Automatisierung von HSE-Prozessen mit Standard-Tools von Office 365

Automatisierung von Routinen: Warum Office 365 eine verborgene Ressource für HSE ist

Angesichts begrenzter Ressourcen und steigender Sicherheitsanforderungen stehen HSE-Spezialisten oft vor der Notwendigkeit, Prozesse zu optimieren. Die Einführung komplexer IT-Lösungen ist finanziell und organisatorisch nicht immer gerechtfertigt. Pavel Sidorov, Leiter der Abteilung für Qualitäts-, Umwelt- und HSE-Management bei Fels, zeigt anschaulich, wie Standard-Tools von Office 365 zu einem leistungsstarken Mittel zur Automatisierung von Routineaufgaben ohne zusätzliche Entwicklungskosten werden können.

Der Referent analysiert einen praktischen Fall aus seinem Unternehmen, bei dem der Wechsel zur Microsoft-Plattform nicht nur die Datenverarbeitungszeit verkürzte, sondern auch die Transparenz der Sicherheitsmanagementprozesse erhöhte.

Lösungsarchitektur: Von der Datenerfassung bis zu automatisierten Prozessen

Die Automatisierung basiert auf den grundlegenden Office 365-Anwendungen, die den meisten Mitarbeitern bereits vertraut sind. Der Referent zeigt an einem Beispiel, wie deren Integration ein einheitliches Ökosystem schafft:

• Microsoft Forms — wird zur Erfassung von Primärinformationen verwendet (Bewertung von Auftragnehmern, Checklisten für Fahrzeuginspektionen). Dies ermöglicht den Verzicht auf Papier und verhindert Datenverlust.
• SharePoint und Microsoft Lists — fungieren als strukturierte Speicher (Datenbanken), in denen Umfrageergebnisse, Aufgaben und Register gesammelt werden.
• Power Automate — das wichtigste Tool zur Verknüpfung von Anwendungen. Es löst Algorithmen (Flows) aus, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, z. B. das Senden von Benachrichtigungen oder das Erstellen von Aufgaben basierend auf ausgefüllten Formularen.

Dieser Ansatz ermöglicht die Schaffung eines flexiblen Systems, das ohne den Einsatz von Programmierern an die Besonderheiten des Unternehmens angepasst werden kann.

Praktische Fälle: Von der Bewertung von Auftragnehmern bis zum Beschaffungsmanagement

In der Präsentation wird der Prozess des Sicherheitsmanagements von Auftragnehmern detailliert untersucht. Zuvor erfolgte die Bewertung durch den Austausch von Excel-Dateien, was unpraktisch und zeitaufwändig war. Die Umstellung des Prozesses auf Microsoft Forms und Power Automate ermöglichte:

• Die Automatisierung der Erfassung von Fragebögen und der Berechnung von Punkten nach Sicherheitskategorien.
• Die Einrichtung automatischer Benachrichtigungen an verantwortliche Personen und die HSE-Abteilung.
• Die Verknüpfung der Bewertungsergebnisse mit dem Prozess der Ausstellung von Ausweisen für das Werksgelände.

Der Referent demonstriert auch den Prozess der Fahrzeuginspektion. Der Übergang von Papier-Checklisten zu elektronischen Formularen ermöglichte die automatische Erstellung von Analysen zu Verstößen im Kontext von Transportunternehmen, was die Erstellung monatlicher Berichte erheblich vereinfachte.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie man Microsoft Forms und Power Automate zur Datenerfassung und zum Starten automatisierter Prozesse nutzt.
• Wie man ein transparentes System zur Bewertung von Auftragnehmern ohne komplexe IT-Produkte organisiert.
• Wie man Papier-Checklisten (z. B. Fahrzeuginspektionen) in ein digitales Format mit automatischer Analyse überführt.
• Wo man mit dem Selbststudium der Office 365-Automatisierungstools beginnen sollte.