Kiểm tra chéo - công cụ đào tạo và trao đổi kinh nghiệm

Bối cảnh: tại sao kiểm toán nội bộ mất đi tính hiệu quả

Trong hệ thống an toàn công nghiệp tồn tại một nghịch lý: làm việc hàng ngày trong cùng một điều kiện tất yếu dẫn đến hiệu ứng "quen mắt". Các chuyên gia quen với công việc thường ngày và không còn nhận ra những vi phạm tiềm ẩn nguy hiểm. Phó kỹ sư trưởng phụ trách HSE của PJSC Surgutneftegas, Andrey Shutov, phân tích giải pháp cho vấn đề này thông qua việc áp dụng kiểm tra chéo — một phương pháp mà việc kiểm toán được thực hiện bởi các chuyên gia từ các bộ phận liên quan.

Công ty được thúc đẩy áp dụng định dạng mới do hiệu quả thấp của kiểm soát truyền thống. Việc quen với các quy trình tiêu chuẩn tạo ra thái độ hình thức đối với các cuộc kiểm tra nội bộ, và nỗi sợ bị phạt dẫn đến việc che giấu các vi phạm mang tính hệ thống. Kiểm tra chéo thay đổi hướng đi từ giám sát nghiêm ngặt sang văn hóa trách nhiệm cá nhân, tạo ra một kênh làm việc để truyền đạt các thực hành tốt nhất giữa các chuyên gia.

Cơ chế quy trình và điều chỉnh danh sách kiểm tra

Cơ sở của phương pháp là các cuộc kiểm toán thực địa bởi các nhóm từ hai đến ba người, kéo dài đến bốn ngày tùy thuộc vào vị trí địa lý của các cơ sở. Bài phát biểu xem xét chi tiết cách tiếp cận để tiêu chuẩn hóa kiểm soát. Một điều kiện quan trọng: các danh sách kiểm tra không phải là vạn năng. Chúng được phát triển bởi các chuyên gia của bộ máy quản lý và được điều chỉnh cho từng bộ phận cụ thể, có tính đến đặc thù của địa điểm (ví dụ: sự hiện diện của các khu vực lưu trữ sản phẩm dầu mỏ hoặc các khu vực trải nhựa đường).

Đánh giá bao gồm các lĩnh vực trọng tâm: tài liệu HSE, môi trường sản xuất, tình trạng thiết bị, việc sử dụng PPE, cũng như an toàn phòng cháy chữa cháy và an toàn điện. Dựa trên kết quả, một biên bản được lập và một cuộc họp được tổ chức, nơi ghi nhận các khu vực cần được chú ý đặc biệt.

Yếu tố con người: thông đồng, động lực và phản hồi trung thực

Bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng phải đối mặt với sự phản kháng từ môi trường. Diễn giả cho thấy qua ví dụ của công ty mình cách giải quyết các vấn đề về sự thiếu khách quan và yếu tố con người. Thực tế đã chỉ ra rằng trong các cuộc kiểm tra chéo, có thể xảy ra các trường hợp thỏa thuận lẫn nhau giữa các kiểm toán viên ("tôi sẽ ghi ít vi phạm cho bạn, và bạn cũng vậy với tôi") hoặc làm sai lệch mức độ nghiêm ngặt của các đánh giá. Để giảm thiểu những rủi ro này, việc luân chuyển bắt buộc và thường xuyên các kiểm tra viên đã được áp dụng.

Sự tham gia của nhân viên được đặc biệt chú ý. Động lực tài chính của các kiểm toán viên gắn liền với việc giảm số lượng nhận xét và khắc phục kịp thời các vi phạm được phát hiện vào cuối tháng. Để nhận được phản hồi trung thực từ các nhân viên tuyến đầu và phát hiện những thiếu sót tiềm ẩn, các cuộc phỏng vấn được tiến hành nghiêm ngặt theo hình thức cá nhân, không có sự hiện diện của ban quản lý trực tiếp của khu vực được kiểm tra.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này

• Làm thế nào để tổ chức hậu cần và lập kế hoạch kiểm tra chéo tại các cơ sở phân tán về mặt địa lý?
• Làm thế nào để điều chỉnh danh sách kiểm tra cho phù hợp với đặc thù của các địa điểm sản xuất khác nhau?
• Làm thế nào để tạo động lực vật chất cho các kiểm toán viên nhằm xác định các rủi ro thực tế và khắc phục kịp thời các vi phạm?
• Những công cụ nào giúp loại bỏ sự thông đồng và đánh giá thấp mức độ nghiêm ngặt trong các cuộc kiểm tra lẫn nhau?
• Làm thế nào để xây dựng một cuộc đối thoại tin cậy với công nhân để xác định các vấn đề tiềm ẩn tại hiện trường?