HSE 분야의 기본 절차 중 하나가 특수 작업환경평가라는 것은 누구나 아는 사실입니다. 이는 건강검진이나 교육과 같은 다른 절차의 기반이 됩니다. 신규 직원을 채용할 때 작업환경 등급을 즉시 알리거나, 직원이 다른 부서로 이동할 때 사전 건강검진을 받아야 하는지 확인하기 위해 필요한 모든 데이터를 즉시 사용할 수 있도록 준비하는 것은 매우 중요합니다. 조직 내에 이러한 사항을 쉽게 추적할 수 있는 자동화 시스템이 이미 구축되어 작동하고 있다면 매우 좋겠지만, 만약 그런 시스템이 없다면 어떻게 해야 할까요?
제가 회사에 입사했을 때 가장 먼저 한 일은 30개의 거대한 작업환경평가 문서 폴더에 있는 데이터를 연도별로 분류하여 컴퓨터로 옮기는 것이었습니다. 저는 무엇보다도 조직 내의 모든 작업장이 평가되었는지, 기존 작업장에 변경 사항이 발생하지 않았는지 확인하기 위해 특수 작업환경평가에 대한 전체 통계를 작성했습니다. 모든 카드, 서명한 모든 직원, 조직도의 모든 직책을 확인했습니다. 그리고 작업이 끝날 무렵, 채워야 할 모든 공백과 수정해야 할 모든 불일치를 찾아냈습니다.
이 통계란 무엇일까요? 바로 특수 평가에 대한 가장 중요한 모든 데이터가 반영된 Excel 스프레드시트입니다.
이러한 통계의 첫 번째 버전은 요약 명세서를 기반으로 합니다. 즉, 평가된 작업장을 기준으로 부서명 → 직무명 → 작업장 수 → 작업장에 종사하는 직원 수 → 보고서 날짜 → 작업장 번호 → 작업환경 등급 → 작업환경평가 결과에 따른 건강검진(항목만 명시) → 해당 작업장에 종사하는 직원의 성명 순으로 정리합니다. 실시된 각 특수 평가는 Excel 통합 문서의 새로운 시트가 됩니다. 새로운 평가를 실시하면 시트를 추가하고 데이터를 통합합니다.
따라서 최신 조직도가 있으면 평가가 필요한 작업장을 파악할 수 있습니다. 누가 부서를 이동했는지, 새로운 작업장에서 작업환경평가 결과를 숙지했는지 확인할 수 있습니다. 충분한 수의 작업장이 평가되었는지, 모든 직원이 고려되었는지도 알 수 있습니다. 기업의 규모가 커서 작업환경평가 카드에서 직접 안내하는 것이 다소 불편하기 때문에, 우리는 실시된 평가 결과를 별도의 대장을 통해 안내합니다. 이 대장의 양식은 명령을 통해 승인되었습니다.
'특수 작업환경평가'라는 이 까다로운 업무를 담당하는 HSE 전문가의 임무는 이러한 통계를 최신 상태로 유지하고 절대 방치하지 않는 것입니다. 향후 이 통계는 국가통계청(Rosstat) 보고서를 작성하거나, 정기 및 수시 특수 작업환경평가를 준비하기 위한 작업장 목록을 구성할 때 필요하기 때문입니다.
현재 저는 새로운 형태의 통계를 개발했습니다. Excel을 사용하기 때문에 데이터 추적의 편의를 위해 셀에 몇 가지 수식을 추가했습니다. 예를 들어, 직원에 대한 새로운 정보를 입력할 때 작업장이 교차하는 셀이 강조 표시되도록 했습니다.
이러한 도구를 도입함으로써 우리는 무언가를 누락할 위험을 최소화합니다. 자동화 시스템도 훌륭하지만, 초기 단계에서는 어쨌든 방대한 양의 정보를 다루어야 합니다. 자동화가 완전히 도입되기 전이라도 최소한의 데이터베이스를 갖추고 있다면 업무가 훨씬 수월해질 것입니다.