Gestione situazionale dei rischi

L'approccio basato sul rischio ci ha insegnato a guardare oltre i documenti normativi, a prevedere gli eventi negativi e a prevenirne le conseguenze. Tuttavia, sorgono ancora domande su cosa debba essere organizzato prioritariamente: sviluppare un documento chiaro e completo con le firme di tutte le parti interessate in caso di ispezioni, oppure materiali informativi sintetici, trasparenti e comprensibili per ogni dipendente? Proviamo a unire le due cose in una sola, prendendo come esempio il processo di valutazione dei rischi.

La gestione dei rischi può essere paragonata al sistema immunitario: è quel sistema che protegge l'organismo da incidenti, infortuni, peggioramento della salute dei dipendenti e altri eventi negativi. Il sistema immunitario umano è incredibilmente adattabile; la maggior parte dei protocolli di riconoscimento e risposta viene acquisita dall'organismo gradualmente. Allo stesso modo, il sistema di gestione dei rischi deve essere implementato gradualmente, istruendo passo dopo passo tutti i partecipanti al processo e ponendo ai dipendenti obiettivi chiari basati sulle loro abilità e competenze.

Già nella fase di pianificazione spesso ci si scoraggia, poiché immaginiamo l'entità delle domande poste dai colleghi: «Perché ne abbiamo bisogno?», «Cosa ci viene richiesto?», «Perché viene richiesto così tanto?», «Perché non è richiesto nient'altro che una firma per presa visione della scheda?», «Avete già effettuato la valutazione delle condizioni di lavoro, perché ora servono i rischi?», «Non si possono firmare due documenti contemporaneamente con una sola firma?». Rispondendo a tutte le domande, anche a quelle più scomode, saremo in grado di definire il vettore di sviluppo e isolare le questioni più complesse in progetti di sviluppo separati.

Per quanto riguarda la definizione delle fasi di implementazione del sistema, tutto è abbastanza chiaro e trasparente:

1. Valutare la situazione attuale;
2. Sviluppare il processo;
3. Adattare e formare gli utenti;
4. Raccogliere feedback.

Tuttavia, un approccio uniforme all'elaborazione di ogni fase di implementazione spesso funge da blocco: è necessaria una valutazione preliminare del livello di prontezza dei dipendenti all'introduzione del processo di gestione dei rischi.

Per una valutazione agevole, applichiamo la pratica della gestione situazionale e dividiamo i dipendenti in gruppi in base alle loro capacità e al desiderio di accogliere il nuovo.

A seconda di quante di queste domande ricevono una risposta «sì» per un determinato dipendente (o gruppo di dipendenti/reparto/servizio, ecc.), si possono distinguere 4 gruppi principali di percezione dell'approccio basato sul rischio (RO):

RO1 - Semplice entusiasta (non sa cosa sia il sistema, ma è d'accordo su tutto e pronto a tutto)

RO2 - Principiante impreparato (non è stato formato e non è pronto ai cambiamenti)

RO3 - Esecutore scettico (conosce il sistema, ma non è pronto ai cambiamenti)

RO4 - Innovatore attivo (conosce il sistema e ne supporta attivamente l'implementazione)

In ciascuna delle 4 fasi di implementazione del progetto prevarranno le domande di uno dei gruppi identificati. Prevedendo il loro comportamento, è possibile pianificare in anticipo attività e correzioni del processo che porteranno a un risultato positivo e aiuteranno i dipendenti ad accettare il nuovo approccio HSE anche come una delle proprie direzioni di sviluppo personale.

I semplici entusiasti (RO1) sono spesso il gruppo di sviluppo preferito, poiché supportano quasi ogni idea dettata dalla direzione. Tuttavia, una delle fasi più difficili per questo gruppo è la raccolta dei feedback. I semplici entusiasti si immergono ottimamente nel processo, supportano l'identificazione dei rischi e l'attuazione di misure di miglioramento, ma non approfondiscono il processo e spesso non notano i dettagli. Per loro può essere difficile distinguere tra rischi ad alto pericolo e rischi minori, così come stabilire le priorità di implementazione. Per gli entusiasti è importante aggiungere una gestione direttiva e, nel processo di raccolta dei feedback, rendere le domande il più concrete possibile. Il lavoro con tali gruppi offre l'opportunità di costruire metriche di efficacia del sistema trasparenti. Ponete domande dirette o chiedete di valutare una determinata attività su una scala: tali metodi di lavoro con gli entusiasti permettono di ampliare la loro visione dei compiti. Sarà molto più difficile ottenere risposte a domande aperte.

I principianti impreparati (RO2) di norma pongono un gran numero di domande non pertinenti, hanno un atteggiamento negativo verso le regole di sicurezza sul lavoro, non sono pronti a mostrare iniziativa e non notano i propri errori. Esercitano la maggiore influenza nella fase di adattamento e formazione, poiché spesso si oppongono al nuovo e guardano con scetticismo alle responsabilità aggiuntive. Per questa categoria è importante rivelare il vantaggio personale derivante dall'implementazione del sistema: aumento dell'efficienza grazie all'assenza di rischi critici e, di conseguenza, riduzione degli infortuni, crescita delle competenze personali e possibilità di sviluppo di carriera grazie a una comprensione più ampia dei processi aziendali. Spesso i dipendenti di questo gruppo hanno bisogno di più tutoraggio da parte della direzione e del team HSE per un'immersione nel sistema più profonda, ma allo stesso tempo graduale.

Gli esecutori scettici (RO3) si distinguono per un calo nascosto della qualità dell'implementazione dei processi. Non sono pronti ad accettare il nuovo, ma allo stesso tempo sono spesso stanchi dei processi di routine e cercano approvazione e supporto nell'idea di lasciare il processo invariato. È uno dei gruppi più difficili, ma allo stesso tempo incredibilmente utili. La necessità di attenzione costante e coinvolgimento nei processi li rende indispensabili nella fase di sviluppo dei processi. Gli esecutori scettici saranno lieti di definire come si svilupperà il sistema, quali risorse saranno necessarie per l'implementazione e aiuteranno attivamente a pianificare e distribuire i compiti. Se si ascolta attentamente questo gruppo, si dedica sufficiente attenzione e si sceglie uno stile di gestione di supporto, gli esecutori descriveranno in modo rapido, efficace e ordinato le procedure di sviluppo del sistema di gestione dei rischi e prepareranno tutti i documenti necessari nell'ambito del progetto.

Gli innovatori attivi (RO4) nella valutazione dei rischi agiscono solitamente come leader. L'esperienza, le conoscenze e le abilità li rendono auditor di processo universali che, in tutte le fasi, possono essere coinvolti con dedizione totale nella stesura dei piani di sviluppo del sistema e dei piani d'azione. Sono abbastanza autonomi e sanno usare efficacemente le risorse, sono in grado di coinvolgere i colleghi di altri reparti nel processo di sviluppo del sistema e sono pronti ad assumersi la responsabilità delle proprie decisioni. Gli innovatori attivi aiutano anche a preparare i dipendenti, a condurre formazioni sull'approccio basato sul rischio e a motivare il team a sviluppare il sistema. Per lavorare con gli innovatori è necessario scegliere uno stile di gestione delegante: renderli leader di area o project manager per l'attuazione delle misure di riduzione del rischio.

Indipendentemente da quale gruppo di dipendenti prevalga da voi in questo momento, sarete in grado di suddividere i compiti di gestione dei rischi in modo rapido ed efficace basandovi sulle capacità del vostro team. Il lancio simultaneo dello sviluppo della parte descrittiva del progetto e di una campagna attiva di visualizzazione e tutoraggio è possibile con una corretta distribuzione dei compiti ai responsabili con il giusto livello di competenza.

Non dimenticate i punti di forza dei vostri colleghi e del team nella gestione dei processi di sicurezza sul lavoro! Utilizzando la gestione situazionale, sarete in grado di preparare in modo coordinato il pacchetto di documenti, organizzare una formazione di qualità, pianificare misure di riduzione del rischio, integrare il processo nell'ambito delle risorse interne esistenti e rendere l'approccio basato sul rischio uno dei vostri principali vantaggi.