パンデミック下におけるリモート監査

パンデミックと従業員のリモートワークへの移行に伴う制限は、労働安全衛生管理システムに深刻な課題をもたらしました。定期的な出張が不可能になったことで、現場の安全管理に対する従来のアプローチを見直す必要が生じています。このような状況下で、リモート監査は単なる一時的な措置ではなく、生産現場を継続的に監視するための不可欠なツールとなっています。本講演では、ロシアおよびCIS諸国のOriflame Cosmeticsで環境・労働安全衛生部門の責任者を務めるパベル・ミトロヒン氏が、オンライン監査の実施に関する実践的な経験を共有します。

オンライン監査の利点と落とし穴

リモート形式の主な利点は、地理的な位置に関係なく、時間と資金を節約しながら、あらゆる部門の状況を迅速に評価できることです。しかし、講演者はこのアプローチ特有のリスクにも注意を喚起しています。多くの場合、監査対象部門の管理者は、意図的または無意識に状況を歪める可能性があります。例えば、ビデオ通話中にスマートフォンのカメラを速く動かしすぎて職場を詳細に確認できないようにしたり、不鮮明な文書のスキャンコピーを提供したりすることがあります。これらの要因を最小限に抑えるためには、事前に通信品質をテストし、監査対象者に立ち止まって特定の詳細にカメラの焦点を合わせるよう遠慮なく依頼する必要があります。

監査実施のステップバイステップのアルゴリズム

講演では、リモート監査の準備と実施のプロセスが詳細に検討されており、これにはいくつかの必須の段階が含まれます：

• 計画とツールの選択。 タイムゾーンの違いを考慮し、ビデオ通話に便利なメッセンジャー（WhatsApp、Teams、Telegram）を事前に合意することが重要です。
• 導入会議。 連絡を確立するための極めて重要な段階です。監査の目的は、責任者を探して罰することではなく、改善の余地を特定し、部門を支援することです。
• バーチャル巡回とインタビュー。 ビデオ通話を通じて、機器の実際の状態、マーキング、職場の整理整頓を評価します。安全教育記録簿の形式的な署名の有無ではなく、実際の知識を確認するための現場スタッフとの対話に特別な注意が払われます。
• 文書の分析。 命令書や記録簿の確認は、画面共有を通じて、または写真やスキャンの要求によって並行して行われます。

結果の処理と改善の管理

講演者は、違反の特定は作業の一部にすぎないと強調しています。単独で決定するのではなく、部門の管理者と共同で根本原因を特定することがはるかに重要です。公式な公開前に報告書を事前に議論することで、誤解を避け、不適合を解消するための現実的な期限を直ちに設定することができます。

日常業務のために合意された対策が忘れられる状況を防ぐために、定期的な管理会議（例えば月に1回）の実施が導入されています。これにより、タスクのステータスを追跡し、客観的な困難が生じた場合に行動計画を迅速に修正することができます。

このウェビナーで学べること：

• 形式的なアプローチを避けるために、監査対象部門の管理者をオンライン監査に向けてどのように準備するか？
• ビデオ通話によるバーチャル巡回を実施する際、どのような技術的および組織的なニュアンスを考慮する必要があるか？
• スタッフの関与を高めるために、導入会議と最終会議でのコミュニケーションをどのように正しく構築するか？
• 遠隔地で特定された違反の解消に対する効果的な管理をどのように組織するか？
• 部門の管理者と共同で、事故や不適合の根本原因の分析をどのように実施するか？