Auditorías a distancia en tiempos de pandemia

Las restricciones asociadas a la pandemia y la transición de los empleados al trabajo a distancia han supuesto un gran reto para los sistemas de gestión de HSE. La imposibilidad de realizar viajes de negocios regulares exige una revisión de los enfoques tradicionales para el control de la seguridad en el lugar de trabajo. En estas condiciones, las auditorías a distancia se convierten no solo en una medida temporal, sino en una herramienta necesaria para el seguimiento continuo de las instalaciones de producción. En su presentación, Pavel Mitrokhin, Jefe de HSE de Oriflame Cosmetics en Rusia y la CEI, comparte su experiencia práctica en la organización de inspecciones en línea.

Ventajas y obstáculos de las auditorías en línea

La principal ventaja del formato a distancia es la capacidad de evaluar rápidamente el estado de cualquier departamento, independientemente de su ubicación geográfica, ahorrando tiempo y recursos financieros. Sin embargo, el ponente llama la atención sobre los riesgos específicos de este enfoque. A menudo, los directivos de las áreas auditadas pueden distorsionar la imagen de forma involuntaria o consciente: por ejemplo, moviendo la cámara del teléfono inteligente demasiado rápido durante una transmisión de video, lo que impide ver el lugar de trabajo en detalle, o proporcionando copias escaneadas borrosas de los documentos. Para minimizar estos factores, es necesario probar la calidad de la conexión con antelación y no dudar en pedir a la persona auditada que se detenga y enfoque la cámara en detalles específicos.

Algoritmo paso a paso para realizar la inspección

La presentación examina en detalle el proceso de preparación y ejecución de una auditoría a distancia, que incluye varias etapas obligatorias:

• Planificación y selección de herramientas. Es importante tener en cuenta la diferencia horaria y acordar de antemano un servicio de mensajería conveniente (WhatsApp, Teams, Telegram) para la comunicación por video.
• Reunión inicial. Una etapa crítica para establecer contacto. El objetivo de la auditoría no es encontrar culpables y castigar, sino identificar áreas de mejora y brindar asistencia al departamento.
• Recorrido virtual y entrevistas. Evaluación del estado real de los equipos, el etiquetado y el orden en los lugares de trabajo a través de videollamadas. Se presta especial atención a las conversaciones con el personal de línea para comprobar los conocimientos reales, en lugar de la presencia formal de firmas en los registros de formación.
• Análisis de la documentación. La revisión de órdenes y registros se lleva a cabo en paralelo mediante el uso compartido de la pantalla o solicitando fotos y escaneos.

Trabajo con los resultados y control de las mejoras

El ponente subraya que la identificación de una infracción es solo una parte del trabajo. Es mucho más importante determinar la causa raíz junto con el jefe del departamento, y no de forma unilateral. La discusión preliminar del informe antes de su publicación oficial permite evitar malentendidos y establecer de inmediato plazos realistas para eliminar las no conformidades.

Para evitar situaciones en las que las medidas acordadas se olviden debido a la rutina diaria, se ha introducido la práctica de reuniones de control periódicas (por ejemplo, una vez al mes). Esto permite realizar un seguimiento del estado de las tareas y ajustar rápidamente el plan de acción si surgen dificultades objetivas.

Lo que aprenderá en este seminario web:

• ¿Cómo preparar al jefe del departamento auditado para una auditoría en línea a fin de evitar un enfoque formal?
• ¿Qué matices técnicos y organizativos deben tenerse en cuenta al realizar un recorrido virtual por videollamada?
• ¿Cómo estructurar correctamente la comunicación en las reuniones inicial y final para aumentar el compromiso del personal?
• ¿Cómo organizar un control eficaz sobre la eliminación de las infracciones identificadas en sitios remotos?
• ¿Cómo analizar las causas raíz de los incidentes y las no conformidades junto con los directivos de las áreas?