Không có gì bí mật khi một trong những quy trình cơ bản trong lĩnh vực HSE là đánh giá đặc biệt về điều kiện làm việc. Đây là nền tảng cho các quy trình khác, ví dụ như khám sức khỏe hoặc đào tạo. Và điều quan trọng là phải có sẵn tất cả các dữ liệu cần thiết trong tầm tay để khi tiếp nhận nhân viên mới, có thể thông báo ngay lập tức về phân loại điều kiện làm việc, hoặc khi chuyển nhân viên sang bộ phận khác, có thể kiểm tra xem họ có cần khám sức khỏe trước khi làm việc hay không. Thật tuyệt vời khi tổ chức đã có sẵn một hệ thống tự động hóa được cài đặt và hoạt động tốt, cho phép dễ dàng theo dõi những vấn đề này, nhưng phải làm sao nếu không có hệ thống đó?
Khi tôi bắt đầu làm việc tại công ty của mình, việc đầu tiên tôi làm là chuyển dữ liệu từ 30 thư mục khổng lồ chứa tài liệu về đánh giá điều kiện làm việc vào máy tính, phân loại theo từng năm. Tôi đã lập ra toàn bộ số liệu thống kê về đánh giá đặc biệt điều kiện làm việc, trước hết là để xác định xem tất cả các vị trí làm việc trong tổ chức đã được đánh giá chưa, và liệu có sự thay đổi nào tại các vị trí làm việc hiện tại hay không. Mỗi thẻ, mỗi nhân viên đã ký tên, mỗi vị trí trong sơ đồ tổ chức đều được kiểm tra. Và đến cuối công việc, tôi đã phát hiện ra tất cả những khoảng trống cần được lấp đầy và mọi điểm không nhất quán cần được khắc phục.
Thống kê này là gì? Đó là một bảng tính Excel, trong đó phản ánh tất cả các dữ liệu quan trọng nhất về đánh giá đặc biệt.
Phiên bản đầu tiên của thống kê này: theo bảng tổng hợp. Nghĩa là chúng ta đi qua các vị trí làm việc đã được đánh giá: Tên bộ phận → tên chức danh nghề nghiệp → số lượng vị trí làm việc → số lượng nhân viên đảm nhiệm vị trí làm việc → ngày báo cáo → mã số vị trí làm việc → phân loại điều kiện làm việc → khám sức khỏe dựa trên kết quả đánh giá (chúng tôi chỉ ghi rõ các mục) → Họ và tên nhân viên đảm nhiệm vị trí làm việc này. Mỗi lần đánh giá đặc biệt được thực hiện là một trang tính mới trong Excel. Thực hiện đánh giá mới – thêm một trang tính, tổng hợp dữ liệu.
Bằng cách này, nếu có sơ đồ tổ chức cập nhật, bạn có thể xác định những vị trí làm việc cần được đánh giá. Bạn có thể xem ai đã chuyển công tác và liệu họ đã được phổ biến kết quả đánh giá điều kiện làm việc tại vị trí mới hay chưa. Đã có đủ số lượng vị trí làm việc được đánh giá chưa và tất cả nhân viên đã được ghi nhận chưa. Chúng tôi phổ biến kết quả đánh giá thông qua một sổ ghi chép chuyên dụng, vì số lượng nhân sự của doanh nghiệp rất lớn và việc phổ biến trực tiếp trên thẻ đánh giá không thực sự thuận tiện. Biểu mẫu của sổ ghi chép đã được phê duyệt bằng quyết định nội bộ.
Nhiệm vụ của chuyên viên HSE, người phụ trách mảng phức tạp "Đánh giá đặc biệt về điều kiện làm việc" này, là duy trì số liệu thống kê luôn cập nhật và tuyệt đối không được bỏ dở. Bởi vì trong tương lai, số liệu thống kê này sẽ cần thiết khi lập báo cáo cho Rosstat và khi xây dựng danh sách các vị trí làm việc để chuẩn bị cho việc đánh giá đặc biệt điều kiện làm việc theo kế hoạch và đột xuất.
Hiện tại, tôi đã phát triển một biểu mẫu thống kê mới, vì đây là Excel nên tôi đã thêm một số công thức vào các ô để thuận tiện cho việc theo dõi dữ liệu. Ví dụ, khi nhập thông tin mới về nhân viên, ô tính sẽ được tô sáng khi có sự trùng lặp vị trí làm việc.
Bằng cách áp dụng các công cụ như vậy, chúng ta giảm thiểu rủi ro bỏ sót thông tin. Các hệ thống tự động hóa rất tuyệt vời, nhưng ở giai đoạn đầu tiên, dù sao bạn cũng sẽ phải làm việc với một khối lượng thông tin khổng lồ, và nếu có ít nhất một cơ sở dữ liệu nào đó, ngay cả trước khi triển khai tự động hóa hoàn toàn, công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.