Đánh giá từ xa trong bối cảnh đại dịch

Những hạn chế liên quan đến đại dịch và việc chuyển nhân viên sang chế độ làm việc từ xa đã đặt ra một thách thức nghiêm trọng đối với các hệ thống quản lý HSE. Việc không thể đi công tác thường xuyên đòi hỏi phải xem xét lại các phương pháp tiếp cận truyền thống để kiểm soát an toàn tại chỗ. Trong những điều kiện này, đánh giá từ xa không chỉ trở thành một biện pháp tạm thời mà còn là một công cụ cần thiết để giám sát liên tục các địa điểm sản xuất. Trong bài phát biểu của mình, Pavel Mitrokhin, Trưởng phòng HSE của Oriflame Cosmetics tại Nga và các nước SNG, chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong việc tổ chức các cuộc kiểm tra trực tuyến.

Ưu điểm và những cạm bẫy của đánh giá trực tuyến

Ưu điểm chính của định dạng từ xa là khả năng đánh giá nhanh chóng tình trạng của bất kỳ bộ phận nào, bất kể vị trí địa lý, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực tài chính. Tuy nhiên, diễn giả cũng thu hút sự chú ý đến những rủi ro cụ thể của phương pháp này. Thông thường, những người quản lý các khu vực được kiểm tra có thể vô tình hoặc cố ý làm sai lệch bức tranh: ví dụ, di chuyển camera điện thoại thông minh quá nhanh trong quá trình phát video, không cho phép xem xét chi tiết nơi làm việc hoặc cung cấp các bản sao tài liệu được quét không rõ ràng. Để giảm thiểu các yếu tố này, cần phải kiểm tra chất lượng kết nối trước và đừng ngần ngại yêu cầu người được kiểm tra dừng lại và tập trung camera vào các chi tiết cụ thể.

Thuật toán từng bước để tiến hành kiểm tra

Bài phát biểu xem xét chi tiết quá trình chuẩn bị và thực hiện đánh giá từ xa, bao gồm một số giai đoạn bắt buộc:

• Lập kế hoạch và lựa chọn công cụ. Điều quan trọng là phải tính đến sự chênh lệch múi giờ và thống nhất trước về một ứng dụng nhắn tin thuận tiện (WhatsApp, Teams, Telegram) để gọi video.
• Cuộc họp giới thiệu. Một giai đoạn quan trọng để thiết lập liên lạc. Mục đích của cuộc đánh giá không phải là tìm ra người có lỗi và trừng phạt, mà là xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cung cấp hỗ trợ cho bộ phận.
• Tham quan ảo và phỏng vấn. Đánh giá tình trạng thực tế của thiết bị, nhãn mác và trật tự tại nơi làm việc thông qua liên kết video. Đặc biệt chú ý đến các cuộc phỏng vấn với nhân viên tuyến đầu để kiểm tra kiến thức thực tế, thay vì sự hiện diện chính thức của chữ ký trong sổ ghi chép hướng dẫn.
• Phân tích tài liệu. Việc kiểm tra các lệnh và sổ ghi chép được thực hiện song song thông qua chia sẻ màn hình hoặc bằng cách yêu cầu ảnh và bản quét.

Làm việc với kết quả và kiểm soát cải tiến

Diễn giả nhấn mạnh rằng việc xác định vi phạm chỉ là một phần của công việc. Điều quan trọng hơn nhiều là xác định nguyên nhân gốc rễ cùng với người đứng đầu bộ phận, chứ không phải một mình. Việc thảo luận sơ bộ về báo cáo trước khi công bố chính thức giúp tránh những hiểu lầm và ngay lập tức phác thảo các mốc thời gian thực tế để khắc phục sự không phù hợp.

Để ngăn chặn các tình huống mà các hoạt động đã thống nhất bị lãng quên do thói quen hiện tại, một thực tiễn về các cuộc họp kiểm soát thường xuyên (ví dụ: mỗi tháng một lần) đã được giới thiệu. Điều này cho phép bạn theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ và nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch hành động nếu phát sinh những khó khăn khách quan.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trên web này:

• Làm thế nào để chuẩn bị cho người đứng đầu bộ phận được kiểm tra cho một cuộc đánh giá trực tuyến để tránh cách tiếp cận hình thức?
• Những sắc thái kỹ thuật và tổ chức nào cần được xem xét khi tiến hành tham quan ảo qua liên kết video?
• Làm thế nào để xây dựng giao tiếp hợp lý tại các cuộc họp giới thiệu và kết thúc để tăng cường sự tham gia của nhân viên?
• Làm thế nào để tổ chức kiểm soát hiệu quả việc loại bỏ các vi phạm được xác định tại các địa điểm từ xa?
• Làm thế nào để cùng với các nhà quản lý địa điểm tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ của các sự cố và sự không phù hợp?