Bukan rahasia lagi bahwa salah satu prosedur dasar di bidang HSE adalah penilaian khusus kondisi kerja. Ini adalah dasar bagi prosedur lainnya, seperti pemeriksaan medis atau pelatihan. Sangat penting untuk memiliki semua data yang diperlukan agar saat menerima karyawan baru, kita dapat segera menginformasikan kelas kondisi kerjanya, atau saat memindahkan karyawan ke departemen lain, kita dapat memeriksa apakah ia perlu menjalani pemeriksaan medis awal. Sangat bagus jika organisasi sudah memiliki sistem otomatis yang terpasang dan berfungsi untuk melacak hal-hal tersebut dengan mudah, tetapi bagaimana jika tidak ada?
Ketika saya mulai bekerja di perusahaan saya, hal pertama yang saya lakukan adalah memindahkan data dari 30 folder besar berisi dokumentasi penilaian khusus kondisi kerja ke komputer, dikelompokkan berdasarkan tahun. Saya menyusun statistik lengkap mengenai penilaian khusus kondisi kerja, terutama untuk mengidentifikasi apakah semua tempat kerja di organisasi telah dinilai, dan apakah ada perubahan pada tempat kerja yang ada. Setiap kartu diperiksa, setiap karyawan yang menandatangani, setiap posisi dalam daftar susunan pegawai. Dan pada akhirnya, semua celah yang perlu diisi dan semua ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki berhasil diidentifikasi.
Seperti apa Statistik ini? Ini adalah tabel Excel yang memuat semua data paling penting terkait penilaian khusus.
Versi pertama dari statistik ini didasarkan pada lembar ringkasan. Artinya, kita menelusuri tempat kerja yang telah dinilai: Nama departemen → nama jabatan/profesi → jumlah tempat kerja → jumlah karyawan yang menempati tempat kerja tersebut → tanggal laporan → nomor tempat kerja → kelas kondisi kerja → pemeriksaan medis berdasarkan hasil penilaian khusus (kita cukup mencantumkan poin-poinnya) → nama lengkap karyawan yang menempati tempat kerja tersebut. Setiap penilaian khusus yang dilakukan menjadi lembar baru di buku kerja Excel. Jika ada penilaian baru, kita tambahkan lembar baru dan gabungkan datanya.
Dengan demikian, jika kita memiliki daftar susunan pegawai yang terbaru, kita dapat mengidentifikasi tempat kerja mana yang perlu dinilai. Kita bisa melihat siapa yang telah dipindahtugaskan dan apakah mereka sudah mengetahui hasil penilaian khusus di tempat kerja baru mereka. Apakah jumlah tempat kerja yang dinilai sudah cukup dan apakah semua karyawan telah diperhitungkan. Kami menyosialisasikan hasil penilaian ini melalui jurnal khusus, karena jumlah karyawan di perusahaan sangat besar dan kurang praktis jika harus menyosialisasikannya langsung melalui kartu penilaian khusus. Format jurnal ini telah disahkan melalui surat keputusan.
Tugas spesialis HSE yang menangani bagian rumit "Penilaian Khusus Kondisi Kerja" ini adalah menjaga agar statistik tersebut tetap mutakhir dan tidak boleh diabaikan. Lagipula, statistik ini nantinya akan dibutuhkan saat menyusun laporan untuk Rosstat dan saat membuat daftar tempat kerja untuk persiapan penilaian khusus kondisi kerja yang terencana maupun tidak terencana.
Saat ini saya telah mengembangkan format statistik baru. Karena menggunakan Excel, saya menambahkan beberapa rumus ke dalam sel untuk memudahkan pelacakan data. Sebagai contoh, saat memasukkan informasi baru tentang karyawan, sel akan tersorot jika ada tumpang tindih pada tempat kerja.
Dengan menerapkan alat-alat semacam ini, kita meminimalkan risiko melewatkan sesuatu. Sistem otomatis memang bagus, tetapi pada tahap paling awal, kita tetap harus bekerja dengan volume informasi yang sangat besar. Dengan memiliki semacam basis data, bahkan sebelum otomatisasi diterapkan sepenuhnya, pekerjaan akan menjadi jauh lebih mudah.