 못하더라도 문제가 되지 않아야 합니다.
이처럼 1-3-5 법칙은 점진적으로 성과를 내도록 돕고, 매일 세운 모든 목표를 달성하지 못하더라도 자책하지 않게 해줍니다. 이는 개인의 삶과 직장 생활에서 명확한 방향을 제시하고 단계별로 발전할 수 있게 돕는 도구입니다. 또한 이러한 도구를 정기적으로 사용하면 계획 세우기가 즐거운 습관이 되고 성공 확률도 높아집니다.
1-3-5 법칙의 핵심은 단순함에 있습니다. 이는 계획 과정 자체를 수월하게 만들고 결과를 더 쉽게 얻을 수 있게 합니다. 따라서 다음 날, 다음 달, 혹은 내년을 정말 생산적으로 보내고 싶다면 지금 바로 이 방법을 시도해 보세요. 결과는 저희 팀이 그랬던 것처럼 여러분을 놀라게 할 것입니다.
업무를 올바르게 정의하는 것도 중요합니다. 예를 들어, 프로젝트의 목표가 '관리 효율성'이라면 과업은 '판매원들에게 인사법 교육하기'가 될 수 있습니다. 또는 프로젝트 목표가 '부상 감소'라면 과업은 '근로자들이 불안전한 상태를 식별하도록 교육하기'가 됩니다.
정확한 과업 정의를 위해 저희 팀에는 한 가지 '황금률'이 있습니다. 과업은 항상 동사와 행동으로 표현한다는 것입니다. 예를 들어, '양중기에 대한 근로자의 지식 향상'은 슬로건에 불과합니다. 반면 '양중기 훈련장에서 실습 교육 실시'는 구체적인 과업입니다. 왜 이렇게 정확하고 꼼꼼해야 할까요? 이유는 간단합니다. 측정할 수 없는 것은 관리할 수 없기 때문입니다. 그리고 프로젝트 스프린트(주 단위)에서 가장 중요한 것은 결과를 관리하고 분석하는 것입니다.
요약하자면, (주간) 계획의 주요 목적은 프로젝트가 성공적으로 완료될 수 있도록 지속적으로 방향을 유지하는 데 있습니다. 프로젝트 진행 과정에서 모든 요소가 변할 수 있으므로 프로젝트에서의 스프린트 개념은 매우 유효합니다. 그렇다면 분석은 왜 필요할까요? 적절한 결정을 내리고 앞으로 나아가기 위해서입니다. 혹은 반대로, 프로젝트 진행을 잠시 멈추고 문제점으로 돌아가기 위해서이기도 합니다. 예를 들어, 금요일에 월요일 과업의 이행 결과를 결산하는 것처럼 말이죠. 끊임없는 순환입니다. 😊
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