Automatización de procesos HSE utilizando herramientas estándar de Office 365

Automatización de la rutina: por qué Office 365 es una reserva oculta para HSE

En condiciones de recursos limitados y crecientes requisitos de seguridad, los especialistas en HSE a menudo se enfrentan a la necesidad de optimizar procesos. La implementación de soluciones informáticas complejas no siempre está justificada financiera y organizativamente. Pavel Sidorov, jefe del departamento de gestión de calidad, medio ambiente y HSE en la empresa Fels, demuestra claramente cómo las herramientas estándar del paquete Office 365 pueden convertirse en un medio poderoso para automatizar tareas rutinarias sin costos adicionales de desarrollo.

El ponente analiza un caso práctico de su empresa, donde la transición a la plataforma de Microsoft permitió no solo reducir el tiempo de procesamiento de datos, sino también aumentar la transparencia de los procesos de gestión de la seguridad.

Arquitectura de soluciones: de la recopilación de datos a los procesos automáticos

La automatización se basa en las aplicaciones básicas de Office 365, que ya son familiares para la mayoría de los empleados. El ponente muestra con un ejemplo cómo su integración crea un ecosistema unificado:

• Microsoft Forms: se utiliza para recopilar información primaria (evaluación de contratistas, listas de verificación de inspección de transporte). Esto permite prescindir del papel y evitar la pérdida de datos.
• SharePoint y Microsoft Lists: actúan como repositorios estructurados (bases de datos) donde se acumulan los resultados de encuestas, tareas y registros.
• Power Automate: la herramienta clave que conecta las aplicaciones. Inicia algoritmos (flujos) cuando ocurren ciertos eventos, por ejemplo, envía notificaciones o crea tareas basadas en formularios completados.

Este enfoque permite crear un sistema flexible que se puede adaptar a las características específicas de la empresa sin la participación de programadores.

Casos prácticos: de la evaluación de contratistas a la gestión de compras

En la presentación se examina en detalle el proceso de gestión de la seguridad de los contratistas. Anteriormente, la evaluación se realizaba mediante el intercambio de archivos de Excel, lo cual era inconveniente y requería mucho tiempo. La transición del proceso a Microsoft Forms y Power Automate permitió:

• Automatizar la recopilación de cuestionarios y el cálculo de puntos por categorías de seguridad.
• Configurar notificaciones automáticas para las personas responsables y el departamento de HSE.
• Vincular los resultados de la evaluación con el proceso de emisión de pases al territorio de la empresa.

El ponente también demuestra el proceso de inspección de vehículos. La transición de listas de verificación en papel a formularios electrónicos permitió generar automáticamente análisis de infracciones por empresa de transporte, lo que simplificó significativamente la preparación de informes mensuales.

Qué aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo usar Microsoft Forms y Power Automate para recopilar datos e iniciar procesos automáticos?
• ¿Cómo organizar un sistema transparente de evaluación de contratistas sin utilizar productos informáticos complejos?
• ¿Cómo convertir listas de verificación en papel (por ejemplo, inspección de transporte) a formato digital con análisis automático?
• ¿Por dónde empezar a aprender de forma independiente las herramientas de automatización de Office 365?