การให้คำปรึกษาในฐานะเครื่องมือพัฒนาผู้บริหาร จะมอบหมายงานหรือไม่ นั่นคือคำถาม?

การให้คำปรึกษาในฐานะรากฐานของการพัฒนาผู้บริหาร

ในวัฒนธรรมองค์กรสมัยใหม่ การให้คำปรึกษา (Mentoring) ไม่ได้เป็นเพียงแค่พิธีการอีกต่อไป แต่กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาสมรรถนะด้านการบริหารจัดการ Elena Arkova รองผู้อำนวยการทั่วไปฝ่าย HSE ของบริษัทโฮลดิ้ง OZNA Engineering ได้แบ่งปันประสบการณ์จริงในการนำระบบการให้คำปรึกษาและการมอบหมายงานมาใช้ ในการนำเสนอได้กล่าวถึงเส้นทางของบริษัทอย่างละเอียด ตั้งแต่การระบุปัญหาด้านการจัดการไปจนถึงการสร้างระบบการถ่ายทอดประสบการณ์ที่มีประสิทธิภาพ

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการดำเนินโครงการในปี 2019 คือปัญหาที่มักพบในบริษัทขนาดใหญ่หลายแห่ง: ผู้บริหารปกปิดความยุ่งยากในแผนกของตน จัดการกระบวนการผ่านงานเท่านั้น ไม่ใช่ผ่านเป้าหมาย และไม่ให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการเปลี่ยนแปลง การขาดการแสดงภาพเป้าหมายและการทำงานร่วมกันข้ามสายงานที่อ่อนแอ ทำให้ปัญหาได้รับการแก้ไขในระดับผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น เมื่อปัญหาเหล่านั้นถึงขั้นวิกฤตแล้ว

10 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของผู้บริหาร: ตั้งแต่การให้ข้อเสนอแนะไปจนถึงการมอบหมายงาน

วิทยากรได้แสดงให้เห็นผ่านตัวอย่างของบริษัทของเธอว่า ระบบการให้คำปรึกษาซึ่งเริ่มต้นโดยการมีส่วนร่วมของผู้บริหารระดับสูงและที่ปรึกษาภายนอก ได้รับการขยายผลไปยังผู้บริหารกว่า 200 คนได้อย่างไร หัวใจสำคัญของระบบคือ 10 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ผู้รับคำปรึกษาได้รับการฝึกอบรม:

• การให้ข้อเสนอแนะ (คำชมเชยและข้อเสนอแนะเพื่อการแก้ไข) — ช่วยให้สามารถชี้แนะพฤติกรรมของพนักงานได้อย่างทันท่วงทีและสร้างแรงจูงใจให้พวกเขา
• การสนทนาแบบตัวต่อตัว — ใช้เมื่อข้อเสนอแนะเพื่อการแก้ไขไม่ได้ผล และจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับสาเหตุของการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
• การวางแผนออนไลน์และการควบคุมการประชุม — เครื่องมือสำหรับการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและการจัดการประชุมตามวาระอย่างเคร่งครัด โดยไม่เสียสมาธิ
• การจัดการเชิงภาพ — การใช้กระดานกิจกรรมของผู้บริหาร (MAB) เพื่อติดตามเป้าหมาย งาน และปัญหาอย่างโปร่งใส
• การเดินตรวจตราของผู้บริหาร — หลักการแก้ไขปัญหาในพื้นที่ (ในสายการผลิต) ไม่ใช่จากในห้องทำงาน

การมอบหมายงาน: เครื่องมือในการพัฒนา ไม่ใช่การทิ้งงานประจำ

วิทยากรให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับการมอบหมายงาน โดยแยกความแตกต่างจากการสั่งงานทั่วไปอย่างชัดเจน การสั่งงานคือการทำงานตามรายละเอียดของงาน ซึ่งผู้บริหารจะตรวจสอบผลลัพธ์สุดท้าย ในขณะที่การมอบหมายงานคือการถ่ายโอนอำนาจและทรัพยากรเพื่อทำงานให้สำเร็จโดยมีเป้าหมายเพื่อพัฒนาสมรรถนะของพนักงาน ในเวลาเดียวกัน ความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์สุดท้ายต่อผู้บริหารระดับสูงยังคงเป็นของผู้บริหารเสมอ

ทำไมผู้บริหารจึงกลัวที่จะมอบหมายงาน? Elena เน้นย้ำถึงความกลัวที่สำคัญหลายประการ: ความกลัวที่จะสูญเสียการควบคุม ความกลัวว่างานจะออกมาแย่ลง («ถ้าอยากให้งานออกมาดี ต้องทำเอง») ความกลัวที่จะสร้างคู่แข่ง («โดนเลื่อยขาเก้าอี้») และความไม่เต็มใจที่จะเสียเวลาอธิบาย อย่างไรก็ตาม การปฏิเสธที่จะมอบหมายงานนำไปสู่การทำงานประจำที่มากเกินไปของผู้บริหาร ภาวะหมดไฟ การลดทอนแรงจูงใจของทีม และการสูญเสียผู้เชี่ยวชาญที่ไม่ได้รับโอกาสในการพัฒนา

ขั้นตอนการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ

ในการนำเสนอได้กล่าวถึงขั้นตอนการมอบหมายงานทีละขั้นตอนอย่างละเอียด ซึ่งอิงตามวงจร PDCA (วางแผน ปฏิบัติ ตรวจสอบ ปรับปรุง):

• การเลือกงานและผู้รับผิดชอบ งานเฉพาะทาง โครงการพัฒนา หรืองานเตรียมการจะถูกมอบหมาย กลยุทธ์ แรงจูงใจ การควบคุมผลลัพธ์ และประเด็นที่เป็นความลับยังคงเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร
• การถ่ายทอดข้อมูล (อะไร อย่างไร เมื่อไหร่ ใคร เพื่ออะไร) พนักงานต้องเข้าใจอย่างชัดเจนถึงผลลัพธ์เชิงตัวเลขที่คาดหวัง อำนาจหน้าที่ของตน ทรัพยากรที่มีอยู่ และผลกระทบของงานต่อเป้าหมายโดยรวมของแผนก
• การติดตามตามจุดอ้างอิง การควบคุมไม่ได้เกิดขึ้นในตอนท้ายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในขั้นตอนกลางผ่านการประชุมที่วางแผนไว้ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถระบุความเสี่ยงได้ทันเวลาและปรับแผนปฏิบัติการได้
• ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลลัพธ์ ไม่ว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร (สำเร็จหรือล้มเหลว) พนักงานจะต้องได้รับข้อเสนอแนะที่มีคุณภาพเพื่อการเติบโตต่อไป

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้จากสัมมนาออนไลน์นี้:

• จะแยกความแตกต่างระหว่างการมอบหมายงานกับการสั่งงานทั่วไปได้อย่างไร และเหตุใดจึงสำคัญต่อการพัฒนาทีม?
• 10 แนวทางปฏิบัติของผู้บริหารใดบ้างที่ช่วยสร้างระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพในแผนก?
• จะเอาชนะความกลัวที่จะสูญเสียการควบคุมและเริ่มไว้วางใจให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานที่ซับซ้อนได้อย่างไร?
• จะสร้างระบบการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายอย่างถูกต้องเพื่อป้องกันความล่าช้าได้อย่างไร?
• งานใดบ้างที่ไม่สามารถมอบหมายได้อย่างเด็ดขาดและเพราะเหตุใด?