ไม่ใช่ความลับเลยว่าหนึ่งในขั้นตอนพื้นฐานด้าน HSE คือการประเมินสภาพการทำงานพิเศษ ซึ่งเป็นรากฐานสำหรับขั้นตอนอื่นๆ เช่น การตรวจสุขภาพ หรือการฝึกอบรม และเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในมือ เพื่อที่เวลาพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน จะสามารถแจ้งระดับความเสี่ยงของสภาพการทำงานได้ทันที หรือเมื่อมีการย้ายพนักงานไปยังแผนกอื่น จะได้ตรวจสอบได้ว่าเขาต้องเข้ารับการตรวจสุขภาพก่อนเริ่มงานหรือไม่ คงจะดีมากหากองค์กรมีระบบอัตโนมัติที่ติดตั้งและใช้งานได้จริง ซึ่งช่วยให้ติดตามเรื่องเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย แต่ถ้าไม่มีล่ะ จะทำอย่างไร?
เมื่อฉันเริ่มทำงานในบริษัท สิ่งแรกที่ทำคือการย้ายข้อมูลจากแฟ้มเอกสารการประเมินสภาพการทำงานขนาดใหญ่ 30 แฟ้มลงในคอมพิวเตอร์ โดยแยกตามปี ฉันได้จัดทำสถิติเกี่ยวกับการประเมินสภาพการทำงานพิเศษขึ้นมาทั้งหมด โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อตรวจสอบว่าทุกตำแหน่งงานในองค์กรได้รับการประเมินแล้วหรือไม่ และมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้นในตำแหน่งงานที่มีอยู่หรือไม่ ฉันตรวจสอบเอกสารทุกใบ พนักงานทุกคนที่เซ็นชื่อ และทุกตำแหน่งในโครงสร้างองค์กร และในที่สุด เมื่อทำงานเสร็จสิ้น ฉันก็พบช่องโหว่ทั้งหมดที่ต้องเติมเต็ม และความไม่สอดคล้องกันทั้งหมดที่ต้องแก้ไข
สถิติที่ว่านี้คืออะไร? มันคือตารางใน Excel ที่แสดงข้อมูลที่สำคัญที่สุดทั้งหมดเกี่ยวกับการประเมินสภาพการทำงานพิเศษ
รูปแบบแรกของสถิตินี้คือ: ตามรายงานสรุป นั่นคือเราจะดูตามตำแหน่งงานที่ได้รับการประเมิน: ชื่อแผนก → ชื่อตำแหน่งงาน → จำนวนตำแหน่งงาน → จำนวนพนักงานที่ทำงานในตำแหน่งนั้น → วันที่รายงาน → หมายเลขตำแหน่งงาน → ระดับความเสี่ยงของสภาพการทำงาน → การตรวจสุขภาพตามผลการประเมินสภาพการทำงาน (เราระบุแค่หัวข้อ) → ชื่อ-นามสกุลของพนักงานที่ทำงานในตำแหน่งนั้น การประเมินพิเศษแต่ละครั้งที่ดำเนินการเสร็จสิ้น จะถูกสร้างเป็นแผ่นงานใหม่ใน Excel เมื่อมีการประเมินใหม่ ก็แค่เพิ่มแผ่นงานและรวบรวมข้อมูลลงไป
ด้วยวิธีนี้ หากมีโครงสร้างองค์กรที่เป็นปัจจุบัน เราจะสามารถระบุตำแหน่งงานที่ต้องได้รับการประเมินได้ สามารถดูได้ว่าใครถูกย้ายแผนกและได้รับทราบผลการประเมินสภาพการทำงานในตำแหน่งใหม่แล้วหรือยัง มีตำแหน่งงานที่ได้รับการประเมินเพียงพอหรือไม่ และพนักงานทุกคนได้รับการบันทึกข้อมูลแล้วหรือยัง เราแจ้งผลการประเมินให้ทราบผ่านสมุดบันทึกเฉพาะ เนื่องจากบริษัทมีพนักงานจำนวนมาก การแจ้งให้ทราบโดยตรงผ่านเอกสารการประเมินจึงไม่ค่อยสะดวกนัก รูปแบบของสมุดบันทึกนี้ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของบริษัท
หน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE ที่ดูแลงานที่ซับซ้อนอย่าง "การประเมินสภาพการทำงานพิเศษ" นี้ คือการรักษาสถิติดังกล่าวให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอและห้ามละทิ้งโดยเด็ดขาด เพราะในอนาคต สถิตินี้จะมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการจัดทำรายงานสำหรับ Rosstat และในการจัดทำรายชื่อตำแหน่งงานเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการประเมินสภาพการทำงานพิเศษทั้งแบบตามแผนและนอกแผน
ตอนนี้ฉันได้พัฒนารูปแบบสถิติใหม่ขึ้นมา เนื่องจากใช้ Excel ฉันจึงเพิ่มสูตรบางอย่างลงในเซลล์เพื่อความสะดวกในการติดตามข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการป้อนข้อมูลใหม่ของพนักงาน เซลล์จะถูกไฮไลต์เมื่อมีข้อมูลตำแหน่งงานที่ทับซ้อนกัน
การนำเครื่องมือดังกล่าวมาใช้ช่วยลดความเสี่ยงที่เราอาจจะพลาดอะไรบางอย่างไป ระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ดีมาก แต่ในระยะเริ่มต้น เราจำเป็นต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมหาศาลอยู่ดี และการมีฐานข้อมูลบางอย่างไว้ก่อน แม้กระทั่งก่อนที่จะมีการนำระบบอัตโนมัติมาใช้อย่างเต็มรูปแบบ ก็จะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นอย่างมาก