Es ist kein Geheimnis, dass die spezielle Bewertung der Arbeitsbedingungen eine der grundlegenden Verfahren im HSE-Bereich ist. Sie ist die Basis, auf der andere Prozesse wie medizinische Untersuchungen oder Schulungen aufbauen. Es ist enorm wichtig, alle notwendigen Daten sofort griffbereit zu haben, um einem neuen Mitarbeiter bei der Einstellung umgehend die Gefahrenklasse des Arbeitsplatzes mitzuteilen oder bei der Versetzung eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung zu prüfen, ob er sich einer vorherigen medizinischen Untersuchung unterziehen muss. Es ist großartig, wenn im Unternehmen bereits ein etabliertes und funktionierendes automatisiertes System vorhanden ist, mit dem sich solche Aspekte mühelos verfolgen lassen. Aber was tun, wenn es ein solches System nicht gibt?
Als ich anfing, in meinem Unternehmen zu arbeiten, bestand meine erste Aufgabe darin, die Daten aus 30 riesigen Ordnern mit Dokumentationen zur Arbeitsplatzbewertung nach Jahren sortiert auf den Computer zu übertragen. Ich habe eine umfassende Statistik zur speziellen Bewertung der Arbeitsbedingungen erstellt, vor allem um herauszufinden, ob alle Arbeitsplätze im Unternehmen bewertet wurden und ob es Änderungen an bestehenden Arbeitsplätzen gab. Jede Karte, jeder unterschreibende Mitarbeiter und jede Position im Stellenplan wurde überprüft. Am Ende meiner Arbeit wurden alle Lücken aufgedeckt, die geschlossen werden mussten, sowie alle Unstimmigkeiten, die es zu beheben galt.
Was genau ist diese Statistik? Es handelt sich um eine Excel-Tabelle, in der alle wichtigsten Daten zur speziellen Bewertung erfasst sind.
Die erste Version einer solchen Statistik basierte auf einer zusammenfassenden Aufstellung. Das heißt, wir gehen die bewerteten Arbeitsplätze durch: Name der Abteilung → Berufsbezeichnung/Position → Anzahl der Arbeitsplätze → Anzahl der an den Arbeitsplätzen beschäftigten Mitarbeiter → Berichtsdatum → Arbeitsplatznummer → Gefahrenklasse der Arbeitsbedingungen → medizinische Untersuchung basierend auf den Ergebnissen der Bewertung (wir geben einfach die Punkte an) → Vor- und Nachnamen der an diesem Arbeitsplatz beschäftigten Mitarbeiter. Jede durchgeführte spezielle Bewertung entspricht einem neuen Tabellenblatt in der Excel-Arbeitsmappe. Wurde eine neue Bewertung durchgeführt, haben wir ein Blatt hinzugefügt und die Daten zusammengeführt.
Auf diese Weise kann man bei Vorliegen eines aktuellen Stellenplans die Arbeitsplätze identifizieren, die noch bewertet werden müssen. Man kann nachvollziehen, wer versetzt wurde und ob die Person mit den Ergebnissen der Arbeitsplatzbewertung an ihrem neuen Arbeitsplatz vertraut gemacht wurde. Sind genügend Arbeitsplätze bewertet und alle Mitarbeiter erfasst? Wir informieren über die Ergebnisse der durchgeführten Bewertung in einem speziellen Protokollbuch, da die Belegschaft des Unternehmens groß ist und die direkte Kenntnisnahme auf der Bewertungskarte nicht sehr praktisch ist. Das Format des Protokollbuchs wurde per Anordnung genehmigt.
Die Aufgabe des HSE-Spezialisten, der diesen komplexen Bereich der "speziellen Bewertung der Arbeitsbedingungen" betreut, besteht darin, diese Statistik auf dem neuesten Stand zu halten und sie auf keinen Fall zu vernachlässigen. Schließlich wird diese Statistik später bei der Erstellung von Berichten für Rosstat und bei der Erstellung des Arbeitsplatzverzeichnisses zur Vorbereitung auf geplante und außerplanmäßige spezielle Bewertungen der Arbeitsbedingungen benötigt.
Inzwischen habe ich ein neues Format für die Statistik entwickelt. Da es sich um Excel handelt, habe ich einige Formeln in die Zellen eingefügt, um die Datenverfolgung zu erleichtern. Wenn beispielsweise neue Mitarbeiterdaten eingegeben werden, wird die Zelle bei Überschneidungen von Arbeitsplätzen farblich hervorgehoben.
Durch die Einführung solcher Tools minimieren wir das Risiko, etwas zu übersehen. Automatisierte Systeme sind großartig, aber in der Anfangsphase muss man ohnehin mit einer riesigen Informationsmenge arbeiten. Wenn man jedoch zumindest über eine gewisse Basis verfügt, wird die Arbeit auch vor der vollständigen Implementierung der Automatisierung erheblich einfacher.