Автоматизация процессов ОТ при помощи стандартных инструментов пакета Office 365

Автоматизация рутины: почему Office 365 — это скрытый резерв для охраны труда

В условиях ограниченных ресурсов и растущих требований к безопасности специалисты по охране труда часто сталкиваются с необходимостью оптимизации процессов. Внедрение сложных IT-решений не всегда оправдано финансово и организационно. Павел Сидоров, руководитель отдела управления качеством, экологией и охраной труда в компании Fels, наглядно демонстрирует, как стандартные инструменты пакета Office 365 могут стать мощным средством автоматизации рутинных задач без дополнительных затрат на разработку.

Спикер разбирает практический кейс своей компании, где переход на платформу Microsoft позволил не только сократить время на обработку данных, но и повысить прозрачность процессов управления безопасностью.

Архитектура решений: от сбора данных до автоматических процессов

В основе автоматизации лежат базовые приложения Office 365, которые уже знакомы большинству сотрудников. Спикер показывает на примере, как их интеграция создает единую экосистему:

• Microsoft Forms — используется для сбора первичной информации (оценка подрядчиков, чек-листы осмотра транспорта). Это позволяет отказаться от бумажных носителей и исключить потерю данных.
• SharePoint и Microsoft Lists — выступают в роли структурированных хранилищ (баз данных), где аккумулируются результаты опросов, задачи и реестры.
• Power Automate — ключевой инструмент, связывающий приложения. Он запускает алгоритмы (потоки) при наступлении определенных событий, например, отправляет уведомления или создает задачи на основе заполненных форм.

Такой подход позволяет создать гибкую систему, которую можно адаптировать под специфику предприятия без привлечения программистов.

Практические кейсы: от оценки подрядчиков до управления закупками

В выступлении детально рассмотрен процесс управления безопасностью подрядных организаций. Ранее оценка проводилась через обмен файлами Excel, что было неудобно и занимало много времени. Перевод процесса в Microsoft Forms и Power Automate позволил:

• Автоматизировать сбор анкет и расчет баллов по категориям безопасности.
• Настроить автоматические уведомления ответственным лицам и службе охраны труда.
• Связать результаты оценки с процессом выдачи пропусков на территорию предприятия.

Также спикер демонстрирует процесс осмотра транспортных средств. Переход от бумажных чек-листов к электронным формам позволил автоматически формировать аналитику по нарушениям в разрезе транспортных компаний, что значительно упростило подготовку ежемесячной отчетности.

Что вы узнаете из этого вебинара:

• Как использовать Microsoft Forms и Power Automate для сбора данных и запуска автоматических процессов?
• Как организовать прозрачную систему оценки подрядных организаций без использования сложных IT-продуктов?
• Как перевести бумажные чек-листы (например, осмотр транспорта) в цифровой формат с автоматической аналитикой?
• С чего начать самостоятельное изучение инструментов автоматизации Office 365?