疫情期间的远程审计

与疫情相关的限制以及员工转为远程办公，对HSE管理体系提出了严峻挑战。无法进行定期出差，要求我们重新审视传统的现场安全控制方法。在这种情况下，远程审计不仅是一种临时措施，更是持续监控生产现场的必要工具。在本次演讲中，Oriflame Cosmetics俄罗斯及独联体国家HSE部门负责人Pavel Mitrokhin分享了组织在线检查的实践经验。

在线审计的优势与隐患

远程模式的主要优势在于能够快速评估任何部门的状况，无论其地理位置如何，从而节省时间和财务资源。然而，演讲者提请注意这种方法的特定风险。通常，被检查区域的负责人可能会无意或有意地扭曲实际情况：例如，在视频直播期间过快地移动智能手机摄像头，导致无法详细查看工作场所，或者提供模糊的文件扫描件。为了尽量减少这些因素的影响，必须提前测试通信质量，并毫不犹豫地要求被检查者停下来，将摄像头对准具体细节。

审计执行的分步流程

演讲详细探讨了远程审计的准备和实施过程，其中包括几个必不可少的阶段：

• 规划与工具选择。 必须考虑时区差异，并提前商定用于视频通信的便捷通讯工具（WhatsApp、Teams、Telegram）。
• 启动会议。 这是建立联系的关键阶段。审计的目的不是寻找罪魁祸首并进行惩罚，而是发现改进空间并为部门提供帮助。
• 虚拟巡视与访谈。 通过视频通信评估设备、标识和工作场所秩序的实际状况。特别注重与一线员工的交谈，以测试他们的实际知识，而不是仅仅看培训日志上是否有形式上的签名。
• 文件分析。 通过屏幕共享或要求提供照片和扫描件，同步进行命令和日志的检查。

结果处理与改进控制

演讲者强调，发现违规行为只是工作的一部分。更重要的是与部门负责人共同确定根本原因，而不是单方面决定。在正式发布报告之前对其进行初步讨论，可以避免误解，并立即制定消除不符合项的切合实际的期限。

为了防止因日常琐事而忘记已商定的措施，引入了定期控制会议（例如，每月一次）的实践。这使得能够跟踪任务状态，并在出现客观困难时迅速调整行动计划。

您将从本次网络研讨会中学到什么：

• 如何让被检查部门的负责人为在线审计做好准备，以避免形式主义？
• 通过视频通信进行虚拟巡视时，需要考虑哪些技术和组织细节？
• 如何在启动和总结会议上正确建立沟通，以提高员工的参与度？
• 如何组织有效的控制，以消除远程站点发现的违规行为？
• 如何与区域负责人共同分析事故和不符合项的根本原因？