Manajemen Risiko Situasional

Pendekatan berbasis risiko telah mengajarkan kita untuk melihat lebih luas dari sekadar dokumen peraturan, mengantisipasi kejadian negatif, dan mencegah konsekuensinya. Namun, hingga kini masih muncul pertanyaan: apa yang harus diatur terlebih dahulu? Menyusun dokumen yang jelas dan komprehensif dengan tanda tangan dari semua pihak yang terlibat untuk keperluan audit, atau materi pengenalan yang ringkas, transparan, dan mudah dipahami oleh setiap karyawan? Mari kita coba menggabungkan keduanya dalam satu contoh proses penilaian risiko.

Manajemen risiko dapat diibaratkan seperti sistem kekebalan tubuh – sebuah sistem yang melindungi organisme dari insiden, kecelakaan, penurunan kondisi kesehatan karyawan, dan kejadian negatif lainnya. Sistem kekebalan tubuh manusia sangat adaptif; sebagian besar protokol pengenalan dan respons diperoleh tubuh secara bertahap. Begitu pula dengan sistem manajemen risiko yang perlu diterapkan secara bertahap, memberikan pelatihan kepada semua peserta proses secara bertahap, serta menetapkan tujuan yang jelas bagi karyawan berdasarkan keterampilan dan kompetensi mereka.

Bahkan pada tahap perencanaan, sering kali muncul rasa putus asa karena kita membayangkan besarnya skala pertanyaan yang diajukan oleh rekan kerja: «Mengapa kita membutuhkan ini?», «Apa yang dituntut dari kami?», «Mengapa tuntutannya begitu banyak?», «Mengapa tidak ada yang diperlukan selain tanda tangan dalam lembar sosialisasi?», «Anda sudah melakukan evaluasi kondisi kerja, mengapa sekarang butuh penilaian risiko?», «Bisakah satu tanda tangan digunakan untuk dua dokumen sekaligus?». Dengan menjawab semua pertanyaan, bahkan yang paling tidak nyaman sekalipun, kita akan dapat menentukan arah pengembangan dan memisahkan bagian yang paling sulit ke dalam proyek pengembangan tersendiri.

Tahapan implementasi sistem sudah cukup jelas dan transparan:

1. Menilai situasi yang ada;
2. Mengembangkan proses;
3. Mengadaptasi dan melatih pengguna;
4. Mengumpulkan umpan balik.

Namun, pendekatan tunggal dalam pengerjaan setiap tahap implementasi sering kali menjadi penghambat – diperlukan penilaian awal terhadap tingkat kesiapan karyawan untuk menerapkan proses manajemen risiko.

Untuk penilaian yang nyaman, mari kita terapkan praktik manajemen situasional dan membagi karyawan ke dalam kelompok berdasarkan kemampuan dan keinginan mereka untuk menerima hal baru.

Tergantung pada berapa banyak pertanyaan yang dijawab dengan «ya» untuk karyawan tertentu (atau kelompok karyawan/departemen/layanan, dll.), kita dapat membedakan 4 kelompok utama dalam persepsi pendekatan berbasis risiko (RO):

RO1 - Antusias Saja (tidak tahu sistemnya apa, tapi setuju dengan segalanya dan siap untuk apa pun)

RO2 - Pemula yang Tidak Siap (tidak terlatih dan tidak siap untuk perubahan)

RO3 - Pelaksana yang Skeptis (tahu sistemnya, tetapi tidak siap untuk perubahan)

RO4 - Inovator Aktif (tahu sistemnya dan secara aktif mendukung implementasinya)

Pada masing-masing dari 4 tahap implementasi proyek, pertanyaan dari salah satu kelompok yang dipilih akan mendominasi. Dengan mengantisipasi perilaku mereka, Anda dapat merencanakan kegiatan dan penyesuaian proses sebelumnya yang akan memberikan hasil positif dan membantu karyawan menerima pendekatan berbasis risiko yang baru, termasuk sebagai salah satu arah pengembangan pribadi mereka.

Antusias Saja (RO1) sering kali menjadi kelompok pengembangan favorit karena mereka mendukung hampir semua ide yang didiktekan oleh manajemen. Namun, salah satu tahap tersulit bagi kelompok ini adalah pengumpulan umpan balik. Kelompok antusias ini sangat baik dalam mendalami proses, mendukung identifikasi risiko, dan penerapan langkah-langkah perbaikan, namun mereka tidak mendalami proses secara mendalam dan sering kali melewatkan detail. Bagi mereka, mungkin sulit untuk membedakan antara risiko bahaya tinggi dan risiko kecil, serta sulit untuk menyusun prioritas implementasi. Penting untuk menambahkan manajemen direktif bagi para antusias ini, dan dalam proses pengumpulan umpan balik, buatlah pertanyaan sespesifik mungkin. Bekerja dengan kelompok seperti ini memberikan alasan untuk membangun metrik efektivitas sistem yang transparan. Ajukan pertanyaan langsung atau minta mereka untuk menilai suatu kegiatan dalam skala tertentu – metode kerja seperti ini memungkinkan tugas-tugas terbuka lebih luas bagi mereka. Akan jauh lebih sulit untuk mendapatkan jawaban dari pertanyaan terbuka.

Pemula yang Tidak Siap (RO2) biasanya mengajukan banyak pertanyaan yang tidak relevan, bersikap negatif terhadap aturan HSE, tidak siap untuk mengambil inisiatif, dan tidak menyadari kesalahan mereka sendiri. Mereka memberikan pengaruh terbesar pada tahap adaptasi dan pelatihan, karena sering kali menolak hal baru dan skeptis terhadap tanggung jawab tambahan. Untuk kategori ini, penting untuk mengungkapkan keuntungan pribadi dari penerapan sistem – peningkatan efisiensi karena tidak adanya risiko kritis dan sebagai konsekuensinya penurunan angka kecelakaan, pertumbuhan kompetensi pribadi, dan peluang untuk berkembang secara karier melalui pemahaman yang lebih luas tentang proses perusahaan. Sering kali karyawan dalam kelompok ini membutuhkan lebih banyak bimbingan dari manajemen dan tim HSE untuk pendalaman sistem yang lebih mendalam namun tetap lancar.

Pelaksana yang Skeptis (RO3) memiliki ciri khas berupa penurunan kualitas implementasi proses secara tersembunyi. Mereka tidak siap menerima hal baru, namun sering kali merasa lelah dengan proses rutin, mengharapkan persetujuan dan dukungan untuk membiarkan proses tetap tidak berubah. Ini adalah salah satu kelompok yang paling sulit, namun sangat berguna. Kebutuhan akan perhatian konstan dan keterlibatan dalam proses membuat mereka tak tergantikan pada tahap pengembangan proses. Pelaksana yang skeptis akan senang menentukan bagaimana sistem akan berkembang, sumber daya apa yang diperlukan untuk implementasi, dan akan secara aktif membantu merencanakan serta mendistribusikan tugas. Jika Anda mendengarkan kelompok ini dengan saksama, memberikan perhatian yang cukup, dan memilih gaya manajemen yang mendukung – para pelaksana ini akan dengan cepat, efisien, dan teratur menjabarkan prosedur pengembangan sistem manajemen risiko serta menyiapkan semua dokumen yang diperlukan dalam proyek.

Inovator Aktif (RO4) dalam penilaian risiko biasanya bertindak sebagai pemimpin. Pengalaman, pengetahuan, dan keterampilan membuat mereka menjadi auditor proses yang serba bisa, yang di semua tahapan dapat dilibatkan dengan dedikasi penuh dalam menyusun rencana pengembangan sistem dan rencana kegiatan. Mereka cukup mandiri dan tahu cara menggunakan sumber daya secara efisien, mampu menarik rekan kerja terkait ke dalam proses pengembangan sistem, serta siap menerima tanggung jawab atas keputusan mereka sendiri. Inovator aktif juga membantu mempersiapkan karyawan, memberikan pelatihan tentang pendekatan berbasis risiko, dan memotivasi tim untuk mengembangkan sistem. Untuk bekerja dengan para inovator, perlu dipilih gaya manajemen delegatif – menjadikan mereka pemimpin bidang atau manajer proyek untuk implementasi langkah-langkah pengurangan risiko.

Terlepas dari kelompok karyawan mana yang mendominasi di tempat Anda saat ini, Anda akan dapat membagi tugas manajemen risiko secepat dan seefektif mungkin berdasarkan kemampuan tim Anda. Peluncuran pengembangan bagian deskriptif proyek secara bersamaan dengan kampanye visual dan bimbingan aktif dimungkinkan dengan pembagian tugas yang tepat kepada penanggung jawab dengan tingkat kompetensi yang sesuai.

Jangan lupakan kekuatan rekan kerja dan tim Anda saat mengelola proses HSE! Dengan menggunakan manajemen situasional, Anda akan dapat menyiapkan paket dokumen secara terkoordinasi, menyelenggarakan pelatihan yang berkualitas, merencanakan langkah-langkah pengurangan risiko, mengintegrasikan proses dalam sumber daya internal yang ada, dan menjadikan pendekatan berbasis risiko sebagai salah satu keunggulan utama Anda.