การบริหารจัดการความเสี่ยงตามสถานการณ์

แนวทางที่เน้นความเสี่ยงสอนให้เรามองกว้างกว่าเอกสารกฎระเบียบ คาดการณ์เหตุการณ์เชิงลบ และป้องกันผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม จนถึงปัจจุบันยังมีคำถามว่าควรจัดระเบียบสิ่งใดเป็นอันดับแรก: พัฒนาเอกสารที่ชัดเจนและครอบคลุมพร้อมลายเซ็นของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อรองรับการตรวจสอบ หรือสร้างสื่อแนะนำที่กระชับ โปร่งใส และเข้าใจง่ายสำหรับพนักงานทุกคน? ลองมาผสมผสานทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันโดยใช้ตัวอย่างของกระบวนการประเมินความเสี่ยง

การบริหารจัดการความเสี่ยงเปรียบได้กับภูมิคุ้มกัน ซึ่งเป็นระบบที่ปกป้องร่างกายจากอุบัติการณ์ อุบัติเหตุ สุขภาพที่แย่ลงของพนักงาน และเหตุการณ์เชิงลบอื่นๆ ระบบภูมิคุ้มกันของมนุษย์มีความสามารถในการปรับตัวอย่างเหลือเชื่อ โปรโตคอลการจดจำและการตอบสนองส่วนใหญ่ร่างกายจะค่อยๆ เรียนรู้ไปทีละน้อย เช่นเดียวกับระบบการบริหารจัดการความเสี่ยงที่ต้องนำมาใช้ในปริมาณที่เหมาะสม โดยฝึกอบรมผู้มีส่วนร่วมในกระบวนการทั้งหมดเป็นขั้นตอน และกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับพนักงานโดยอิงตามทักษะและความสามารถของพวกเขา

ในขั้นตอนการวางแผน มักจะเกิดความท้อแท้ เมื่อเราจินตนาการถึงคำถามมากมายจากเพื่อนร่วมงาน: "เราจะทำไปเพื่ออะไร?", "ต้องให้เราทำอะไรบ้าง?", "ทำไมต้องขออะไรเยอะขนาดนี้?", "ทำไมถึงไม่ต้องการอะไรเลยนอกจากลายเซ็นรับทราบในแผนผังความเสี่ยง?", "คุณก็ทำการประเมิน SOUT ไปแล้วนี่ จะทำเรื่องความเสี่ยงอีกทำไม?", "เซ็นชื่อครั้งเดียวเพื่อรับทราบเอกสารสองฉบับพร้อมกันไม่ได้เหรอ?". การตอบคำถามทั้งหมด แม้แต่คำถามที่ตอบยากที่สุด จะช่วยให้เรากำหนดทิศทางการพัฒนาและแยกโครงการที่ซับซ้อนที่สุดออกมาเป็นโครงการพัฒนาเฉพาะส่วนได้

สำหรับการกำหนดขั้นตอนการนำระบบไปใช้นั้นค่อนข้างชัดเจนและโปร่งใส:

1. ประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน;
2. พัฒนากระบวนการ;
3. ปรับใช้และฝึกอบรมผู้ใช้งาน;
4. รวบรวมข้อเสนอแนะ

แต่แนวทางเดียวในการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนมักเป็นอุปสรรค จึงจำเป็นต้องมีการประเมินระดับความพร้อมของพนักงานล่วงหน้าสำหรับการนำกระบวนการบริหารจัดการความเสี่ยงมาใช้

เพื่อให้การประเมินเป็นไปอย่างราบรื่น เราจะใช้แนวปฏิบัติของการบริหารจัดการตามสถานการณ์ และแบ่งพนักงานออกเป็นกลุ่มตามความสามารถและความต้องการในการเปิดรับสิ่งใหม่

ขึ้นอยู่กับจำนวนคำตอบว่า "ใช่" สำหรับพนักงานแต่ละคน (หรือกลุ่มพนักงาน/แผนก/ฝ่าย ฯลฯ) เราสามารถแบ่งกลุ่มการรับรู้แนวทางที่เน้นความเสี่ยงได้เป็น 4 กลุ่มหลัก:

RO1 - ผู้กระตือรือร้น (ไม่รู้ว่าระบบคืออะไร แต่เห็นด้วยและพร้อมทำทุกอย่าง)

RO2 - มือใหม่ที่ยังไม่พร้อม (ไม่ได้รับการฝึกอบรมและไม่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง)

RO3 - ผู้ปฏิบัติงานที่สงสัย (รู้จักระบบแต่ไม่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง)

RO4 - นวัตกรที่กระตือรือร้น (รู้จักระบบและสนับสนุนการนำไปใช้อย่างเต็มที่)

ในแต่ละขั้นตอนทั้ง 4 ของการดำเนินโครงการ คำถามจากกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งจะมีความโดดเด่น การคาดการณ์พฤติกรรมของพวกเขาจะช่วยให้เราสามารถวางแผนกิจกรรมและปรับปรุงกระบวนการล่วงหน้า ซึ่งจะนำไปสู่ผลลัพธ์เชิงบวกและช่วยให้พนักงานยอมรับแนวทางที่เน้นความเสี่ยงใหม่นี้ในฐานะแนวทางการพัฒนาส่วนบุคคลอย่างหนึ่งด้วย

ผู้กระตือรือร้น (RO1) มักจะเป็นกลุ่มที่ฝ่ายพัฒนาชื่นชอบที่สุด เพราะพวกเขาสนับสนุนเกือบทุกแนวคิดที่ผู้บริหารกำหนด อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนที่ยากที่สุดขั้นตอนหนึ่งสำหรับกลุ่มนี้คือการรวบรวมข้อเสนอแนะ ผู้กระตือรือร้นจะจดจ่อกับกระบวนการได้ดี สนับสนุนการระบุความเสี่ยงและการดำเนินมาตรการปรับปรุง แต่พวกเขามักจะไม่ลงลึกในรายละเอียดและอาจมองข้ามจุดเล็กๆ น้อยๆ สำหรับพวกเขา การแยกแยะระหว่างความเสี่ยงสูงและความเสี่ยงเล็กน้อยอาจเป็นเรื่องยาก รวมถึงการจัดลำดับความสำคัญในการดำเนินงาน สิ่งสำคัญสำหรับผู้กระตือรือร้นคือการเพิ่มการบริหารจัดการเชิงสั่งการ และในการรวบรวมข้อเสนอแนะควรใช้คำถามที่เฉพาะเจาะจงที่สุด การทำงานกับกลุ่มนี้เป็นโอกาสในการสร้างตัวชี้วัดประสิทธิภาพของระบบที่โปร่งใส ควรตั้งคำถามโดยตรงหรือขอให้ประเมินกิจกรรมต่างๆ ตามมาตรวัด วิธีการทำงานกับผู้กระตือรือร้นเช่นนี้จะช่วยให้พวกเขาเข้าใจภารกิจได้กว้างขึ้น การรอคำตอบจากคำถามปลายเปิดจะทำได้ยากกว่ามาก

มือใหม่ที่ยังไม่พร้อม (RO2) โดยปกติจะตั้งคำถามที่ไม่ตรงประเด็นจำนวนมาก มีทัศนคติเชิงลบต่อกฎความปลอดภัยในการทำงาน ไม่พร้อมที่จะริเริ่มสิ่งใหม่ๆ และไม่สังเกตเห็นข้อผิดพลาดของตนเอง กลุ่มนี้จะมีอิทธิพลมากที่สุดในช่วงขั้นตอนการปรับตัวและการฝึกอบรม เนื่องจากมักจะต่อต้านสิ่งใหม่และสงสัยในความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น สำหรับคนกลุ่มนี้ สิ่งสำคัญคือต้องชี้ให้เห็นถึงผลประโยชน์ส่วนตัวที่จะได้รับจากการนำระบบมาใช้ เช่น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจากการไม่มีความเสี่ยงที่สำคัญ ซึ่งจะส่งผลให้การบาดเจ็บลดลง การเติบโตของสมรรถนะส่วนบุคคล และโอกาสในการก้าวหน้าในอาชีพจากการเข้าใจกระบวนการของบริษัทในวงกว้างขึ้น บ่อยครั้งที่พนักงานในกลุ่มนี้ต้องการการสอนงานจากผู้บริหารและทีม HSE มากขึ้น เพื่อให้เข้าสู่ระบบได้อย่างลึกซึ้งแต่ราบรื่น

ผู้ปฏิบัติงานที่สงสัย (RO3) มีลักษณะเด่นคือการลดคุณภาพของการนำกระบวนการไปใช้อย่างเงียบๆ พวกเขาไม่พร้อมที่จะยอมรับสิ่งใหม่ แต่ในขณะเดียวกันก็มักจะเหนื่อยล้ากับกระบวนการที่ซ้ำซากจำเจ และรอคอยการอนุมัติหรือการสนับสนุนแนวคิดที่จะรักษากระบวนการให้คงเดิม นี่คือกลุ่มที่ยากที่สุดกลุ่มหนึ่ง แต่ในขณะเดียวกันก็มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ ความต้องการการเอาใจใส่และการมีส่วนร่วมในกระบวนการอย่างต่อเนื่องทำให้พวกเขาเป็นบุคคลที่ขาดไม่ได้ในขั้นตอนการพัฒนากระบวนการ ผู้ปฏิบัติงานที่สงสัยจะยินดีที่จะกำหนดว่าระบบจะพัฒนาไปอย่างไร ต้องใช้ทรัพยากรใดในการนำไปใช้ และจะช่วยวางแผนและกระจายงานอย่างแข็งขัน หากรับฟังกลุ่มนี้อย่างตั้งใจ ให้ความสำคัญอย่างเพียงพอ และเลือกสไตล์การบริหารจัดการแบบสนับสนุน ผู้ปฏิบัติงานเหล่านี้จะช่วยเขียนขั้นตอนการพัฒนาระบบการบริหารจัดการความเสี่ยงได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และเป็นระเบียบ พร้อมทั้งจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดภายในโครงการ

นวัตกรที่กระตือรือร้น (RO4) ในการประเมินความเสี่ยงมักจะทำหน้าที่เป็นผู้นำ ประสบการณ์ ความรู้ และทักษะทำให้พวกเขาเป็นผู้ตรวจสอบกระบวนการที่รอบด้าน ซึ่งสามารถมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในทุกขั้นตอนของการจัดทำแผนพัฒนาระบบและแผนกิจกรรม พวกเขามีความอิสระเพียงพอและรู้วิธีใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถดึงดูดเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นเข้าสู่กระบวนการพัฒนาระบบ และพร้อมที่จะรับผิดชอบต่อการตัดสินใจของตนเอง นวัตกรที่กระตือรือร้นยังช่วยเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานคนอื่นๆ ดำเนินการฝึกอบรมเกี่ยวกับแนวทางที่เน้นความเสี่ยง และสร้างแรงจูงใจให้ทีมพัฒนาระบบ สำหรับการทำงานกับนวัตกร ควรเลือกสไตล์การบริหารจัดการแบบมอบหมายงาน โดยแต่งตั้งให้พวกเขาเป็นผู้นำในด้านต่างๆ หรือเป็นผู้จัดการโครงการเพื่อดำเนินมาตรการลดความเสี่ยง

ไม่ว่าพนักงานกลุ่มใดจะมีความโดดเด่นในองค์กรของคุณในขณะนี้ คุณจะสามารถแบ่งงานการบริหารจัดการความเสี่ยงได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุดโดยอาศัยศักยภาพของทีมงาน การเริ่มพัฒนากระบวนการในส่วนของเอกสารควบคู่ไปกับการรณรงค์ผ่านสื่อภาพและการสอนงานอย่างแข็งขันนั้นเป็นไปได้ หากมีการกระจายงานไปยังผู้รับผิดชอบที่มีระดับสมรรถนะที่เหมาะสมอย่างถูกต้อง

อย่าลืมจุดแข็งของเพื่อนร่วมงานและทีมงานของคุณในการบริหารจัดการกระบวนการความปลอดภัยในการทำงาน! การใช้การบริหารจัดการตามสถานการณ์จะช่วยให้คุณเตรียมชุดเอกสารได้อย่างสอดประสานกัน จัดการฝึกอบรมที่มีคุณภาพ วางแผนมาตรการลดความเสี่ยง บูรณาการกระบวนการภายในทรัพยากรที่มีอยู่ และทำให้แนวทางที่เน้นความเสี่ยงกลายเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบหลักของคุณ