Non è un segreto che una delle procedure di base in ambito HSE sia la valutazione delle condizioni di lavoro. È la base su cui si fondano altre procedure, come la sorveglianza sanitaria o la formazione. Ed è fondamentale avere subito a portata di mano tutti i dati necessari per poter comunicare immediatamente la classe delle condizioni di lavoro al momento dell'assunzione di un nuovo dipendente, o per verificare se debba sottoporsi a una visita medica preventiva in caso di trasferimento a un altro reparto. È fantastico quando in un'organizzazione esiste già un sistema automatizzato installato e funzionante che permette di monitorare facilmente questi aspetti, ma cosa fare se non c'è?
Quando ho iniziato a lavorare nella mia azienda, la prima cosa che ho fatto è stata trasferire i dati di 30 enormi faldoni di documentazione sulla valutazione delle condizioni di lavoro sul computer, suddividendoli per anno. Ho creato una statistica completa sulla valutazione speciale delle condizioni di lavoro, prima di tutto per verificare se tutte le postazioni di lavoro dell'organizzazione fossero state valutate e se ci fossero stati cambiamenti in quelle esistenti. È stata controllata ogni singola scheda, ogni lavoratore che aveva firmato, ogni posizione della pianta organica. E così, alla fine del mio lavoro, sono emerse tutte le lacune che dovevano essere colmate e tutte le incongruenze che dovevano essere corrette.
In cosa consiste questa Statistica? È una tabella Excel in cui sono riportati tutti i dati più significativi della valutazione speciale.
La prima versione di questa statistica era basata su un registro riepilogativo. Ovvero, si procede per postazioni di lavoro valutate: Nome del reparto → nome della qualifica/mansione → numero di postazioni di lavoro → numero di lavoratori occupati nella postazione → data del report → numero della postazione di lavoro → classe delle condizioni di lavoro → visita medica in base ai risultati della valutazione (indichiamo semplicemente i punti) → Nome e Cognome dei lavoratori occupati in quella specifica postazione. Ogni valutazione speciale effettuata rappresenta un nuovo foglio della cartella di lavoro Excel. Se ne esegue una nuova: si aggiunge un foglio e si consolidano i dati.
In questo modo, disponendo di una pianta organica aggiornata, è possibile individuare le postazioni di lavoro che devono essere valutate. Si può controllare chi è stato trasferito e se è stato informato sui risultati della valutazione nella sua nuova postazione di lavoro. Si verifica se sono state valutate abbastanza postazioni e se tutti i lavoratori sono stati presi in considerazione. Informiamo i dipendenti sui risultati della valutazione effettuata tramite un apposito registro, poiché il numero di dipendenti dell'azienda è elevato e far firmare direttamente la scheda di valutazione non è molto pratico. Il formato del registro è stato approvato con un ordine di servizio.
Il compito dello specialista HSE che gestisce questo complesso blocco della "Valutazione speciale delle condizioni di lavoro" è quello di mantenere aggiornata questa statistica e di non abbandonarla in nessun caso. Dopotutto, in futuro questa statistica sarà necessaria per la stesura dei report per Rosstat e per la creazione dell'elenco delle postazioni di lavoro in preparazione alle valutazioni speciali, sia programmate che straordinarie.
Attualmente ho sviluppato un nuovo formato per le statistiche; trattandosi di Excel, ho aggiunto alcune formule nelle celle per facilitare il monitoraggio dei dati. Ad esempio, quando si inseriscono nuove informazioni sui lavoratori, la cella si illumina in caso di sovrapposizione delle postazioni di lavoro.
Implementando strumenti di questo tipo, minimizziamo il rischio di tralasciare qualcosa. I sistemi automatizzati sono fantastici, ma nella fase iniziale sarà comunque necessario lavorare con un'enorme mole di informazioni e, avendo a disposizione almeno una base di partenza, anche prima della completa implementazione dell'automazione, lavorare sarà molto più semplice.