Para nadie es un secreto que uno de los procedimientos básicos en el ámbito de HSE es la evaluación especial de las condiciones de trabajo. Es la base sobre la que se asientan otros procedimientos, como los exámenes médicos o la formación. Y es sumamente importante tener a mano de inmediato todos los datos necesarios para que, al contratar a un nuevo empleado, se le pueda informar sin demora sobre la clase de condiciones de trabajo, o al trasladar a un trabajador a otro departamento, comprobar si debe someterse a un examen médico previo. Es fantástico cuando una organización ya cuenta con un sistema automatizado instalado y en funcionamiento que permite hacer un seguimiento de estos aspectos sin esfuerzo, pero ¿qué hacer si no se dispone de él?
Cuando empecé a trabajar en mi empresa, lo primero que hice fue trasladar al ordenador los datos de 30 enormes carpetas con documentación sobre la evaluación de condiciones de trabajo, desglosados por años. Elaboré toda una estadística sobre la evaluación especial de las condiciones de trabajo, en primer lugar, para identificar si se habían evaluado todos los puestos de trabajo de la organización y si se habían producido cambios en los puestos existentes. Se revisó cada ficha, cada trabajador que había firmado y cada puesto del organigrama. Y así, hacia el final de mi trabajo, se identificaron todas las lagunas que había que rellenar y todas las incoherencias que había que corregir.
¿En qué consisten estas estadísticas? Se trata de una tabla en Excel que refleja todos los datos más significativos de la evaluación especial.
La primera versión de esta estadística se basa en un informe resumido. Es decir, repasamos los puestos de trabajo evaluados: Nombre del departamento → nombre de la profesión/cargo → número de puestos de trabajo → número de empleados que ocupan los puestos → fecha del informe → número del puesto de trabajo → clase de condiciones de trabajo → examen médico basado en los resultados de la evaluación (simplemente indicamos los puntos) → nombre completo de los empleados que ocupan dicho puesto. Cada evaluación especial realizada es una nueva hoja en el libro de Excel. Si se realiza una nueva, se añade una hoja y se consolidan los datos.
De este modo, si se dispone de un organigrama actualizado, es posible identificar los puestos de trabajo que deben ser evaluados. Se puede ver quién ha sido trasladado y si ha sido informado de los resultados de la evaluación en su nuevo puesto. Si se han evaluado suficientes puestos de trabajo y si se ha tenido en cuenta a todos los empleados. Informamos sobre los resultados de la evaluación realizada en un registro especial, ya que la plantilla de la empresa es grande y no resulta del todo cómodo hacerlo directamente en la ficha de evaluación. El formato del registro fue aprobado por orden interna.
La tarea del especialista en HSE que gestiona este complejo bloque de la "Evaluación especial de las condiciones de trabajo" es mantener estas estadísticas actualizadas y no abandonarlas bajo ninguna circunstancia. Al fin y al cabo, en el futuro estas estadísticas serán necesarias para elaborar informes para Rosstat y para formar la lista de puestos de trabajo en la preparación de las evaluaciones especiales de las condiciones de trabajo, tanto planificadas como no planificadas.
Ahora he desarrollado un nuevo formato para las estadísticas; dado que se trata de Excel, he añadido algunas fórmulas en las celdas para facilitar el seguimiento de los datos. Así, por ejemplo, al introducir nueva información sobre los empleados, la celda se resalta cuando hay una intersección de puestos de trabajo.
Al implementar este tipo de herramientas, minimizamos los riesgos de pasar algo por alto. Los sistemas automatizados son excelentes, pero en la etapa inicial será necesario trabajar con una enorme cantidad de información de todos modos, y tener al menos alguna base, incluso antes de la implementación completa de la automatización, hará que el trabajo sea mucho más fácil.