팬데믹 상황에서의 원격 감사

팬데믹과 직원의 원격 근무 전환으로 인한 제한은 HSE 관리 시스템에 심각한 과제를 안겨주었습니다. 정기적인 출장이 불가능해짐에 따라 현장 안전 관리에 대한 전통적인 접근 방식을 재검토해야 합니다. 이러한 상황에서 원격 감사는 단순한 임시 조치가 아니라 생산 현장의 지속적인 모니터링을 위한 필수 도구가 되었습니다. 이번 발표에서는 러시아 및 CIS 국가 Oriflame Cosmetics의 HSE 부서장인 파벨 미트로힌(Pavel Mitrokhin)이 온라인 점검을 구성한 실무 경험을 공유합니다.

온라인 감사의 장점과 함정

원격 형식의 주요 장점은 지리적 위치에 관계없이 모든 부서의 상태를 신속하게 평가하여 시간과 재정적 자원을 절약할 수 있다는 것입니다. 그러나 발표자는 이러한 접근 방식의 특정 위험에 주의를 기울입니다. 종종 점검 대상 구역의 관리자는 의도치 않게 또는 의도적으로 상황을 왜곡할 수 있습니다. 예를 들어, 비디오 방송 중에 스마트폰 카메라를 너무 빨리 움직여 작업장을 자세히 볼 수 없게 하거나 불분명한 문서 스캔본을 제공할 수 있습니다. 이러한 요소를 최소화하려면 사전에 통신 품질을 테스트하고 피감사자에게 멈춰서 특정 세부 사항에 카메라 초점을 맞추도록 주저하지 말고 요청해야 합니다.

단계별 점검 알고리즘

발표에서는 다음의 필수 단계를 포함하는 원격 감사 준비 및 실행 프로세스를 자세히 살펴봅니다.

• 계획 및 도구 선택. 시간대 차이를 고려하고 화상 통화에 편리한 메신저(WhatsApp, Teams, Telegram)를 사전에 협의하는 것이 중요합니다.
• 도입 회의. 연락을 설정하는 데 매우 중요한 단계입니다. 감사의 목적은 책임자를 찾아 처벌하는 것이 아니라 개선 영역을 파악하고 부서를 지원하는 것입니다.
• 가상 순회 및 인터뷰. 화상 통화를 통해 장비의 실제 상태, 마킹 및 작업장의 질서를 평가합니다. 교육 일지에 형식적인 서명이 있는지 확인하는 것이 아니라 실제 지식을 확인하기 위해 현장 직원과의 대화에 특별한 주의를 기울입니다.
• 문서 분석. 명령 및 일지 확인은 화면 공유를 통해 병행하거나 사진 및 스캔본을 요청하여 수행됩니다.

결과 처리 및 개선 관리

발표자는 위반 사항을 발견하는 것은 작업의 일부일 뿐이라고 강조합니다. 단독으로 결정하는 것이 아니라 부서장과 함께 근본 원인을 파악하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 공식 발행 전에 보고서를 사전 논의하면 오해를 피하고 부적합 사항을 해결하기 위한 현실적인 기한을 즉시 설정할 수 있습니다.

일상적인 업무로 인해 합의된 조치가 잊혀지는 상황을 방지하기 위해 정기적인 관리 회의(예: 월 1회) 관행이 도입되었습니다. 이를 통해 작업 상태를 추적하고 객관적인 어려움이 발생할 경우 실행 계획을 신속하게 조정할 수 있습니다.

이 웨비나에서 배울 내용:

• 형식적인 접근을 피하기 위해 온라인 감사에 대해 점검 대상 부서장을 어떻게 준비시킬 것인가?
• 화상 통화를 통한 가상 순회 시 어떤 기술적, 조직적 뉘앙스를 고려해야 하는가?
• 직원 참여를 높이기 위해 도입 및 마무리 회의에서 의사소통을 어떻게 올바르게 구축할 것인가?
• 원격 현장에서 발견된 위반 사항의 해결에 대한 효과적인 관리를 어떻게 구성할 것인가?
• 현장 관리자와 함께 사고 및 부적합의 근본 원인 분석을 어떻게 수행할 것인가?