Senin – hari yang paling penting sekaligus paling menantang.
Apa yang perlu direncanakan dalam sebuah proyek?
Perencanaan proyek melibatkan pemikiran dan pengorganisasian segala sesuatu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan secepat dan seteliti mungkin. Ini mencakup semua aspek — mulai dari penetapan tujuan, target mingguan dalam kasus kita, cakupan pekerjaan, tugas, hingga sumber daya.
Ada banyak metode perencanaan tugas. Tim kami sangat menyukai metode "1-3-5". Menurut metode ini, Anda perlu menyusun daftar tugas untuk seminggu sebelumnya dan memilih 9 di antaranya: 1 tugas besar, 3 tugas sedang, dan 5 tugas kecil.
Lebih detailnya, "1-3-5" didasarkan pada pemahaman bahwa kita mungkin tidak akan bisa mencapai semua target yang direncanakan sekaligus, tetapi kita pasti bisa mencapai setidaknya satu. Oleh karena itu, pertama-tama Anda harus memasukkan satu tujuan besar ini ke dalam rencana, lalu menambahkan tiga tujuan sedang dan lima tujuan kecil.
Dalam hal ini, definisi "besar", "sedang", dan "kecil" tidak hanya merujuk pada skala tujuan, tetapi juga pada tingkat kepentingannya. Artinya, tujuan sedang haruslah signifikan namun tidak mendesak atau kritis, sedangkan tujuan kecil menyenangkan untuk dilakukan tetapi tidak wajib. Jika tiba-tiba tidak ada waktu tersisa untuk itu, hal tersebut tidak akan menimbulkan masalah.
Dengan demikian, aturan 1 – 3 – 5 membantu mencapai kesuksesan secara bertahap dan tidak menyalahkan diri sendiri jika gagal mencapai semua target harian. Ini adalah alat yang memberikan arah yang jelas dalam kehidupan pribadi maupun profesional dan menuntun menuju kemajuan langkah demi langkah. Penggunaan alat ini secara teratur mengubah perencanaan menjadi kebiasaan yang menyenangkan dan meningkatkan peluang keberhasilan.
Keunggulan aturan 1 – 3 – 5 terletak pada kesederhanaannya. Aturan ini mempermudah proses perencanaan itu sendiri dan memungkinkan pencapaian hasil dengan lebih mudah. Oleh karena itu, jika Anda ingin membuat hari, bulan, atau tahun berikutnya benar-benar produktif, cobalah metode ini sekarang juga. Hasilnya pasti akan mengejutkan Anda, seperti halnya tim saya.
Penting juga untuk merumuskan tugas dengan benar. Misalnya, Tujuan proyek adalah efisiensi manajemen, tugasnya adalah mengajar penjual untuk menyapa. Atau contoh lain, tujuan proyek adalah mengurangi angka kecelakaan kerja, tugasnya adalah melatih pekerja untuk mengenali kondisi tidak aman.
Untuk perumusan yang tepat, tim saya memiliki satu "aturan emas" – tugas harus selalu dinyatakan dalam kata kerja dan tindakan. Misalnya, meningkatkan pengetahuan pekerja tentang alat angkat-angkut. Ini adalah slogan. Namun, mengadakan pelatihan praktis di area simulasi alat angkat-angkut – barulah itu sebuah tugas. Mengapa harus begitu presisi dan detail? Sederhana saja. Anda tidak bisa mengelola apa yang tidak bisa Anda ukur. Dan dalam sprint proyek (mingguan), yang terpenting adalah mengelola / menganalisis hasil.
Jadi, mari kita simpulkan, tujuan utama perencanaan (mingguan!) adalah untuk terus menjaga arah pelaksanaan proyek menuju penyelesaian yang sukses. Selama siklus hidup proyek, semua komponen dalam lingkup proyek dapat mengalami perubahan, itulah sebabnya ide sprint dalam proyek sangat relevan. Lalu untuk apa analisis? Untuk mengambil keputusan yang tepat dan melangkah maju. Atau sebaliknya, untuk berhenti sejenak dalam perjalanan proyek dan kembali ke masalah yang ada. Misalnya, pada hari Jumat, saat meninjau hasil pelaksanaan tugas-tugas hari Senin. Sebuah lingkaran yang utuh 😊
Bersambung di artikel berikutnya.