Audit a distanza in tempi di pandemia

Le restrizioni legate alla pandemia e al passaggio dei dipendenti al lavoro a distanza hanno lanciato una seria sfida ai sistemi di gestione HSE. L'impossibilità di effettuare trasferte regolari richiede una revisione degli approcci tradizionali al controllo della sicurezza in loco. In queste condizioni, gli audit a distanza diventano non solo una misura temporanea, ma uno strumento necessario per il monitoraggio continuo dei siti produttivi. Nel corso del suo intervento, Pavel Mitrokhin, responsabile del dipartimento HSE di Oriflame Cosmetics in Russia e nei paesi della CSI, condivide la sua esperienza pratica nell'organizzazione di ispezioni online.

Vantaggi e insidie degli audit online

Il vantaggio chiave del formato a distanza è la possibilità di valutare rapidamente lo stato di qualsiasi reparto, indipendentemente dalla sua posizione geografica, risparmiando risorse di tempo e finanziarie. Tuttavia, il relatore richiama l'attenzione sui rischi specifici di questo approccio. Spesso i responsabili delle aree ispezionate possono distorcere involontariamente o consapevolmente il quadro: ad esempio, muovendo troppo velocemente la fotocamera dello smartphone durante la trasmissione video, non permettendo di esaminare in dettaglio il posto di lavoro, o fornendo scansioni poco chiare dei documenti. Per ridurre al minimo questi fattori, è necessario testare in anticipo la qualità della connessione e non esitare a chiedere all'ispezionato di fermarsi e mettere a fuoco la telecamera su dettagli specifici.

Algoritmo passo-passo per condurre l'ispezione

L'intervento esamina in dettaglio il processo di preparazione e realizzazione di un audit a distanza, che comprende diverse fasi obbligatorie:

• Pianificazione e scelta degli strumenti. È importante considerare la differenza di fuso orario e concordare in anticipo un'applicazione di messaggistica comoda (WhatsApp, Teams, Telegram) per le videochiamate.
• Incontro introduttivo. Una fase di importanza critica per stabilire un contatto. L'obiettivo dell'audit non è cercare colpevoli e punire, ma individuare le aree di miglioramento e fornire assistenza al reparto.
• Ispezione virtuale e interviste. Valutazione dello stato effettivo delle attrezzature, della segnaletica e dell'ordine nei luoghi di lavoro tramite videochiamata. Particolare attenzione viene prestata ai colloqui con il personale di linea per verificare le conoscenze reali, e non la presenza formale di firme nei registri di formazione.
• Analisi della documentazione. La verifica di ordini e registri viene effettuata parallelamente tramite condivisione dello schermo o richiedendo fotografie e scansioni.

Gestione dei risultati e controllo dei miglioramenti

Il relatore sottolinea che l'individuazione di una violazione è solo una parte del lavoro. È molto più importante determinare la causa principale insieme al responsabile del reparto, e non da soli. La discussione preliminare del rapporto prima della sua pubblicazione ufficiale permette di evitare malintesi e di stabilire subito scadenze realistiche per l'eliminazione delle non conformità.

Per prevenire situazioni in cui le misure concordate vengono dimenticate a causa della routine quotidiana, è stata introdotta la pratica di incontri di controllo regolari (ad esempio, una volta al mese). Questo permette di monitorare lo stato delle attività e di correggere tempestivamente il piano d'azione in caso di difficoltà oggettive.

Cosa imparerai da questo webinar:

• Come preparare il responsabile del reparto ispezionato a un audit online per evitare un approccio formale?
• Quali sfumature tecniche e organizzative devono essere considerate durante un'ispezione virtuale in videochiamata?
• Come strutturare correttamente la comunicazione negli incontri introduttivi e conclusivi per aumentare il coinvolgimento del personale?
• Come organizzare un controllo efficace sull'eliminazione delle violazioni riscontrate nei siti remoti?
• Come condurre un'analisi delle cause principali di incidenti e non conformità insieme ai responsabili di area?