Automatyzacja procesów HSE za pomocą standardowych narzędzi pakietu Office 365

Automatyzacja rutyny: dlaczego Office 365 to ukryta rezerwa dla HSE

W warunkach ograniczonych zasobów i rosnących wymagań bezpieczeństwa specjaliści ds. HSE często stają przed koniecznością optymalizacji procesów. Wdrażanie skomplikowanych rozwiązań IT nie zawsze jest uzasadnione finansowo i organizacyjnie. Pavel Sidorov, kierownik działu zarządzania jakością, środowiskiem i HSE w firmie Fels, wyraźnie pokazuje, jak standardowe narzędzia pakietu Office 365 mogą stać się potężnym środkiem automatyzacji rutynowych zadań bez dodatkowych kosztów programistycznych.

Prelegent analizuje praktyczny przypadek swojej firmy, w którym przejście na platformę Microsoft pozwoliło nie tylko skrócić czas przetwarzania danych, ale także zwiększyć przejrzystość procesów zarządzania bezpieczeństwem.

Architektura rozwiązań: od gromadzenia danych po zautomatyzowane procesy

Podstawą automatyzacji są podstawowe aplikacje Office 365, które są już znane większości pracowników. Prelegent pokazuje na przykładzie, jak ich integracja tworzy jednolity ekosystem:

• Microsoft Forms — służy do gromadzenia podstawowych informacji (ocena wykonawców, listy kontrolne przeglądów pojazdów). Pozwala to zrezygnować z nośników papierowych i wyeliminować utratę danych.
• SharePoint i Microsoft Lists — pełnią rolę ustrukturyzowanych repozytoriów (baz danych), w których gromadzone są wyniki ankiet, zadania i rejestry.
• Power Automate — kluczowe narzędzie łączące aplikacje. Uruchamia algorytmy (przepływy) po wystąpieniu określonych zdarzeń, na przykład wysyła powiadomienia lub tworzy zadania na podstawie wypełnionych formularzy.

Takie podejście pozwala na stworzenie elastycznego systemu, który można dostosować do specyfiki przedsiębiorstwa bez angażowania programistów.

Praktyczne przypadki: od oceny wykonawców po zarządzanie zakupami

W prezentacji szczegółowo omówiono proces zarządzania bezpieczeństwem firm wykonawczych. Wcześniej ocena była przeprowadzana poprzez wymianę plików Excel, co było niewygodne i czasochłonne. Przeniesienie procesu do Microsoft Forms i Power Automate pozwoliło:

• Zautomatyzować zbieranie ankiet i obliczanie punktów w kategoriach bezpieczeństwa.
• Skonfigurować automatyczne powiadomienia dla osób odpowiedzialnych i służb HSE.
• Powiązać wyniki oceny z procesem wydawania przepustek na teren zakładu.

Prelegent demonstruje również proces kontroli pojazdów. Przejście z papierowych list kontrolnych na formularze elektroniczne umożliwiło automatyczne generowanie analiz naruszeń w podziale na firmy transportowe, co znacznie uprościło przygotowywanie miesięcznych raportów.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak używać Microsoft Forms i Power Automate do gromadzenia danych i uruchamiania zautomatyzowanych procesów?
• Jak zorganizować przejrzysty system oceny wykonawców bez użycia skomplikowanych produktów IT?
• Jak przenieść papierowe listy kontrolne (np. przeglądy pojazdów) do formatu cyfrowego z automatyczną analityką?
• Od czego zacząć samodzielną naukę narzędzi automatyzacji Office 365?