Ce n'est un secret pour personne que l'une des procédures de base dans le domaine HSE est l'évaluation spéciale des conditions de travail. C'est la base sur laquelle reposent d'autres procédures, telles que les visites médicales ou la formation. Et il est extrêmement important d'avoir immédiatement sous la main toutes les données nécessaires pour pouvoir, lors de l'embauche d'un nouvel employé, lui communiquer sans délai la classe de ses conditions de travail, ou lors du transfert d'un employé vers un autre service, vérifier s'il doit passer une visite médicale préalable. C'est formidable lorsqu'une organisation dispose déjà d'un système automatisé en place et fonctionnel qui permet de suivre facilement ces éléments, mais que faire s'il n'y en a pas ?
Lorsque j'ai commencé à travailler dans mon entreprise, ma première tâche a été de transférer sur ordinateur les données de 30 énormes classeurs contenant la documentation sur l'évaluation des conditions de travail, en les classant par année. J'ai établi des statistiques complètes sur l'évaluation spéciale des conditions de travail, avant tout pour déterminer si tous les postes de travail de l'organisation avaient été évalués et si des changements étaient survenus sur les postes existants. Chaque fiche a été vérifiée, chaque employé qui a signé, chaque poste de l'organigramme. Et ainsi, à la fin de mon travail, toutes les lacunes à combler et toutes les incohérences à corriger ont été identifiées.
En quoi consistent ces statistiques ? Il s'agit d'un tableau Excel qui reflète toutes les données les plus importantes de l'évaluation spéciale.
La première version de ces statistiques est basée sur un tableau récapitulatif. C'est-à-dire que nous passons en revue les postes de travail évalués : Nom du service → nom du poste/de la profession → nombre de postes de travail → nombre d'employés occupant le poste → date du rapport → numéro du poste de travail → classe des conditions de travail → visite médicale suite à l'évaluation (nous indiquons simplement les points) → nom complet des employés occupant ce poste. Chaque évaluation spéciale réalisée correspond à une nouvelle feuille dans le classeur Excel. Une nouvelle évaluation est effectuée : on ajoute une feuille et on compile les données.
Ainsi, en disposant d'un organigramme à jour, il est possible d'identifier les postes de travail qui doivent être évalués. On peut voir qui a été transféré et s'il a pris connaissance des résultats de l'évaluation sur son nouveau poste de travail. On peut vérifier si suffisamment de postes ont été évalués et si tous les employés ont été pris en compte. Nous communiquons les résultats de l'évaluation réalisée dans un registre spécial, car les effectifs de l'entreprise sont importants et il n'est pas très pratique de le faire directement sur la fiche d'évaluation. Le format du registre a été approuvé par une directive.
La tâche du spécialiste HSE, qui gère ce volet complexe de « l'évaluation spéciale des conditions de travail », est de maintenir ces statistiques à jour et de ne les abandonner sous aucun prétexte. En effet, ces statistiques seront nécessaires par la suite pour l'établissement des rapports destinés aux autorités statistiques (Rosstat) et pour la création de la liste des postes de travail en vue de la préparation des évaluations spéciales, qu'elles soient planifiées ou non.
J'ai maintenant développé un nouveau format de statistiques. Comme il s'agit d'Excel, j'ai ajouté quelques formules dans les cellules pour faciliter le suivi des données. Par exemple, lors de la saisie de nouvelles informations sur les employés, la cellule est mise en évidence en cas de chevauchement des postes de travail.
En mettant en œuvre de tels outils, nous minimisons les risques d'omission. Les systèmes automatisés sont formidables, mais au tout début, il faudra de toute façon travailler avec un volume d'informations énorme. Avoir au moins une base de données, même avant la mise en œuvre complète de l'automatisation, rendra le travail beaucoup plus facile.