การตรวจสอบระยะไกลในสถานการณ์การแพร่ระบาด

ข้อจำกัดที่เกี่ยวข้องกับการแพร่ระบาดและการเปลี่ยนพนักงานไปทำงานที่บ้านได้สร้างความท้าทายอย่างมากต่อระบบการจัดการ HSE การที่ไม่สามารถเดินทางไปปฏิบัติงานได้ตามปกติต้องมีการทบทวนแนวทางดั้งเดิมในการควบคุมความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน ในสถานการณ์เช่นนี้ การตรวจสอบระยะไกลจึงไม่ใช่แค่มาตรการชั่วคราว แต่เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการติดตามตรวจสอบสถานที่ผลิตอย่างต่อเนื่อง ในการนำเสนอนี้ Pavel Mitrokhin หัวหน้าแผนกสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัยในการทำงานของ Oriflame Cosmetics ในรัสเซียและกลุ่มประเทศ CIS จะมาแบ่งปันประสบการณ์จริงในการจัดการตรวจสอบออนไลน์

ข้อได้เปรียบและข้อควรระวังของการตรวจสอบออนไลน์

ข้อได้เปรียบหลักของรูปแบบระยะไกลคือความสามารถในการประเมินสถานะของแผนกใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่คำนึงถึงที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรทางการเงิน อย่างไรก็ตาม วิทยากรได้ดึงความสนใจไปที่ความเสี่ยงเฉพาะของแนวทางนี้ บ่อยครั้งที่หัวหน้าพื้นที่ที่ถูกตรวจสอบอาจบิดเบือนภาพโดยไม่ได้ตั้งใจหรือตั้งใจ เช่น การเคลื่อนกล้องสมาร์ทโฟนเร็วเกินไปในระหว่างการถ่ายทอดวิดีโอ ทำให้ไม่สามารถดูสถานที่ทำงานได้อย่างละเอียด หรือการให้สำเนาเอกสารสแกนที่ไม่ชัดเจน เพื่อลดปัจจัยเหล่านี้ จำเป็นต้องทดสอบคุณภาพการเชื่อมต่อล่วงหน้าและอย่าลังเลที่จะขอให้ผู้ถูกตรวจสอบหยุดและโฟกัสกล้องไปที่รายละเอียดเฉพาะ

ขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบทีละขั้นตอน

ในการนำเสนอได้พิจารณากระบวนการเตรียมการและการดำเนินการตรวจสอบระยะไกลอย่างละเอียด ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนบังคับหลายขั้นตอน:

• การวางแผนและการเลือกเครื่องมือ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงความแตกต่างของเขตเวลาและตกลงล่วงหน้าเกี่ยวกับแอปพลิเคชันส่งข้อความที่สะดวก (WhatsApp, Teams, Telegram) สำหรับการสื่อสารทางวิดีโอ
• การประชุมเบื้องต้น ขั้นตอนที่สำคัญมากสำหรับการสร้างการติดต่อ เป้าหมายของการตรวจสอบไม่ใช่การหาผู้กระทำผิดและการลงโทษ แต่เป็นการระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงและการให้ความช่วยเหลือแก่แผนก
• การเดินตรวจเสมือนจริงและการสัมภาษณ์ การประเมินสภาพจริงของอุปกรณ์ เครื่องหมาย และความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงานผ่านวิดีโอคอล ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการพูดคุยกับพนักงานระดับปฏิบัติการเพื่อตรวจสอบความรู้ที่แท้จริง ไม่ใช่แค่การมีลายเซ็นในบันทึกการฝึกอบรมตามรูปแบบ
• การวิเคราะห์เอกสาร การตรวจสอบคำสั่งและบันทึกจะดำเนินการควบคู่กันไปผ่านการแชร์หน้าจอหรือโดยการขอรูปถ่ายและสแกน

การจัดการกับผลลัพธ์และการควบคุมการปรับปรุง

วิทยากรเน้นย้ำว่าการระบุการละเมิดเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงาน สิ่งที่สำคัญกว่ามากคือการระบุสาเหตุที่แท้จริงร่วมกับหัวหน้าแผนก ไม่ใช่ทำเพียงลำพัง การหารือเบื้องต้นเกี่ยวกับรายงานก่อนการเผยแพร่อย่างเป็นทางการช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและกำหนดกรอบเวลาที่เป็นจริงสำหรับการแก้ไขข้อบกพร่องได้ทันที

เพื่อป้องกันสถานการณ์ที่มาตรการที่ตกลงกันไว้ถูกลืมเนื่องจากงานประจำวัน จึงได้มีการนำแนวปฏิบัติในการประชุมติดตามผลเป็นประจำมาใช้ (เช่น เดือนละครั้ง) สิ่งนี้ช่วยให้สามารถติดตามสถานะของงานและปรับเปลี่ยนแผนปฏิบัติการได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากสัมมนาออนไลน์นี้:

• วิธีเตรียมหัวหน้าแผนกที่ถูกตรวจสอบสำหรับการตรวจสอบออนไลน์เพื่อหลีกเลี่ยงแนวทางที่เป็นทางการเกินไป?
• รายละเอียดทางเทคนิคและการจัดการใดบ้างที่ต้องพิจารณาเมื่อดำเนินการเดินตรวจเสมือนจริงผ่านวิดีโอคอล?
• วิธีสร้างการสื่อสารที่ถูกต้องในการประชุมเบื้องต้นและสรุปผลเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน?
• วิธีจัดการการควบคุมที่มีประสิทธิภาพสำหรับการแก้ไขการละเมิดที่ระบุในสถานที่ห่างไกล?
• วิธีดำเนินการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงของเหตุการณ์และข้อบกพร่องร่วมกับหัวหน้าพื้นที่?