Não é segredo para ninguém que um dos procedimentos básicos na área de HSE é a avaliação especial das condições de trabalho. É a base sobre a qual se apoiam outros procedimentos, como exames médicos ou treinamentos. E como é importante ter todos os dados necessários à mão para informar imediatamente a classe das condições de trabalho ao contratar um novo funcionário ou, ao transferir um funcionário para outro departamento, verificar se ele precisa passar por um exame médico admissional. É ótimo quando a organização já possui um sistema automatizado instalado e em funcionamento, que permite acompanhar esses pontos sem dificuldade, mas o que fazer se ele não existir?
Quando comecei a trabalhar na minha empresa, a primeira coisa que fiz foi transferir os dados de 30 pastas enormes com documentação sobre a avaliação especial das condições de trabalho para o computador, divididos por ano. Elaborei estatísticas completas sobre a avaliação especial das condições de trabalho, principalmente para identificar se todos os postos de trabalho da organização haviam sido avaliados e se ocorreram mudanças nos postos existentes. Verifiquei cada ficha, cada funcionário que assinou, cada cargo no quadro de pessoal. E assim, ao final do meu trabalho, foram identificadas todas as lacunas que precisavam ser preenchidas e todas as inconsistências que precisavam ser corrigidas.
O que são essas estatísticas? É uma planilha no Excel que reflete todos os dados mais significativos sobre a avaliação especial.
A primeira versão dessa estatística é baseada em um relatório consolidado. Ou seja, analisamos os postos de trabalho avaliados: Nome do departamento → nome do cargo/profissão → número de postos de trabalho → número de funcionários ocupando os postos → data do relatório → número do posto de trabalho → classe das condições de trabalho → exame médico com base nos resultados da avaliação especial (indicamos apenas os itens) → nome completo dos funcionários que ocupam o referido posto de trabalho. Cada avaliação especial realizada representa uma nova aba na planilha do Excel. Realizou-se uma nova avaliação — adiciona-se uma aba e consolidam-se os dados.
Dessa forma, com um quadro de pessoal atualizado, é possível identificar os postos de trabalho que precisam ser avaliados. Pode-se verificar quem foi transferido e se o funcionário está ciente dos resultados da avaliação especial em seu novo posto de trabalho. Se há postos de trabalho suficientes avaliados e se todos os funcionários foram contabilizados. Apresentamos os resultados da avaliação realizada em um registro especial, pois o número de funcionários da empresa é grande e não é muito conveniente informá-los diretamente na ficha de avaliação especial. O formato do registro foi aprovado por portaria.
A tarefa do especialista em HSE, que gerencia esse complexo bloco de "Avaliação Especial das Condições de Trabalho", é manter essas estatísticas atualizadas e, em hipótese alguma, abandoná-las. Afinal, no futuro, essas estatísticas serão necessárias para a elaboração de relatórios para o Rosstat e para a formação da lista de postos de trabalho na preparação para avaliações especiais das condições de trabalho, sejam elas planejadas ou não planejadas.
Atualmente, desenvolvi um novo formato de estatística. Como é no Excel, adicionei algumas fórmulas nas células para facilitar o rastreamento dos dados. Por exemplo, ao inserir novas informações sobre os funcionários, a célula é destacada quando há sobreposição de postos de trabalho.
Ao implementar ferramentas como essa, minimizamos os riscos de deixar algo passar. Sistemas automatizados são excelentes, mas na fase inicial será necessário trabalhar com um enorme volume de informações de qualquer maneira. Ter pelo menos uma base de dados, mesmo antes da implementação completa da automação, tornará o trabalho muito mais fácil.