Automatisation des processus HSE à l'aide des outils standards d'Office 365

Automatisation de la routine : pourquoi Office 365 est une réserve cachée pour la HSE

Dans un contexte de ressources limitées et d'exigences croissantes en matière de sécurité, les professionnels HSE sont souvent confrontés à la nécessité d'optimiser les processus. La mise en œuvre de solutions informatiques complexes n'est pas toujours justifiée financièrement et sur le plan organisationnel. Pavel Sidorov, responsable de la gestion de la qualité, de l'environnement et de la santé et sécurité au travail chez Fels, démontre clairement comment les outils standards de la suite Office 365 peuvent devenir un puissant moyen d'automatiser les tâches de routine sans coûts de développement supplémentaires.

L'intervenant analyse un cas pratique de son entreprise, où la transition vers la plateforme Microsoft a permis non seulement de réduire le temps de traitement des données, mais aussi d'accroître la transparence des processus de gestion de la sécurité.

Architecture des solutions : de la collecte de données aux processus automatisés

L'automatisation repose sur les applications de base d'Office 365, qui sont déjà familières à la plupart des employés. L'intervenant montre par l'exemple comment leur intégration crée un écosystème unifié :

• Microsoft Forms — utilisé pour collecter des informations primaires (évaluation des sous-traitants, listes de contrôle d'inspection des véhicules). Cela permet d'éliminer les supports papier et d'éviter la perte de données.
• SharePoint et Microsoft Lists — agissent comme des référentiels structurés (bases de données) où sont accumulés les résultats des enquêtes, les tâches et les registres.
• Power Automate — l'outil clé reliant les applications. Il déclenche des algorithmes (flux) lorsque certains événements se produisent, par exemple, envoie des notifications ou crée des tâches basées sur des formulaires remplis.

Cette approche permet de créer un système flexible qui peut être adapté aux spécificités de l'entreprise sans faire appel à des programmeurs.

Cas pratiques : de l'évaluation des sous-traitants à la gestion des achats

La présentation examine en détail le processus de gestion de la sécurité des entreprises sous-traitantes. Auparavant, l'évaluation se faisait par échange de fichiers Excel, ce qui était peu pratique et prenait beaucoup de temps. La transition du processus vers Microsoft Forms et Power Automate a permis de :

• Automatiser la collecte des questionnaires et le calcul des scores par catégories de sécurité.
• Configurer des notifications automatiques pour les personnes responsables et le service HSE.
• Lier les résultats de l'évaluation au processus de délivrance des laissez-passer sur le territoire de l'entreprise.

L'intervenant démontre également le processus d'inspection des véhicules. Le passage des listes de contrôle papier aux formulaires électroniques a permis de générer automatiquement des analyses sur les infractions par entreprise de transport, ce qui a considérablement simplifié la préparation des rapports mensuels.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment utiliser Microsoft Forms et Power Automate pour collecter des données et lancer des processus automatisés ?
• Comment organiser un système transparent d'évaluation des sous-traitants sans utiliser de produits informatiques complexes ?
• Comment convertir des listes de contrôle papier (par exemple, l'inspection des véhicules) en format numérique avec des analyses automatiques ?
• Par où commencer pour apprendre par soi-même les outils d'automatisation d'Office 365 ?