Tre regole per un'ottima presentazione multimediale

Volevo trovare una buona presentazione sulla salute e sicurezza sul lavoro (HSE) su Internet e sono rimasta delusa. Le presentazioni HSE disponibili pubblicamente sono visivamente respingenti e precludono ogni possibilità di appassionarsi alla materia. Informazioni testuali ingombranti, appesantite da immagini stock di "omini stilizzati". Da una presentazione del genere si capisce subito l'approccio di chi la utilizza verso la sicurezza sul lavoro.

Errori principali:

👎 Mancanza di comprensione del target di riferimento, ovvero a chi sono destinate le informazioni della presentazione. Ciò comporta una totale discrepanza tra l'apparato visivo e i testi scelti.

Giudicate voi stessi: la stessa raccomandazione sulle visite mediche suonerà diversamente per pubblici diversi:

Per i lavoratori: controllate il vostro stato fisico durante la visita medica annuale; se avvertite un malessere prima di iniziare il lavoro o durante lo svolgimento dello stesso, informate immediatamente il vostro responsabile (caposquadra, preposto).

Per i dirigenti: informatevi sullo stato fisico e sul benessere dei lavoratori prima dell'inizio dell'attività. È vietato adibire un lavoratore a mansioni ad alto rischio in presenza di controindicazioni o malesseri. Ciò potrebbe causare infortuni.

👎 Mancanza di struttura e di una linea narrativa (storytelling): dove lo speaker vuole condurre l'ascoltatore e attraverso quali fasi.

Molti relatori (docenti o specialisti HSE) scelgono la strada della terminologia. Di conseguenza, le slide sono sovraccariche di testo che non aiuta affatto gli ascoltatori a proteggere se stessi o gli altri da infortuni e malattie professionali. Azioni o fatti formulati nei titoli delle slide orientano l'attenzione del pubblico su aspetti concreti di valore pratico. È così che si definisce la linea narrativa (storytelling).

👎 Mancanza di fatti accuratamente selezionati che mettano in luce la problematica. Potrebbero essere numeri incontestabili e fotografie. Tuttavia, di norma, sono rari nelle presentazioni HSE. Solo testo, tanto testo, preso direttamente dal Codice del Lavoro della Federazione Russa.

Questo è il punto più dolente, a mio avviso. I numeri hanno valore quando sono vicini a coloro per cui è stata creata la presentazione. Le statistiche sugli infortuni mondiali o nazionali colpiscono molto meno della propria realtà aziendale. Per questo non bisogna pigreggiare nel raccogliere dati e, soprattutto, bisogna definire il formato di raccolta ed elaborazione per utilizzarli nell'analisi di casi reali.

In questo caso è importante seguire una formazione sull'analisi dei dati, come minimo in Excel, o idealmente provare a creare una dashboard, ad esempio in DataLens (ma va bene anche Excel).

Purtroppo, noto una grande lacuna nella capacità di lavorare con i dati in Excel. L'incapacità di distinguere tra i valori "30" e "30." porta a dati errati che non possono assolutamente essere utilizzati, oppure a un lavoro extra per chi crea il report analitico, anche se piccolo.

Tre regole per una buona presentazione:

1. Definite il target di riferimento per cui state creando la presentazione.
2. Scrivete prima una bozza e poi la versione finale dei titoli che comporranno la struttura della presentazione. Dal titolo deve essere chiaro l'argomento. Confrontate: «Analisi della situazione HSE» e «Top 5 violazioni HSE dell'anno in corso», oppure «Infortuni sul lavoro» e «Negli ultimi 3 anni si sono verificati 10 infortuni sul lavoro». Meno il testo è vago, più sarà chiaro quale informazione volete trasmettere al pubblico.
3. Selezionate foto che illustrino il senso del contenuto testuale della slide, oppure grafici e numeri. Non devono esserci troppi numeri o grafici, poiché sono difficili da assimilare, specialmente per un pubblico non esperto. Tutte le frasi lunghe e complesse devono essere ridotte a poche parole, lasciando solo l'essenziale. Per i testi lunghi esistono altre forme: articoli, post, note e, infine, libri.