Audit Jarak Jauh di Tengah Pandemi

Pembatasan terkait pandemi dan peralihan karyawan ke kerja jarak jauh telah menjadi tantangan besar bagi sistem manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (HSE). Ketidakmungkinan melakukan perjalanan dinas secara rutin menuntut peninjauan kembali pendekatan tradisional terhadap pengendalian keselamatan di lapangan. Dalam kondisi ini, audit jarak jauh bukan sekadar tindakan sementara, melainkan alat penting untuk pemantauan berkelanjutan di lokasi produksi. Dalam presentasinya, Pavel Mitrokhin, Kepala Departemen Lingkungan dan HSE Oriflame Cosmetics di Rusia dan negara-negara CIS, berbagi pengalaman praktis dalam mengorganisir inspeksi online.

Keuntungan dan Kendala Audit Online

Keuntungan utama dari format jarak jauh adalah kemampuan untuk menilai kondisi unit mana pun dengan cepat, terlepas dari lokasi geografisnya, sehingga menghemat waktu dan sumber daya finansial. Namun, pembicara menyoroti risiko spesifik dari pendekatan ini. Seringkali, manajer area yang diaudit dapat secara tidak sengaja atau sengaja mendistorsi gambaran: misalnya, menggerakkan kamera ponsel pintar terlalu cepat selama siaran video, tidak memberikan kesempatan untuk memeriksa tempat kerja secara detail, atau memberikan salinan pindaian dokumen yang tidak jelas. Untuk meminimalkan faktor-faktor ini, perlu untuk menguji kualitas koneksi terlebih dahulu dan jangan ragu untuk meminta pihak yang diaudit berhenti dan memfokuskan kamera pada detail tertentu.

Algoritma Langkah-demi-Langkah untuk Melakukan Inspeksi

Presentasi ini merinci proses persiapan dan pelaksanaan audit jarak jauh, yang mencakup beberapa tahap wajib:

• Perencanaan dan pemilihan alat. Penting untuk mempertimbangkan perbedaan zona waktu dan menyepakati aplikasi pesan yang nyaman (WhatsApp, Teams, Telegram) untuk panggilan video sebelumnya.
• Pertemuan pembuka. Tahap yang sangat penting untuk membangun kontak. Tujuan audit bukanlah untuk mencari kambing hitam dan menghukum, tetapi untuk mengidentifikasi area perbaikan dan memberikan bantuan kepada unit tersebut.
• Tur virtual dan wawancara. Penilaian kondisi aktual peralatan, pelabelan, dan ketertiban di tempat kerja melalui panggilan video. Perhatian khusus diberikan pada percakapan dengan personel lini untuk memverifikasi pengetahuan nyata, bukan sekadar kehadiran tanda tangan formal di log pengarahan.
• Analisis dokumentasi. Verifikasi perintah dan log dilakukan secara paralel melalui berbagi layar atau dengan meminta foto dan pindaian.

Bekerja dengan Hasil dan Memantau Perbaikan

Pembicara menekankan bahwa mengidentifikasi pelanggaran hanyalah sebagian dari pekerjaan. Jauh lebih penting untuk menentukan akar penyebab bersama dengan manajer unit, bukan sendirian. Diskusi awal tentang laporan sebelum publikasi resminya membantu menghindari kesalahpahaman dan segera menetapkan tenggat waktu yang realistis untuk memperbaiki ketidaksesuaian.

Untuk mencegah situasi di mana tindakan yang disepakati terlupakan karena rutinitas sehari-hari, praktik pertemuan tindak lanjut rutin (misalnya, sebulan sekali) telah diterapkan. Hal ini memungkinkan pelacakan status tugas dan penyesuaian rencana tindakan dengan cepat jika timbul kesulitan yang objektif.

Apa yang akan Anda pelajari dari webinar ini:

• Bagaimana mempersiapkan manajer unit yang diaudit untuk audit online guna menghindari pendekatan formal?
• Nuansa teknis dan organisasi apa yang perlu dipertimbangkan saat melakukan tur virtual melalui panggilan video?
• Bagaimana menyusun komunikasi dengan benar pada pertemuan pembuka dan penutup untuk meningkatkan keterlibatan personel?
• Bagaimana mengatur kontrol yang efektif atas perbaikan pelanggaran yang teridentifikasi di lokasi terpencil?
• Bagaimana melakukan analisis akar penyebab insiden dan ketidaksesuaian bersama dengan manajer area?