HSE（労働安全衛生）分野における基本手順の一つが労働条件の特別評価であることは、周知の事実です。これは、健康診断やトレーニングなど、他の手順の基盤となるものです。新入社員を採用する際に労働条件の等級を即座に伝えたり、従業員を別の部署に異動させる際に事前の健康診断が必要かどうかを確認したりするためには、必要なすべてのデータをすぐに手元に置いておくことが非常に重要です。組織内にすでに自動化システムが導入され稼働しており、こうした事項を簡単に追跡できるのであれば素晴らしいことですが、もしそのようなシステムがない場合はどうすればよいのでしょうか？
私が現在の会社に入社したとき、最初に取り組んだのは、労働条件の特別評価に関する書類が収められた30冊もの巨大なファイルから、データを年別に分けてコンピューターに入力することでした。組織内のすべての職場が評価されているか、また既存の職場に変更がないかを確認することを主な目的として、労働条件の特別評価に関する包括的な統計データを作成しました。すべての評価カード、署名したすべての従業員、人員配置表のすべての役職を確認しました。そして作業の終盤には、埋めるべきすべての空白と、修正すべきすべての矛盾点が明らかになりました。
この統計データとはどのようなものでしょうか？それは、特別評価に関する最も重要なすべてのデータが反映されたExcelの表です。
この統計の最初のバージョンは、集計表に基づくものでした。つまり、評価済みの職場ごとに次のように進めていきます：部署名 → 職種・役職名 → 職場数 → その職場で働く従業員数 → 報告日 → 職場番号 → 労働条件の等級 → 特別評価の結果に基づく健康診断（該当項目のみ記載） → 該当職場で働く従業員の氏名。実施された特別評価ごとに、Excelブックの新しいシートを作成します。新しい評価を実施したら、シートを追加してデータをまとめます。
このようにして、最新の人員配置表があれば、評価が必要な職場を特定することができます。誰が異動したか、そして新しい職場での特別評価の結果をその人が把握しているかを確認できます。十分な数の職場が評価されているか、すべての従業員が考慮されているかも確認可能です。従業員数が多く、特別評価カードで直接結果を通知するのはあまり現実的ではないため、実施した評価結果の通知には専用の記録簿を使用しています。この記録簿の形式は、社内規定によって承認されたものです。
「労働条件の特別評価」というこの複雑な分野を担当するHSE専門家の課題は、このような統計データを常に最新の状態に保ち、決して放置しないことです。なぜなら、この統計データは将来的に国家統計局（Rosstat）向けの報告書を作成する際や、定期的および臨時の労働条件特別評価の準備に向けた職場リストを作成する際に必要となるからです。
現在、私は新しい形式の統計データを作成しました。Excelを使用しているため、データの追跡を容易にするためにセルにいくつかの数式を追加しました。例えば、従業員に関する新しい情報を入力する際、職場が重複しているとセルがハイライトされるようになっています。
このようなツールを導入することで、何かを見落とすリスクを最小限に抑えることができます。自動化システムは素晴らしいものですが、初期段階ではいずれにせよ膨大な量の情報を処理する必要があります。完全な自動化が導入されるまでの間であっても、何らかの基盤を持っていれば、作業ははるかに容易になるのです。