Cố vấn như một công cụ phát triển nhà quản lý. Giao việc hay không giao việc, đó là vấn đề?

Cố vấn như nền tảng phát triển nhà quản lý

Trong văn hóa doanh nghiệp hiện đại, việc cố vấn không còn chỉ là hình thức mà đã trở thành công cụ then chốt để phát triển năng lực quản lý. Elena Arkova, Phó Tổng Giám đốc phụ trách HSE tại công ty cổ phần OZNA Engineering, chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai hệ thống cố vấn và giao việc. Bài phát biểu xem xét chi tiết hành trình của công ty từ việc xác định các vấn đề quản lý đến việc tạo ra một hệ thống truyền đạt kinh nghiệm hiệu quả.

Tiền đề cho việc triển khai dự án vào năm 2019 là những vấn đề điển hình của nhiều công ty lớn: các nhà quản lý che giấu những khó khăn trong bộ phận của họ, quản lý quy trình chỉ thông qua nhiệm vụ thay vì mục tiêu và không thu hút nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi. Việc thiếu trực quan hóa các mục tiêu và sự tương tác liên chức năng yếu kém dẫn đến việc các vấn đề chỉ được giải quyết ở cấp quản lý cấp cao khi chúng đã đạt đến giai đoạn khủng hoảng.

10 thực tiễn tốt nhất của nhà quản lý: từ phản hồi đến giao việc

Diễn giả chỉ ra qua ví dụ về công ty của mình cách hệ thống cố vấn, ban đầu được khởi chạy với sự tham gia của các nhà quản lý cấp cao và chuyên gia tư vấn bên ngoài, đã được mở rộng cho hơn 200 nhà quản lý. Cốt lõi của hệ thống là 10 thực tiễn tốt nhất được đào tạo cho người được cố vấn:

• Phản hồi (khen ngợi và phản hồi điều chỉnh) — cho phép định hướng kịp thời hành vi của nhân viên và tạo động lực cho họ.
• Trò chuyện cá nhân — được áp dụng khi phản hồi điều chỉnh không mang lại kết quả và cần phân tích sâu về nguyên nhân chống lại sự thay đổi.
• Lập kế hoạch trực tuyến và điều hành cuộc họp — các công cụ để quản lý thời gian hiệu quả và tiến hành các cuộc họp bám sát chương trình nghị sự, không bị mất trọng tâm.
• Quản lý trực quan — sử dụng bảng hoạt động của nhà quản lý (DDR) để theo dõi minh bạch các mục tiêu, nhiệm vụ và vấn đề.
• Đi tuần tra của nhà quản lý — nguyên tắc giải quyết vấn đề tại chỗ (tại nơi sản xuất) thay vì từ văn phòng.

Giao việc: công cụ phát triển, không phải là trút bỏ việc vặt

Diễn giả đặc biệt chú ý đến việc giao việc, phân biệt rõ ràng nó với việc giao nhiệm vụ thông thường. Giao nhiệm vụ là công việc nằm trong phạm vi bản mô tả công việc, nơi nhà quản lý kiểm tra kết quả cuối cùng. Còn giao việc là việc chuyển giao quyền hạn và nguồn lực để thực hiện một nhiệm vụ nhằm mục đích phát triển năng lực của nhân viên. Đồng thời, trách nhiệm về kết quả cuối cùng trước ban lãnh đạo cấp trên luôn thuộc về nhà quản lý.

Tại sao các nhà quản lý sợ giao việc? Elena chỉ ra một số nỗi sợ hãi chính: sợ mất kiểm soát, sợ công việc sẽ bị làm tệ hơn («muốn làm tốt thì hãy tự làm»), lo ngại nuôi dưỡng đối thủ cạnh tranh («bị cướp ghế») và không muốn dành thời gian để giải thích. Tuy nhiên, việc từ chối giao việc dẫn đến tình trạng nhà quản lý bị quá tải với những công việc thường ngày, kiệt sức, làm giảm động lực của nhóm và mất đi những chuyên gia không được tạo cơ hội phát triển.

Thuật toán giao việc hiệu quả

Bài phát biểu xem xét chi tiết thuật toán giao việc từng bước, dựa trên chu trình PDCA (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động):

• Lựa chọn nhiệm vụ và ứng viên. Các nhiệm vụ chuyên môn, dự án phát triển hoặc công việc chuẩn bị sẽ được giao. Chiến lược, động lực, kiểm soát kết quả và các vấn đề bảo mật vẫn do nhà quản lý đảm nhiệm.
• Truyền đạt thông tin (Cái gì, Như thế nào, Khi nào, Ai, Để làm gì). Nhân viên phải hiểu rõ kết quả số hóa mong đợi, quyền hạn của mình, các nguồn lực sẵn có và tác động của nhiệm vụ đối với các mục tiêu chung của bộ phận.
• Giám sát theo các điểm mốc. Việc kiểm soát không chỉ được thực hiện ở cuối mà còn ở các giai đoạn trung gian thông qua các cuộc họp đã lên kế hoạch. Điều này cho phép xác định kịp thời các rủi ro và điều chỉnh kế hoạch hành động.
• Phản hồi về kết quả. Bất kể kết quả ra sao (thành công hay thất bại), nhân viên phải nhận được phản hồi chất lượng để tiếp tục phát triển.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để phân biệt giao việc với giao nhiệm vụ thông thường và tại sao điều này lại quan trọng đối với sự phát triển của nhóm?
• 10 thực tiễn nào của nhà quản lý giúp xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả trong bộ phận?
• Làm thế nào để vượt qua nỗi sợ mất kiểm soát và bắt đầu tin tưởng giao các nhiệm vụ phức tạp cho cấp dưới?
• Làm thế nào để xây dựng đúng hệ thống giám sát nhiệm vụ được giao nhằm tránh trễ hạn?
• Những nhiệm vụ nào tuyệt đối không được giao và tại sao?