Tự động hóa các quy trình HSE bằng các công cụ tiêu chuẩn của Office 365

Tự động hóa công việc thường ngày: tại sao Office 365 là nguồn lực tiềm ẩn cho HSE

Trong điều kiện nguồn lực hạn chế và yêu cầu an toàn ngày càng tăng, các chuyên gia HSE thường phải đối mặt với nhu cầu tối ưu hóa quy trình. Việc triển khai các giải pháp CNTT phức tạp không phải lúc nào cũng hợp lý về mặt tài chính và tổ chức. Pavel Sidorov, Trưởng phòng Quản lý Chất lượng, Môi trường và HSE tại công ty Fels, đã chứng minh rõ ràng cách các công cụ tiêu chuẩn của Office 365 có thể trở thành phương tiện mạnh mẽ để tự động hóa các công việc thường ngày mà không tốn thêm chi phí phát triển.

Diễn giả phân tích một trường hợp thực tế tại công ty của mình, nơi việc chuyển đổi sang nền tảng Microsoft không chỉ giúp giảm thời gian xử lý dữ liệu mà còn tăng tính minh bạch của các quy trình quản lý an toàn.

Kiến trúc giải pháp: từ thu thập dữ liệu đến quy trình tự động

Cốt lõi của việc tự động hóa là các ứng dụng cơ bản của Office 365, vốn đã quen thuộc với hầu hết nhân viên. Diễn giả lấy ví dụ để cho thấy sự tích hợp của chúng tạo ra một hệ sinh thái thống nhất như thế nào:

• Microsoft Forms — được sử dụng để thu thập thông tin ban đầu (đánh giá nhà thầu, danh sách kiểm tra phương tiện). Điều này giúp loại bỏ việc sử dụng giấy tờ và ngăn ngừa mất mát dữ liệu.
• SharePoint và Microsoft Lists — đóng vai trò là kho lưu trữ có cấu trúc (cơ sở dữ liệu), nơi tích lũy kết quả khảo sát, nhiệm vụ và sổ đăng ký.
• Power Automate — công cụ chính kết nối các ứng dụng. Nó kích hoạt các thuật toán (luồng) khi các sự kiện nhất định xảy ra, ví dụ: gửi thông báo hoặc tạo nhiệm vụ dựa trên các biểu mẫu đã điền.

Cách tiếp cận này cho phép tạo ra một hệ thống linh hoạt có thể thích ứng với các đặc thù của doanh nghiệp mà không cần sự tham gia của các lập trình viên.

Các trường hợp thực tế: từ đánh giá nhà thầu đến quản lý mua sắm

Bài thuyết trình xem xét chi tiết quy trình quản lý an toàn của các nhà thầu. Trước đây, việc đánh giá được thực hiện thông qua trao đổi tệp Excel, điều này rất bất tiện và mất nhiều thời gian. Việc chuyển đổi quy trình sang Microsoft Forms và Power Automate đã giúp:

• Tự động hóa việc thu thập bảng câu hỏi và tính điểm theo các hạng mục an toàn.
• Thiết lập thông báo tự động cho những người chịu trách nhiệm và bộ phận HSE.
• Liên kết kết quả đánh giá với quy trình cấp thẻ ra vào khuôn viên doanh nghiệp.

Diễn giả cũng trình bày quy trình kiểm tra phương tiện. Việc chuyển từ danh sách kiểm tra bằng giấy sang biểu mẫu điện tử cho phép tự động tạo phân tích về các vi phạm theo từng công ty vận tải, giúp đơn giản hóa đáng kể việc chuẩn bị báo cáo hàng tháng.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Cách sử dụng Microsoft Forms và Power Automate để thu thập dữ liệu và kích hoạt các quy trình tự động?
• Cách tổ chức một hệ thống đánh giá nhà thầu minh bạch mà không cần sử dụng các sản phẩm CNTT phức tạp?
• Cách chuyển đổi danh sách kiểm tra bằng giấy (ví dụ: kiểm tra phương tiện) sang định dạng kỹ thuật số với phân tích tự động?
• Bắt đầu tự học các công cụ tự động hóa Office 365 từ đâu?