Nie jest tajemnicą, że jedną z podstawowych procedur w dziedzinie HSE jest specjalna ocena warunków pracy. To fundament, na którym opierają się inne procedury, takie jak badania lekarskie czy szkolenia. Jakże ważne jest, aby mieć pod ręką wszystkie niezbędne dane, by przy zatrudnianiu nowego pracownika natychmiast poinformować go o klasie warunków pracy, a przy przenoszeniu pracownika do innego działu sprawdzić, czy nie musi on przejść wstępnych badań lekarskich. Wspaniale, gdy w organizacji istnieje już wdrożony i działający zautomatyzowany system, który pozwala na łatwe śledzenie takich kwestii, ale co zrobić, gdy go nie ma?
Kiedy przyszłam do pracy w mojej firmie, pierwszą rzeczą, jaką zrobiłam, było przeniesienie danych z 30 ogromnych segregatorów z dokumentacją dotyczącą specjalnej oceny warunków pracy na komputer, z podziałem na lata. Stworzyłam całą statystykę dotyczącą specjalnej oceny warunków pracy, przede wszystkim po to, aby sprawdzić, czy wszystkie stanowiska pracy w organizacji zostały ocenione i czy nie zaszły zmiany na istniejących stanowiskach. Sprawdzono każdą kartę, każdego pracownika, który złożył podpis, każdą pozycję w strukturze zatrudnienia. Pod koniec mojej pracy zidentyfikowano wszystkie luki, które należało uzupełnić, oraz wszystkie niezgodności, które trzeba było poprawić.
Czym jest ta statystyka? To tabela w programie Excel, która odzwierciedla wszystkie najważniejsze dane dotyczące specjalnej oceny.
Pierwszy wariant takiej statystyki opiera się na zestawieniu zbiorczym. Oznacza to, że przechodzimy przez ocenione stanowiska pracy: Nazwa działu → nazwa stanowiska/zawodu → liczba stanowisk pracy → liczba pracowników zatrudnionych na danym stanowisku → data raportu → numer stanowiska pracy → klasa warunków pracy → badania lekarskie na podstawie wyników specjalnej oceny (wskazujemy tylko punkty) → imię i nazwisko pracowników zatrudnionych na danym stanowisku. Każda przeprowadzona specjalna ocena to nowy arkusz w skoroszycie Excel. Przeprowadzono nową – dodano arkusz, zestawiono dane.
W ten sposób, dysponując aktualną strukturą zatrudnienia, można zidentyfikować te stanowiska pracy, które wymagają oceny. Można sprawdzić, kto został przeniesiony i czy zapoznał się z wynikami specjalnej oceny warunków pracy na swoim nowym stanowisku. Czy oceniono wystarczającą liczbę stanowisk i czy uwzględniono wszystkich pracowników. Z wynikami przeprowadzonej oceny zapoznajemy pracowników w specjalnym rejestrze, ponieważ liczba zatrudnionych w przedsiębiorstwie jest duża i zapoznawanie ich bezpośrednio na karcie oceny nie jest do końca wygodne. Formularz rejestru został zatwierdzony odpowiednim zarządzeniem.
Zadaniem specjalisty ds. HSE, który prowadzi ten trudny obszar „Specjalna ocena warunków pracy”, jest utrzymywanie takich statystyk w aktualnym stanie i w żadnym wypadku ich nieporzucanie. W przyszłości statystyki te będą bowiem potrzebne przy sporządzaniu raportów dla Rosstatu oraz przy tworzeniu wykazu stanowisk pracy w celu przygotowania do planowej i nieplanowej specjalnej oceny warunków pracy.
Obecnie opracowałam nową formę statystyk. Ponieważ jest to Excel, dodałam do komórek pewne formuły dla ułatwienia śledzenia danych. Na przykład, przy wprowadzaniu nowych informacji o pracownikach, komórka podświetla się w przypadku nakładania się stanowisk pracy.
Wdrażając takie narzędzia, minimalizujemy ryzyko, że coś przeoczymy. Zautomatyzowane systems są wspaniałe, ale na samym początku i tak trzeba będzie popracować z ogromną ilością informacji, a posiadając chociaż jakąś bazę, nawet przed pełnym wdrożeniem automatyzacji, praca będzie znacznie prostsza.