การทำให้กระบวนการ HSE เป็นอัตโนมัติด้วยเครื่องมือมาตรฐานของ Office 365

การทำให้งานประจำวันเป็นอัตโนมัติ: ทำไม Office 365 จึงเป็นทรัพยากรที่ซ่อนอยู่สำหรับ HSE

ในสภาวะที่มีทรัพยากรจำกัดและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE มักเผชิญกับความจำเป็นในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ การนำโซลูชันไอทีที่ซับซ้อนมาใช้ไม่คุ้มค่าเสมอไปในแง่ของการเงินและองค์กร Pavel Sidorov หัวหน้าแผนกการจัดการคุณภาพ สิ่งแวดล้อม และ HSE ของบริษัท Fels แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าเครื่องมือมาตรฐานของ Office 365 สามารถกลายเป็นเครื่องมืออันทรงพลังในการทำให้งานประจำวันเป็นอัตโนมัติได้อย่างไรโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการพัฒนา

วิทยากรวิเคราะห์กรณีศึกษาเชิงปฏิบัติของบริษัทของเขา ซึ่งการเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์ม Microsoft ไม่เพียงแต่ช่วยลดเวลาในการประมวลผลข้อมูล แต่ยังเพิ่มความโปร่งใสของกระบวนการจัดการความปลอดภัยอีกด้วย

สถาปัตยกรรมโซลูชัน: ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลไปจนถึงกระบวนการอัตโนมัติ

หัวใจสำคัญของระบบอัตโนมัติคือแอปพลิเคชันพื้นฐานของ Office 365 ซึ่งพนักงานส่วนใหญ่คุ้นเคยอยู่แล้ว วิทยากรแสดงตัวอย่างว่าการผสานรวมแอปพลิเคชันเหล่านี้สร้างระบบนิเวศที่เป็นหนึ่งเดียวได้อย่างไร:

• Microsoft Forms — ใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น (การประเมินผู้รับเหมา รายการตรวจสอบการตรวจสภาพรถ) สิ่งนี้ช่วยให้สามารถเลิกใช้กระดาษและป้องกันข้อมูลสูญหายได้
• SharePoint และ Microsoft Lists — ทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลแบบมีโครงสร้าง (ฐานข้อมูล) ซึ่งรวบรวมผลการสำรวจ งาน และทะเบียนต่างๆ
• Power Automate — เครื่องมือสำคัญที่เชื่อมโยงแอปพลิเคชันต่างๆ เข้าด้วยกัน โดยจะเรียกใช้อัลกอริทึม (โฟลว์) เมื่อเกิดเหตุการณ์บางอย่างขึ้น เช่น ส่งการแจ้งเตือนหรือสร้างงานตามแบบฟอร์มที่กรอก

แนวทางนี้ช่วยให้สามารถสร้างระบบที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะขององค์กรได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมเมอร์

กรณีศึกษาเชิงปฏิบัติ: ตั้งแต่การประเมินผู้รับเหมาไปจนถึงการจัดการการจัดซื้อ

ในการนำเสนอได้มีการพิจารณากระบวนการจัดการความปลอดภัยของผู้รับเหมาอย่างละเอียด ก่อนหน้านี้การประเมินทำผ่านการแลกเปลี่ยนไฟล์ Excel ซึ่งไม่สะดวกและใช้เวลานาน การย้ายกระบวนการไปยัง Microsoft Forms และ Power Automate ช่วยให้:

• ทำให้การรวบรวมแบบสอบถามและการคำนวณคะแนนตามหมวดหมู่ความปลอดภัยเป็นอัตโนมัติ
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้รับผิดชอบและแผนก HSE
• เชื่อมโยงผลการประเมินกับกระบวนการออกบัตรผ่านเข้าสู่พื้นที่ขององค์กร

นอกจากนี้ วิทยากรยังสาธิตกระบวนการตรวจสภาพรถ การเปลี่ยนจากรายการตรวจสอบแบบกระดาษเป็นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถสร้างการวิเคราะห์การละเมิดตามบริษัทขนส่งได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการจัดทำรายงานประจำเดือนได้อย่างมาก

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากสัมมนาผ่านเว็บนี้:

• วิธีใช้ Microsoft Forms และ Power Automate เพื่อรวบรวมข้อมูลและเริ่มกระบวนการอัตโนมัติ
• วิธีจัดระบบการประเมินผู้รับเหมาที่โปร่งใสโดยไม่ต้องใช้ผลิตภัณฑ์ไอทีที่ซับซ้อน
• วิธีแปลงรายการตรวจสอบแบบกระดาษ (เช่น การตรวจสภาพรถ) ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลพร้อมการวิเคราะห์อัตโนมัติ
• เริ่มต้นเรียนรู้เครื่องมืออัตโนมัติของ Office 365 ด้วยตนเองได้อย่างไร