Gestão Situacional de Riscos

A abordagem baseada em riscos nos ensinou a olhar além dos documentos normativos, a prever eventos negativos e a prevenir suas consequências. No entanto, ainda surgem dúvidas sobre o que deve ser organizado primeiro: desenvolver um documento claro e abrangente com as assinaturas de todas as partes envolvidas para o caso de auditorias, ou materiais informativos concisos, transparentes e compreensíveis para cada colaborador? Vamos tentar combinar os dois em um só, usando o exemplo do processo de avaliação de riscos.

A gestão de riscos pode ser comparada à imunidade – é o sistema que protege o organismo contra incidentes, acidentes, deterioração da saúde dos colaboradores e outros eventos negativos. O sistema imunológico humano é incrivelmente adaptável; a maioria dos protocolos de reconhecimento e resposta é adquirida pelo organismo gradualmente. Da mesma forma, o sistema de gestão de riscos deve ser implementado em doses, treinando todos os participantes do processo por etapas, definindo metas claras para os colaboradores com base em suas habilidades e competências.

Já na fase de planejamento, muitas vezes desanimamos ao imaginar a magnitude das perguntas feitas pelos colegas: «Por que precisamos disso?», «O que é exigido de nós?», «Por que se exige tanto?», «Por que não se exige nada além da assinatura na ciência do mapa?», «Vocês já realizaram a avaliação das condições de trabalho, por que agora os riscos?», «Não podemos assinar dois documentos de uma vez?». Ao responder a todas as perguntas, mesmo as mais desconfortáveis, poderemos definir o vetor de desenvolvimento e destacar os pontos mais complexos em projetos de desenvolvimento separados.

Com a definição das etapas de implementação do sistema, tudo é bastante claro e transparente:

1. Avaliar a situação existente;
2. Desenvolver o processo;
3. Adaptar e treinar os usuários;
4. Coletar feedback.

Mas uma abordagem única para o desenvolvimento de cada etapa da implementação muitas vezes atua como um bloqueador – é necessária uma avaliação prévia do nível de prontidão dos colaboradores para a implementação do processo de gestão de riscos.

Para uma avaliação confortável, aplicaremos a prática da gestão situacional e dividiremos os colaboradores em grupos, dependendo de suas capacidades e do desejo de absorver o novo.

Dependendo de quantas dessas perguntas respondemos com «sim» para um determinado colaborador (ou grupo/departamento/serviço, etc.), podemos identificar 4 grupos principais de percepção da abordagem baseada em riscos (RO):

RO1 - Simples entusiasta (não sabe o que é o sistema, mas concorda com tudo e está pronto para tudo)

RO2 - Iniciante despreparado (não foi treinado e não está pronto para mudanças)

RO3 - Executor cético (conhece o sistema, mas não está pronto para mudanças)

RO4 - Inovador ativo (conhece o sistema e apoia ativamente sua implementação)

Em cada uma das 4 etapas de implementação do projeto, prevalecerão as dúvidas de um dos grupos identificados. Ao prever seu comportamento, é possível planejar antecipadamente ações e ajustes no processo que levarão a um resultado positivo e ajudarão os colaboradores a aceitar a nova abordagem baseada em riscos, inclusive como uma de suas próprias linhas de desenvolvimento pessoal.

Simples entusiastas (RO1) são frequentemente o grupo de desenvolvimento favorito, pois apoiam praticamente qualquer ideia ditada pela liderança. No entanto, uma das etapas mais difíceis para esse grupo é a coleta de feedback. Os simples entusiastas mergulham bem no processo, apoiam a identificação de riscos e a implementação de medidas de melhoria, porém não se aprofundam e muitas vezes não percebem os detalhes. Para eles, pode ser difícil distinguir riscos de alta periculosidade de riscos insignificantes, e difícil estabelecer prioridades de implementação. Para os entusiastas, é importante adicionar uma gestão diretiva e, no processo de coleta de feedback, concretizar as perguntas ao máximo. O trabalho com esses grupos dá margem para construir métricas transparentes de eficácia do sistema. Faça perguntas diretas ou peça para avaliar uma determinada ação em uma escala – essas metodologias de trabalho com entusiastas permitem ampliar as tarefas para eles. Obter respostas para perguntas abertas será muito mais difícil.

Iniciantes despreparados (RO2) geralmente fazem um grande número de perguntas irrelevantes, têm uma atitude negativa em relação às regras de segurança do trabalho, não estão prontos para tomar iniciativa e não percebem seus próprios erros. Eles exercem a maior influência na etapa de adaptação e treinamento, pois frequentemente resistem ao novo e encaram a responsabilidade adicional com ceticismo. Para essa categoria, é importante revelar o benefício pessoal da implementação do sistema – aumento da eficiência devido à ausência de riscos críticos e, como consequência, redução de acidentes, crescimento das competências pessoais e oportunidade de desenvolvimento na carreira através de uma compreensão mais ampla dos processos da empresa. Frequentemente, os colaboradores deste grupo precisam de mais mentoria por parte da liderança e da equipe de HSE para uma imersão mais profunda, porém suave, no sistema.

Executores céticos (RO3) distinguem-se por uma redução oculta na qualidade da implementação dos processos. Não estão prontos para aceitar o novo, mas, ao mesmo tempo, estão frequentemente cansados de processos rotineiros, esperando aprovação e apoio para manter o processo inalterado. É um dos grupos mais complexos, mas incrivelmente úteis. A necessidade de atenção constante e envolvimento nos processos torna-os indispensáveis na fase de desenvolvimento de processos. Os executores céticos ficarão felizes em definir como o sistema se desenvolverá, quais recursos serão necessários para a implementação e ajudarão ativamente a planejar e distribuir tarefas. Se ouvirmos atentamente este grupo, dermos atenção suficiente e escolhermos um estilo de gestão de apoio, os executores descreverão de forma rápida, eficiente e organizada os procedimentos de desenvolvimento do sistema de gestão de riscos e prepararão todos os documentos necessários no âmbito do projeto.

Inovadores ativos (RO4) na avaliação de riscos geralmente atuam como líderes. Experiência, conhecimento e habilidades tornam-nos auditores universais do processo, que podem estar envolvidos com total dedicação em todas as etapas da elaboração de planos de desenvolvimento do sistema e planos de ação. Eles são bastante autônomos e sabem usar os recursos de forma eficaz, são capazes de atrair colegas de outras áreas para o processo de desenvolvimento do sistema e estão prontos para assumir a responsabilidade por suas próprias decisões. Os inovadores ativos também ajudam a preparar os colaboradores, a realizar treinamentos sobre a abordagem baseada em riscos e a motivar a equipe a desenvolver o sistema. Para trabalhar com inovadores, é necessário escolher um estilo de gestão delegativo – tornando-os líderes de frentes e gerentes de projetos para a implementação de medidas de redução de riscos.

Independentemente de qual grupo de colaboradores predomina em sua empresa no momento, você poderá dividir as tarefas de gestão de riscos de forma rápida e eficaz, baseando-se nas capacidades de sua equipe. O lançamento simultâneo do desenvolvimento da parte descritiva do projeto e de uma campanha ativa visual e de mentoria é possível com a distribuição correta de tarefas entre os responsáveis com o nível de competência adequado.

Não se esqueça dos pontos fortes de seus colegas e da equipe ao gerenciar os processos de HSE! Utilizando a gestão situacional, você poderê preparar de forma coordenada o pacote de documentos, organizar um treinamento de qualidade, planejar medidas de redução de riscos, integrar o processo dentro dos recursos internos existentes e tornar a abordagem baseada em riscos uma de suas principais vantagens.