Auditorias remotas em tempos de pandemia

As restrições associadas à pandemia e à transição dos funcionários para o trabalho remoto representaram um sério desafio para os sistemas de gestão de HSE. A impossibilidade de viagens de negócios regulares exige uma revisão das abordagens tradicionais para o controle de segurança no local. Nessas condições, as auditorias remotas tornam-se não apenas uma medida temporária, mas uma ferramenta necessária para o monitoramento contínuo das instalações de produção. Durante a apresentação, Pavel Mitrokhin, Chefe do Departamento de Meio Ambiente e Segurança do Trabalho da Oriflame Cosmetics na Rússia e nos países da CEI, compartilha sua experiência prática na organização de inspeções online.

Vantagens e armadilhas das auditorias online

A principal vantagem do formato remoto é a capacidade de avaliar rapidamente o estado de qualquer departamento, independentemente de sua localização geográfica, economizando recursos de tempo e financeiros. No entanto, o palestrante chama a atenção para os riscos específicos dessa abordagem. Muitas vezes, os gerentes das áreas inspecionadas podem distorcer a imagem de forma não intencional ou consciente: por exemplo, movendo a câmera do smartphone muito rapidamente durante a transmissão de vídeo, não permitindo um exame detalhado do local de trabalho, ou fornecendo cópias digitalizadas ilegíveis de documentos. Para minimizar esses fatores, é necessário testar a qualidade da conexão com antecedência e não hesitar em pedir ao inspecionado que pare e foque a câmera em detalhes específicos.

Algoritmo passo a passo para a inspeção

A apresentação detalha o processo de preparação e implementação de uma auditoria remota, que inclui várias etapas obrigatórias:

• Planejamento e seleção de ferramentas. É importante considerar a diferença de fuso horário e concordar antecipadamente com um mensageiro conveniente (WhatsApp, Teams, Telegram) para comunicação por vídeo.
• Reunião introdutória. Uma etapa crítica para estabelecer contato. O objetivo da auditoria não é encontrar culpados e punir, mas identificar áreas de melhoria e fornecer assistência ao departamento.
• Ronda virtual e entrevistas. Avaliação do estado real dos equipamentos, marcações e ordem nos locais de trabalho por meio de comunicação por vídeo. Atenção especial é dada às conversas com o pessoal de linha para verificar o conhecimento real, e não a presença formal de assinaturas nos registros de treinamento.
• Análise de documentação. A verificação de ordens e registros é realizada paralelamente por meio de compartilhamento de tela ou solicitando fotos e digitalizações.

Trabalho com resultados e controle de melhorias

O palestrante enfatiza que identificar uma violação é apenas parte do trabalho. É muito mais importante determinar a causa raiz em conjunto com o chefe do departamento, e não sozinho. A discussão preliminar do relatório antes de sua publicação oficial permite evitar mal-entendidos e delinear imediatamente prazos realistas para a eliminação de não conformidades.

Para evitar situações em que as medidas acordadas são esquecidas devido à rotina diária, foi introduzida a prática de reuniões regulares de controle (por exemplo, uma vez por mês). Isso permite acompanhar o status das tarefas e ajustar prontamente o plano de ação se surgirem dificuldades objetivas.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como preparar o gerente do departamento inspecionado para uma auditoria online, a fim de evitar uma abordagem formal?
• Quais nuances técnicas e organizacionais devem ser consideradas ao realizar uma ronda virtual por vídeo?
• Como estruturar adequadamente a comunicação nas reuniões introdutórias e finais para aumentar o engajamento do pessoal?
• Como organizar um controle eficaz sobre a eliminação das violações identificadas em locais remotos?
• Como realizar uma análise das causas raízes de incidentes e não conformidades em conjunto com os gerentes de área?