Audits à distance en période de pandémie

Les restrictions liées à la pandémie et au passage des employés au télétravail ont posé un défi majeur aux systèmes de gestion HSE. L'impossibilité d'effectuer des déplacements réguliers exige de revoir les approches traditionnelles du contrôle de la sécurité sur le terrain. Dans ces conditions, les audits à distance deviennent non seulement une mesure temporaire, mais un outil indispensable pour la surveillance continue des sites de production. Lors de son intervention, Pavel Mitrokhin, responsable HSE chez Oriflame Cosmetics en Russie et dans les pays de la CEI, partage son expérience pratique de l'organisation d'inspections en ligne.

Avantages et pièges des audits en ligne

Le principal avantage du format à distance est la possibilité d'évaluer rapidement l'état de n'importe quel département, indépendamment de sa situation géographique, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources financières. Cependant, l'intervenant attire l'attention sur les risques spécifiques de cette approche. Souvent, les responsables des zones inspectées peuvent, intentionnellement ou non, fausser la réalité : par exemple, en déplaçant trop rapidement la caméra du smartphone lors de la transmission vidéo, empêchant ainsi un examen détaillé du poste de travail, ou en fournissant des copies numérisées floues de documents. Pour minimiser ces facteurs, il est nécessaire de tester la qualité de la connexion à l'avance et de ne pas hésiter à demander à la personne inspectée de s'arrêter et de faire la mise au point de la caméra sur des détails spécifiques.

Algorithme étape par étape pour mener une inspection

La présentation examine en détail le processus de préparation et de réalisation d'un audit à distance, qui comprend plusieurs étapes obligatoires :

• Planification et choix des outils. Il est important de tenir compte du décalage horaire et de convenir à l'avance d'une messagerie appropriée (WhatsApp, Teams, Telegram) pour la communication vidéo.
• Réunion d'introduction. Une étape cruciale pour établir le contact. Le but de l'audit n'est pas de trouver des coupables et de punir, mais d'identifier les domaines à améliorer et d'aider le département.
• Visite virtuelle et entretiens. Évaluation de l'état réel de l'équipement, du marquage et de l'ordre sur les lieux de travail par liaison vidéo. Une attention particulière est accordée aux entretiens avec le personnel de terrain pour vérifier les connaissances réelles, plutôt que la simple présence formelle de signatures dans les registres de formation.
• Analyse de la documentation. La vérification des arrêtés et des registres s'effectue en parallèle via le partage d'écran ou en demandant des photos et des scans.

Traitement des résultats et suivi des améliorations

L'intervenant souligne que l'identification d'une infraction n'est qu'une partie du travail. Il est beaucoup plus important de déterminer la cause profonde conjointement avec le responsable du département, et non de manière unilatérale. Une discussion préalable du rapport avant sa publication officielle permet d'éviter les malentendus et de fixer immédiatement des délais réalistes pour corriger les non-conformités.

Afin d'éviter les situations où les mesures convenues sont oubliées en raison de la routine quotidienne, la pratique de réunions de suivi régulières (par exemple, une fois par mois) a été mise en place. Cela permet de suivre l'état d'avancement des tâches et d'ajuster rapidement le plan d'action en cas de difficultés objectives.

Ce que vous apprendrez de ce webinaire :

• Comment préparer le responsable du département inspecté à un audit en ligne afin d'éviter une approche formelle ?
• Quelles nuances techniques et organisationnelles doivent être prises en compte lors d'une visite virtuelle par liaison vidéo ?
• Comment structurer correctement la communication lors des réunions d'introduction et de clôture pour accroître l'engagement du personnel ?
• Comment organiser un contrôle efficace de la correction des infractions identifiées sur des sites distants ?
• Comment analyser les causes profondes des incidents et des non-conformités en collaboration avec les responsables de site ?