Vorfallanalyse

Kontext und Voraussetzungen der Automatisierung

Das Vorfallmanagement ist ein Grundbedürfnis jedes sich entwickelnden HSE-Systems. Der Übergang von Papierprotokollen zur digitalen Analytik geht jedoch oft mit Widerstand des Personals, Datenverzerrungen und Informationsverlusten bei der Übertragung einher. In der Präsentation wird detailliert auf die praktischen Erfahrungen beim Aufbau eines transparenten Systems zur Erfassung von Feedback zu Vorfällen eingegangen, das von einem Team unter der Leitung von Vera Konshina in Logistikeinrichtungen umgesetzt wurde.

Definition von Metriken und Klassifizierung von Ereignissen

Für eine korrekte Datenanalyse muss klar definiert werden, welche Ereignisse genau erfasst werden sollen. Der Referent erläutert einen Ansatz, bei dem Vorfälle in vier Hauptkategorien unterteilt werden: Unfälle, Mikrotraumata, gefährliche Situationen (früher als Near Miss klassifiziert) und private Verletzungen oder Erkrankungen am Arbeitsplatz.

Besonderes Augenmerk wird auf die Erfassung von privaten Verletzungen und der Verschlechterung des Wohlbefindens der Mitarbeiter gelegt. Obwohl diese Ereignisse nicht direkt mit Produktionsfaktoren zusammenhängen, schützt ihre Erfassung den Arbeitgeber vor versteckten Arbeitsunfällen und ermöglicht eine genauere Beurteilung des allgemeinen Zustands des Personals. Jede Vorfallkategorie hat ihre eigenen Metriken: von grundlegenden (Datum, Uhrzeit, Objekt) bis hin zu spezifischen (Art des gefährlichen Verhaltens, Nutzung des Erste-Hilfe-Kastens).

Datenerfassungstools: Zugänglichkeit und Transparenz

Das Hauptproblem bei der Erfassung von Mikrotraumata und gefährlichen Situationen ist die mangelnde Bereitschaft der Mitarbeiter, diese zu melden. Um diese Barriere zu überwinden, wurde ein maximal vereinfachter Weg zur Registrierung von Ereignissen vorgeschlagen. In allen Betriebsbereichen sind QR-Codes platziert, die zu einem kurzen elektronischen Formular führen.

• Anonymität und Anpassung der Terminologie: Das Formular ermöglicht das Senden von Daten ohne Autorisierung. Komplexe englischsprachige Begriffe wurden durch verständliche Formulierungen ersetzt, und die meisten Felder sind als Dropdown-Listen implementiert, um die manuelle Eingabe von Textinformationen zu minimieren.
• Integration in angrenzende Prozesse: Die Datenerfassung beschränkt sich nicht nur auf die Initiative der Mitarbeiter. Das System generiert automatisch Anfragen, wenn der QR-Code auf dem Erste-Hilfe-Kasten gescannt wird (Signal für ein Mikrotrauma und Nachfüllbedarf) oder wenn gefährliche Manöver durch integrierte Systeme von Flurförderzeugen erfasst werden.

Aufgabenrouting und Ausführungskontrolle

Der Referent zeigt an einem Beispiel, wie ein ausgefülltes Formular in eine Aufgabe (Ticket) im internen Erfassungssystem umgewandelt wird. Der Bearbeitungsprozess ist automatisiert: Das System weist je nach Standort selbstständig den zuständigen HSE-Spezialisten zu und zieht angrenzende Abteilungen (Brandschutz, Betriebsdienst) hinzu.

Für eine schnelle Reaktion wird die Integration mit Messengern genutzt. Benachrichtigungen über kritische Vorfälle gehen sofort an die Bereitschaftsgruppe, sodass Untersuchungen ohne Verzögerung eingeleitet werden können. Dabei sieht der Initiator der Anfrage (sofern das Formular nicht anonym ausgefüllt wurde) alle Bearbeitungsphasen seines Anliegens, was Vertrauen in das System schafft und das weitere Engagement des Personals fördert.

Datenanalytik und unerwartete Erkenntnisse

Die gesammelten Datenmengen ermöglichen es, verborgene Muster aufzudecken. Beispielsweise zeigte eine Analyse der Vorfallzeiten, dass der Höhepunkt der Vorfallerfassung in den Tagesstunden und nicht in den Nachtschichten liegt. Dies liegt daran, dass tagsüber mehr Rundgänge durchgeführt und mehr gefährliche Bedingungen aufgedeckt werden, während die Kontrolle nachts nachlässt. Diese Erkenntnis führte zu einer Überarbeitung des Auditplans für die Standorte.

Das System ermöglicht es auch, die Effizienz der HSE-Abteilung selbst zu verfolgen (Ticket-Schließungszeiten) und systemische Probleme zu identifizieren, wie z. B. das langsame Beheben von Verstößen durch Subunternehmer. Zukünftig sollen die gesammelten Statistiken direkt in den Prozess der Gefährdungsbeurteilung integriert werden.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie richtet man die Vorfallklassifizierung so ein, dass die Daten für automatisierte Analysen geeignet sind?
• Welche Tools helfen, den Widerstand des Personals zu überwinden und Mitarbeiter zu motivieren, Mikrotraumata ohne finanzielle Anreize zu melden?
• Wie verknüpft man die Nutzung von betrieblichen Erste-Hilfe-Kästen mit der automatischen Registrierung von Mikrotraumata?
• Wie baut man einen transparenten Algorithmus für die Arbeit mit Tickets auf, von der Einreichung der Anfrage bis zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen?
• Wie nutzt man Vorfallstatistiken, um blinde Flecken im Kontrollsystem der Produktion zu identifizieren?