Automazione dei processi HSE utilizzando gli strumenti standard di Office 365

Automazione della routine: perché Office 365 è una risorsa nascosta per l'HSE

In condizioni di risorse limitate e crescenti requisiti di sicurezza, i professionisti HSE si trovano spesso ad affrontare la necessità di ottimizzare i processi. L'implementazione di soluzioni IT complesse non è sempre giustificata dal punto di vista finanziario e organizzativo. Pavel Sidorov, responsabile del dipartimento Qualità, Ambiente e Sicurezza presso l'azienda Fels, dimostra chiaramente come gli strumenti standard del pacchetto Office 365 possano diventare un potente mezzo per automatizzare le attività di routine senza costi di sviluppo aggiuntivi.

Il relatore analizza un caso pratico della sua azienda, in cui il passaggio alla piattaforma Microsoft ha permesso non solo di ridurre i tempi di elaborazione dei dati, ma anche di aumentare la trasparenza dei processi di gestione della sicurezza.

Architettura delle soluzioni: dalla raccolta dati ai processi automatici

Alla base dell'automazione ci sono le applicazioni di base di Office 365, già note alla maggior parte dei dipendenti. Il relatore mostra con un esempio come la loro integrazione crei un ecosistema unificato:

• Microsoft Forms — utilizzato per la raccolta di informazioni primarie (valutazione dei fornitori, checklist di ispezione dei veicoli). Ciò consente di abbandonare i supporti cartacei ed eliminare la perdita di dati.
• SharePoint e Microsoft Lists — fungono da archivi strutturati (database) in cui si accumulano i risultati dei sondaggi, le attività e i registri.
• Power Automate — lo strumento chiave che collega le applicazioni. Avvia algoritmi (flussi) al verificarsi di determinati eventi, ad esempio invia notifiche o crea attività in base ai moduli compilati.

Questo approccio consente di creare un sistema flessibile che può essere adattato alle specificità dell'azienda senza coinvolgere programmatori.

Casi pratici: dalla valutazione dei fornitori alla gestione degli acquisti

L'intervento esamina in dettaglio il processo di gestione della sicurezza delle aziende appaltatrici. In precedenza, la valutazione veniva effettuata tramite lo scambio di file Excel, il che era scomodo e richiedeva molto tempo. Il trasferimento del processo in Microsoft Forms e Power Automate ha permesso di:

• Automatizzare la raccolta dei questionari e il calcolo dei punteggi per le categorie di sicurezza.
• Impostare notifiche automatiche per i responsabili e il servizio HSE.
• Collegare i risultati della valutazione al processo di rilascio dei pass per l'accesso allo stabilimento.

Inoltre, il relatore illustra il processo di ispezione dei veicoli. Il passaggio dalle checklist cartacee ai moduli elettronici ha permesso di generare automaticamente analisi sulle violazioni suddivise per azienda di trasporto, semplificando notevolmente la preparazione dei report mensili.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come utilizzare Microsoft Forms e Power Automate per raccogliere dati e avviare processi automatici?
• Come organizzare un sistema trasparente di valutazione dei fornitori senza utilizzare prodotti IT complessi?
• Come convertire le checklist cartacee (ad es. ispezione dei veicoli) in formato digitale con analisi automatica?
• Da dove iniziare lo studio autonomo degli strumenti di automazione di Office 365?