众所周知，HSE领域最基础的程序之一就是工作条件专项评估。这是其他程序（如体检或培训）的基础。在入职新员工时能立即告知其工作条件等级，或者在员工调岗时检查其是否需要进行岗前体检，手头随时掌握所有必要数据是多么重要。如果企业已经建立并运行了自动化系统，能够轻松追踪这些信息，那当然非常好，但如果没有这样的系统该怎么办呢？
当我刚来到这家公司工作时，做的第一件事就是将30个大文件夹中的工作条件专项评估文件数据录入电脑，并按年份进行分类。我整理了一套完整的工作条件专项评估统计数据，首要目的是查明企业内是否所有岗位都已进行评估，以及现有岗位是否发生了变化。我核查了每一张评估卡、每一位签字的员工以及编制表上的每一个职位。最终，在完成这项工作时，我找出了所有需要填补的空白和需要纠正的差异。
这份统计数据是什么样的呢？它是一个Excel表格，记录了专项评估中所有最重要的数据。
第一版统计数据是基于汇总表制作的。也就是说，我们按照已评估的岗位进行梳理：部门名称 → 职务/工种名称 → 岗位数量 → 该岗位在岗人数 → 报告日期 → 岗位编号 → 工作条件等级 → 基于评估结果的体检要求（我们仅列出具体条款） → 该岗位在岗员工姓名。每一次专项评估都是Excel工作簿中的一个新工作表。每进行一次新评估，就新增一个工作表并汇总数据。
这样一来，只要有最新的员工编制表，就可以找出那些需要进行评估的岗位。还可以查看谁调岗了，以及他们是否已了解新岗位的工作条件专项评估结果。可以确认是否评估了足够的岗位，以及是否涵盖了所有员工。由于企业人数众多，直接在评估卡上签字确认不太方便，因此我们将评估结果记录在一个专门的登记册中供员工了解。该登记册的格式已通过行政命令予以批准。
负责“工作条件专项评估”这一复杂模块的HSE专员，其任务是保持这些统计数据的实时更新，绝不能半途而废。因为在未来，无论是为俄罗斯国家统计局编制报告，还是在为计划内和计划外的工作条件专项评估准备岗位清单时，都会用到这些统计数据。
现在我已经开发了一种新版统计报表。既然使用的是Excel，为了方便追踪数据，我在单元格中添加了一些公式。例如，当录入员工的新信息时，如果岗位出现交叉重叠，相应的单元格就会高亮显示。
通过引入此类工具，我们将遗漏信息的风险降至最低。自动化系统固然很好，但在最开始的阶段，无论如何都需要处理海量的信息。而在全面引入自动化之前，只要有一定的数据库基础，工作起来就会轻松得多。