Office 365 표준 도구를 활용한 HSE 프로세스 자동화
반복 업무 자동화: Office 365가 HSE를 위한 숨겨진 자산인 이유
제한된 자원과 증가하는 안전 요구 사항 속에서 HSE 전문가들은 종종 프로세스 최적화의 필요성에 직면합니다. 복잡한 IT 솔루션의 도입이 재정적, 조직적으로 항상 정당화되는 것은 아닙니다. Fels의 품질, 환경 및 HSE 관리 부서장인 파벨 시도로프(Pavel Sidorov)는 추가 개발 비용 없이 Office 365의 표준 도구가 어떻게 반복적인 작업을 자동화하는 강력한 수단이 될 수 있는지 명확하게 보여줍니다.
발표자는 Microsoft 플랫폼으로의 전환을 통해 데이터 처리 시간을 단축했을 뿐만 아니라 안전 관리 프로세스의 투명성을 높인 자사의 실제 사례를 분석합니다.
솔루션 아키텍처: 데이터 수집부터 자동화 프로세스까지
자동화의 기반에는 이미 대부분의 직원에게 익숙한 Office 365의 기본 애플리케이션이 있습니다. 발표자는 이러한 앱들의 통합이 어떻게 단일 생태계를 구축하는지 예시를 통해 보여줍니다.
- Microsoft Forms — 1차 정보 수집(협력업체 평가, 차량 점검 체크리스트)에 사용됩니다. 이를 통해 종이 문서를 없애고 데이터 손실을 방지할 수 있습니다.
- SharePoint 및 Microsoft Lists — 설문 결과, 작업 및 레지스트리가 축적되는 구조화된 저장소(데이터베이스) 역할을 합니다.
- Power Automate — 애플리케이션을 연결하는 핵심 도구입니다. 특정 이벤트가 발생할 때 알고리즘(흐름)을 실행하여, 예를 들어 알림을 보내거나 작성된 양식을 기반으로 작업을 생성합니다.
이러한 접근 방식을 통해 프로그래머의 도움 없이도 기업의 특성에 맞게 조정할 수 있는 유연한 시스템을 구축할 수 있습니다.
실제 사례: 협력업체 평가부터 구매 관리까지
발표에서는 협력업체의 안전 관리 프로세스를 자세히 다룹니다. 이전에는 Excel 파일 교환을 통해 평가가 진행되어 불편하고 많은 시간이 소요되었습니다. 이 프로세스를 Microsoft Forms 및 Power Automate로 전환하여 다음이 가능해졌습니다.
- 설문지 수집 및 안전 범주별 점수 계산 자동화.
- 담당자 및 HSE 부서에 대한 자동 알림 설정.
- 평가 결과를 사업장 출입증 발급 프로세스와 연동.
또한 발표자는 차량 점검 프로세스도 시연합니다. 종이 체크리스트에서 전자 양식으로의 전환을 통해 운송 회사별 위반 사항에 대한 분석을 자동으로 생성할 수 있게 되어 월간 보고서 작성이 크게 간소화되었습니다.
이 웨비나에서 배울 내용:
- Microsoft Forms 및 Power Automate를 사용하여 데이터를 수집하고 자동화 프로세스를 실행하는 방법.
- 복잡한 IT 제품을 사용하지 않고 투명한 협력업체 평가 시스템을 구축하는 방법.
- 종이 체크리스트(예: 차량 점검)를 자동 분석 기능이 있는 디지털 형식으로 변환하는 방법.
- Office 365 자동화 도구의 독학을 시작하는 방법.