El enfoque basado en riesgos nos ha enseñado a mirar más allá de los documentos normativos, a prever eventos negativos y prevenir sus consecuencias. Sin embargo, todavía surgen dudas sobre qué organizar primero: ¿desarrollar un documento claro y exhaustivo con las firmas de todas las partes interesadas para el caso de inspecciones, o materiales informativos concisos, transparentes y comprensibles para cada empleado? Intentemos combinar ambos en uno solo, tomando como ejemplo el proceso de evaluación de riesgos.
La gestión de riesgos puede compararse con la inmunidad: es ese mismo sistema que protege al organismo de incidentes, accidentes, el deterioro de la salud de los empleados y otros eventos negativos. El sistema inmunológico humano es increíblemente adaptativo; la mayoría de los protocolos de reconocimiento y respuesta son adquiridos por el organismo gradualmente. Del mismo modo, el sistema de gestión de riesgos debe implementarse de forma dosificada, capacitando a todos los participantes del proceso por etapas y estableciendo objetivos claros para los empleados basados en sus habilidades y competencias.
Ya en la etapa de planificación, a menudo se pierde el ánimo, ya que imaginamos la magnitud de las preguntas planteadas por los colegas: «¿Para qué necesitamos esto?», «¿Qué se requiere de nosotros?», «¿Por qué se exige tanto?», «¿Por qué no se requiere nada más que una firma en el registro de conocimiento de la matriz?», «Ya realizaron la Evaluación Especial de las Condiciones de Trabajo, ¿por qué ahora los riesgos?», «¿No se pueden firmar dos documentos a la vez con una sola firma?». Al responder a todas las preguntas, incluso a las más incómodas, podremos definir el vector de desarrollo y destacar los proyectos de mejora más complejos por separado.
Con la definición de las etapas de implementación del sistema, todo es bastante claro y transparente:
Pero un enfoque único para trabajar en cada etapa de la implementación a menudo actúa como un bloqueador; es necesaria una evaluación previa del nivel de preparación de los empleados para la implementación del proceso de gestión de riesgos.
Para una evaluación cómoda, aplicaremos la práctica de la gestión situacional y dividiremos a los empleados en grupos según sus capacidades y deseo de aceptar lo nuevo.
| Evaluación de capacidades de implementación (competencia) | Evaluación del deseo de los empleados (actitud) |
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- ¿se ha realizado capacitación en seguridad y salud anteriormente? - ¿los empleados son conscientes de su papel en la gestión de riesgos? - ¿participaron los empleados en la identificación de riesgos? - ¿hubo una experiencia positiva en la implementación de otros procesos de gestión de HSE? |
- ¿quiere el empleado participar en el proyecto? - ¿es claro el beneficio de reducir el nivel de riesgo? - ¿existe la confianza de que habrá recursos (incluidos los morales) para implementar el proceso? - ¿es interesante el proyecto en general? |
Dependiendo de a cuántas de estas preguntas respondamos «sí» para un empleado determinado (o grupo de empleados/departamento/servicio, etc.), podemos distinguir 4 grupos principales de percepción del enfoque basado en riesgos (HSE-R):
HSE-R1 - Simplemente entusiasta (no conoce el sistema, pero está de acuerdo con todo y dispuesto a todo)
HSE-R2 - Principiante no preparado (no ha sido capacitado y no está listo para los cambios)
HSE-R3 - Ejecutor escéptico (conoce el sistema, pero no está listo para los cambios)
HSE-R4 - Innovador activo (conoce el sistema y apoya activamente su implementación)
En cada una de las 4 etapas de implementación del proyecto, predominarán las preguntas de uno de los grupos identificados. Al predecir su comportamiento, se pueden planificar con antelación actividades y ajustes del proceso que conduzcan a un resultado positivo y ayuden a los empleados a aceptar el nuevo enfoque basado en riesgos, incluso como una de sus áreas de desarrollo personal.
Los simplemente entusiastas (HSE-R1) suelen ser el grupo de desarrollo favorito, ya que apoyan prácticamente cualquier idea dictada por la dirección. Sin embargo, una de las etapas más difíciles para este grupo es la recopilación de retroalimentación. Los simplemente entusiastas se sumergen perfectamente en el proceso, apoyan la identificación de riesgos y la implementación de medidas de mejora, pero no profundizan en el proceso y a menudo no notan los detalles. Puede ser difícil para ellos distinguir entre riesgos de alto peligro y riesgos insignificantes, o establecer prioridades de implementación. Para los entusiastas, es importante añadir una gestión directiva y, en el proceso de recopilación de retroalimentación, concretar las preguntas al máximo. Trabajar con estos grupos da pie a construir métricas de eficiencia del sistema transparentes. Haga preguntas directas o pida evaluar una actividad en una escala; estos métodos de trabajo con entusiastas permiten ampliar su visión de las tareas. Obtener respuestas a preguntas abiertas será mucho más difícil.
Los principiantes no preparados (HSE-R2) por lo general hacen una gran cantidad de preguntas irrelevantes, tienen una actitud negativa hacia las normas de seguridad, no están dispuestos a tomar la iniciativa y no notan sus propios errores. Tienen el mayor impacto en la etapa de adaptación y capacitación, ya que a menudo se resisten a lo nuevo y ven con escepticismo la responsabilidad adicional. Para esta categoría, es importante revelar el beneficio personal de implementar el sistema: aumento de la eficiencia debido a la ausencia de riesgos críticos y, como consecuencia, reducción de la siniestralidad, crecimiento de las competencias personales y la posibilidad de desarrollarse profesionalmente gracias a una comprensión más amplia de los procesos de la empresa. A menudo, los empleados de este grupo necesitan más tutoría por parte de la dirección y del equipo de HSE para una inmersión más profunda, pero a la vez gradual, en el sistema.
Los ejecutores escépticos (HSE-R3) se distinguen por una disminución oculta en la calidad de la implementación de los procesos. No están listos para aceptar lo nuevo, pero al mismo tiempo suelen estar cansados de los procesos rutinarios, esperando aprobación y apoyo en sus ideas de dejar el proceso sin cambios. Es uno de los grupos más difíciles, pero a la vez increíblemente útiles. La necesidad de atención constante e involucramiento en los procesos los hace indispensables en la etapa de desarrollo de procesos. Los ejecutores escépticos estarán encantados de definir cómo se desarrollará el sistema, qué recursos se requerirán para la implementación, y ayudarán activamente a planificar y distribuir tareas. Si se escucha atentamente a este grupo, se les presta suficiente atención y se elige un estilo de gestión de apoyo, los ejecutores describirán los procedimientos de desarrollo del sistema de gestión de riesgos de manera rápida, eficiente y organizada, y prepararán todos los documentos necesarios dentro del proyecto.
Los innovadores activos (HSE-R4) en la evaluación de riesgos suelen actuar como líderes. Su experiencia, conocimientos y habilidades los convierten en auditores universales del proceso, que en todas las etapas pueden involucrarse con total entrega en la elaboración de planes de desarrollo del sistema y planes de acción. Son bastante autónomos y saben utilizar los recursos de manera eficiente, son capaces de atraer a colegas de áreas relacionadas al proceso de desarrollo del sistema y están dispuestos a asumir la responsabilidad de sus propias decisiones. Los innovadores activos también ayudan a preparar a los empleados, a realizar capacitaciones sobre el enfoque basado en riesgos y a motivar al equipo para desarrollar el sistema. Para trabajar con innovadores, es necesario elegir un estilo de gestión delegativo: convertirlos en líderes de áreas o gerentes de proyectos para la implementación de medidas de reducción de riesgos.
Independientemente de qué grupo de empleados predomine en su organización en este momento, podrá dividir las tareas de gestión de riesgos de la manera más rápida y eficiente basándose en las capacidades de su equipo. El lanzamiento simultáneo del desarrollo de la parte descriptiva del proyecto y de una campaña activa visual y de tutoría es posible con una distribución correcta de tareas entre los responsables con el nivel de competencia adecuado.
¡No olvide las fortalezas de sus colegas y de su equipo al gestionar los procesos de HSE! Utilizando la gestión situacional, podrá preparar de manera coordinada el paquete de documentos, organizar una capacitación de calidad, planificar medidas de reducción de riesgos, integrar el proceso dentro de los recursos internos existentes y convertir el enfoque basado en riesgos en una de sus principales ventajas.