Remote-Audits unter Pandemiebedingungen

Die Einschränkungen im Zusammenhang mit der Pandemie und der Umstellung der Mitarbeiter auf Remote-Arbeit stellten eine große Herausforderung für HSE-Managementsysteme dar. Die Unmöglichkeit regelmäßiger Geschäftsreisen erfordert eine Überprüfung der traditionellen Ansätze zur Sicherheitskontrolle vor Ort. Unter diesen Bedingungen werden Remote-Audits nicht nur zu einer vorübergehenden Maßnahme, sondern zu einem notwendigen Instrument für die kontinuierliche Überwachung von Produktionsstätten. Im Rahmen seines Vortrags teilt Pavel Mitrokhin, Leiter der Abteilung für Umwelt- und Arbeitsschutz bei Oriflame Cosmetics in Russland und den GUS-Staaten, praktische Erfahrungen bei der Organisation von Online-Prüfungen.

Vorteile und Fallstricke von Online-Audits

Der Hauptvorteil des Remote-Formats ist die Möglichkeit, den Zustand jeder Abteilung unabhängig von ihrer geografischen Lage schnell zu beurteilen und dabei Zeit und finanzielle Ressourcen zu sparen. Der Referent weist jedoch auf die spezifischen Risiken dieses Ansatzes hin. Oftmals können die Leiter der geprüften Bereiche das Bild unbeabsichtigt oder bewusst verfälschen: zum Beispiel, indem sie die Smartphone-Kamera während der Videoübertragung zu schnell bewegen, sodass der Arbeitsplatz nicht im Detail betrachtet werden kann, oder indem sie unscharfe Scans von Dokumenten bereitstellen. Um diese Faktoren zu minimieren, ist es notwendig, die Verbindungsqualität im Voraus zu testen und nicht zu zögern, die geprüfte Person zu bitten, anzuhalten und die Kamera auf bestimmte Details zu fokussieren.

Schritt-für-Schritt-Algorithmus zur Durchführung der Prüfung

Der Vortrag befasst sich detailliert mit dem Prozess der Vorbereitung und Durchführung eines Remote-Audits, der mehrere obligatorische Phasen umfasst:

• Planung und Auswahl der Tools. Es ist wichtig, Zeitzonenunterschiede zu berücksichtigen und sich im Voraus auf einen geeigneten Messenger (WhatsApp, Teams, Telegram) für die Videokommunikation zu einigen.
• Einführungsgespräch. Eine entscheidende Phase für den Beziehungsaufbau. Das Ziel des Audits ist nicht, Schuldige zu finden und zu bestrafen, sondern Verbesserungsbereiche zu identifizieren und der Abteilung zu helfen.
• Virtueller Rundgang und Interviews. Bewertung des tatsächlichen Zustands der Ausrüstung, der Kennzeichnung und der Ordnung an den Arbeitsplätzen per Videoverbindung. Besonderes Augenmerk wird auf Gespräche mit dem Linienpersonal gelegt, um das tatsächliche Wissen zu überprüfen, anstatt nur das formale Vorhandensein von Unterschriften in den Unterweisungsbüchern.
• Dokumentenanalyse. Die Überprüfung von Anordnungen und Protokollen erfolgt parallel durch Bildschirmfreigabe oder durch Anforderung von Fotos und Scans.

Arbeit mit den Ergebnissen und Kontrolle der Verbesserungen

Der Referent betont, dass die Aufdeckung eines Verstoßes nur ein Teil der Arbeit ist. Viel wichtiger ist es, die Grundursache gemeinsam mit dem Abteilungsleiter und nicht im Alleingang zu ermitteln. Eine Vorabbesprechung des Berichts vor seiner offiziellen Veröffentlichung hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sofort realistische Fristen für die Beseitigung von Abweichungen festzulegen.

Um Situationen zu vermeiden, in denen vereinbarte Maßnahmen aufgrund der täglichen Routine vergessen werden, wurde die Praxis regelmäßiger Kontrolltreffen (z. B. einmal im Monat) eingeführt. Dies ermöglicht es, den Status von Aufgaben zu verfolgen und den Aktionsplan bei objektiven Schwierigkeiten schnell anzupassen.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie bereitet man den Leiter der geprüften Abteilung auf ein Online-Audit vor, um einen formalen Ansatz zu vermeiden?
• Welche technischen und organisatorischen Nuancen müssen bei einem virtuellen Rundgang per Videoverbindung berücksichtigt werden?
• Wie gestaltet man die Kommunikation beim Einführungs- und Abschlussgespräch richtig, um das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen?
• Wie organisiert man eine effektive Kontrolle über die Beseitigung festgestellter Verstöße an entfernten Standorten?
• Wie führt man gemeinsam mit den Bereichsleitern eine Ursachenanalyse von Vorfällen und Abweichungen durch?