Automação de processos de HSE usando ferramentas padrão do Office 365

Automação da rotina: por que o Office 365 é um recurso oculto para HSE

Em condições de recursos limitados e crescentes requisitos de segurança, os especialistas em HSE frequentemente enfrentam a necessidade de otimizar processos. A implementação de soluções de TI complexas nem sempre é justificada financeira e organizacionalmente. Pavel Sidorov, chefe do departamento de gestão de qualidade, meio ambiente e HSE da empresa Fels, demonstra claramente como as ferramentas padrão do pacote Office 365 podem se tornar um meio poderoso de automação de tarefas rotineiras sem custos adicionais de desenvolvimento.

O palestrante analisa um caso prático de sua empresa, onde a transição para a plataforma Microsoft permitiu não apenas reduzir o tempo de processamento de dados, mas também aumentar a transparência dos processos de gestão de segurança.

Arquitetura de soluções: da coleta de dados aos processos automáticos

A automação baseia-se nos aplicativos básicos do Office 365, que já são familiares à maioria dos funcionários. O palestrante mostra, com um exemplo, como a integração deles cria um ecossistema unificado:

• Microsoft Forms — usado para coletar informações primárias (avaliação de empreiteiros, listas de verificação de inspeção de transporte). Isso permite abandonar o uso de papel e eliminar a perda de dados.
• SharePoint e Microsoft Lists — atuam como repositórios estruturados (bancos de dados), onde os resultados de pesquisas, tarefas e registros são acumulados.
• Power Automate — a ferramenta principal que conecta os aplicativos. Ele aciona algoritmos (fluxos) quando ocorrem determinados eventos, por exemplo, enviando notificações ou criando tarefas com base em formulários preenchidos.

Essa abordagem permite criar um sistema flexível que pode ser adaptado às especificidades da empresa sem o envolvimento de programadores.

Casos práticos: da avaliação de empreiteiros à gestão de compras

A apresentação examina detalhadamente o processo de gestão de segurança de empresas contratadas. Anteriormente, a avaliação era realizada por meio da troca de arquivos Excel, o que era inconveniente e demorado. A transferência do processo para o Microsoft Forms e o Power Automate permitiu:

• Automatizar a coleta de questionários e o cálculo de pontos por categorias de segurança.
• Configurar notificações automáticas para as pessoas responsáveis e o serviço de HSE.
• Vincular os resultados da avaliação ao processo de emissão de passes para o território da empresa.

O palestrante também demonstra o processo de inspeção de veículos. A transição de listas de verificação em papel para formulários eletrônicos permitiu gerar automaticamente análises de violações por empresas de transporte, o que simplificou significativamente a preparação de relatórios mensais.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como usar o Microsoft Forms e o Power Automate para coletar dados e iniciar processos automáticos?
• Como organizar um sistema transparente de avaliação de empreiteiros sem o uso de produtos de TI complexos?
• Como converter listas de verificação em papel (por exemplo, inspeção de transporte) para o formato digital com análise automática?
• Por onde começar o autoestudo das ferramentas de automação do Office 365?