Otomatisasi Proses HSE Menggunakan Alat Standar Paket Office 365

Otomatisasi Rutinitas: Mengapa Office 365 Adalah Cadangan Tersembunyi untuk HSE

Di tengah keterbatasan sumber daya dan meningkatnya persyaratan keselamatan, spesialis HSE sering dihadapkan pada kebutuhan untuk mengoptimalkan proses. Penerapan solusi TI yang kompleks tidak selalu dapat dibenarkan secara finansial dan organisasional. Pavel Sidorov, Kepala Departemen Manajemen Mutu, Lingkungan, dan HSE di perusahaan Fels, dengan jelas menunjukkan bagaimana alat standar dari paket Office 365 dapat menjadi sarana yang kuat untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin tanpa biaya pengembangan tambahan.

Pembicara membahas studi kasus praktis dari perusahaannya, di mana transisi ke platform Microsoft tidak hanya mengurangi waktu pemrosesan data, tetapi juga meningkatkan transparansi proses manajemen keselamatan.

Arsitektur Solusi: Dari Pengumpulan Data hingga Proses Otomatis

Otomatisasi ini didasarkan pada aplikasi dasar Office 365 yang sudah dikenal oleh sebagian besar karyawan. Pembicara menunjukkan melalui contoh bagaimana integrasi aplikasi tersebut menciptakan ekosistem yang terpadu:

• Microsoft Forms — digunakan untuk mengumpulkan informasi primer (penilaian kontraktor, daftar periksa inspeksi kendaraan). Hal ini memungkinkan untuk meninggalkan media kertas dan mencegah hilangnya data.
• SharePoint dan Microsoft Lists — bertindak sebagai penyimpanan terstruktur (basis data) tempat hasil survei, tugas, dan pendaftaran diakumulasikan.
• Power Automate — alat utama yang menghubungkan berbagai aplikasi. Alat ini memicu algoritma (alur) ketika peristiwa tertentu terjadi, misalnya, mengirim pemberitahuan atau membuat tugas berdasarkan formulir yang telah diisi.

Pendekatan ini memungkinkan terciptanya sistem yang fleksibel yang dapat disesuaikan dengan spesifikasi perusahaan tanpa perlu melibatkan pemrogram.

Studi Kasus Praktis: Dari Penilaian Kontraktor hingga Manajemen Pengadaan

Dalam presentasi ini, proses manajemen keselamatan kontraktor dibahas secara rinci. Sebelumnya, penilaian dilakukan melalui pertukaran file Excel, yang tidak nyaman dan memakan banyak waktu. Memindahkan proses ini ke Microsoft Forms dan Power Automate memungkinkan untuk:

• Mengotomatisasi pengumpulan kuesioner dan penghitungan skor berdasarkan kategori keselamatan.
• Menyiapkan pemberitahuan otomatis kepada pihak yang bertanggung jawab dan departemen HSE.
• Menghubungkan hasil penilaian dengan proses penerbitan izin masuk ke area perusahaan.

Pembicara juga mendemonstrasikan proses inspeksi kendaraan. Transisi dari daftar periksa kertas ke formulir elektronik memungkinkan pembuatan analitik pelanggaran secara otomatis berdasarkan perusahaan transportasi, yang secara signifikan menyederhanakan penyusunan laporan bulanan.

Apa yang akan Anda pelajari dari webinar ini:

• Bagaimana cara menggunakan Microsoft Forms dan Power Automate untuk mengumpulkan data dan memicu proses otomatis?
• Bagaimana cara mengatur sistem penilaian kontraktor yang transparan tanpa menggunakan produk TI yang kompleks?
• Bagaimana cara mengubah daftar periksa kertas (misalnya, inspeksi kendaraan) ke format digital dengan analitik otomatis?
• Dari mana harus memulai untuk mempelajari alat otomatisasi Office 365 secara mandiri?