Zdalne audyty w warunkach pandemii

Ograniczenia związane z pandemią i przejściem pracowników na tryb pracy zdalnej stanowiły poważne wyzwanie dla systemów zarządzania HSE. Brak możliwości regularnych podróży służbowych wymaga rewizji tradycyjnego podejścia do kontroli bezpieczeństwa na miejscu. W tych warunkach zdalne audyty stają się nie tylko środkiem tymczasowym, ale niezbędnym narzędziem do ciągłego monitorowania zakładów produkcyjnych. Podczas swojego wystąpienia Pavel Mitrokhin, kierownik działu HSE w Oriflame Cosmetics w Rosji i krajach WNP, dzieli się praktycznym doświadczeniem w organizacji kontroli online.

Zalety i pułapki audytów online

Kluczową zaletą formatu zdalnego jest możliwość szybkiej oceny stanu dowolnego działu, niezależnie od jego położenia geograficznego, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby finansowe. Jednak prelegent zwraca uwagę na specyficzne ryzyko takiego podejścia. Często kierownicy kontrolowanych obszarów mogą nieumyślnie lub celowo zniekształcać obraz: na przykład zbyt szybko przesuwać kamerę smartfona podczas transmisji wideo, uniemożliwiając szczegółowe obejrzenie miejsca pracy, lub dostarczać niewyraźne skany dokumentów. Aby zminimalizować te czynniki, należy z góry przetestować jakość połączenia i nie wahać się prosić osobę kontrolowaną o zatrzymanie się i skupienie kamery na konkretnych szczegółach.

Algorytm przeprowadzania kontroli krok po kroku

Wystąpienie szczegółowo omawia proces przygotowania i realizacji zdalnego audytu, który obejmuje kilka obowiązkowych etapów:

• Planowanie i wybór narzędzi. Ważne jest uwzględnienie różnic w strefach czasowych i wcześniejsze uzgodnienie wygodnego komunikatora (WhatsApp, Teams, Telegram) do połączeń wideo.
• Spotkanie wstępne. Krytyczny etap dla nawiązania kontaktu. Celem audytu nie jest szukanie winnych i karanie, ale identyfikacja obszarów do poprawy i udzielenie pomocy działowi.
• Wirtualny obchód i wywiady. Ocena faktycznego stanu sprzętu, oznakowania i porządku w miejscach pracy za pośrednictwem połączenia wideo. Szczególną uwagę zwraca się na rozmowy z personelem liniowym w celu sprawdzenia rzeczywistej wiedzy, a nie formalnej obecności podpisów w dziennikach szkoleń.
• Analiza dokumentacji. Weryfikacja zarządzeń i dzienników odbywa się równolegle poprzez udostępnianie ekranu lub żądanie zdjęć i skanów.

Praca z wynikami i kontrola ulepszeń

Prelegent podkreśla, że wykrycie naruszenia to tylko część pracy. Znacznie ważniejsze jest wspólne określenie przyczyny źródłowej z kierownikiem działu, a nie samodzielnie. Wstępne omówienie raportu przed jego oficjalną publikacją pozwala uniknąć nieporozumień i od razu wyznaczyć realistyczne terminy usunięcia niezgodności.

Aby zapobiec sytuacjom, w których uzgodnione działania są zapominane z powodu bieżącej rutyny, wprowadzono praktykę regularnych spotkań kontrolnych (np. raz w miesiącu). Pozwala to na śledzenie statusu zadań i szybkie korygowanie planu działań, jeśli pojawią się obiektywne trudności.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak przygotować kierownika kontrolowanego działu do audytu online, aby uniknąć formalnego podejścia?
• Jakie niuanse techniczne i organizacyjne należy wziąć pod uwagę podczas przeprowadzania wirtualnego obchodu przez wideo?
• Jak prawidłowo budować komunikację na spotkaniach wstępnych i końcowych, aby zwiększyć zaangażowanie personelu?
• W jaki sposób zorganizować skuteczną kontrolę nad usuwaniem wykrytych naruszeń w odległych lokalizacjach?
• Jak wspólnie z kierownikami obszarów analizować przyczyny źródłowe incydentów i niezgodności?