Phân tích sự cố

Bối cảnh và tiền đề tự động hóa

Quản lý sự cố là nhu cầu cơ bản của bất kỳ hệ thống HSE nào đang phát triển. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ sổ ghi chép giấy sang phân tích kỹ thuật số thường gặp phải sự phản kháng của nhân viên, sai lệch dữ liệu và mất mát thông tin trong quá trình chuyển giao. Bài thuyết trình xem xét chi tiết kinh nghiệm thực tế trong việc xây dựng một hệ thống thu thập phản hồi minh bạch về các sự cố, được thực hiện bởi nhóm do Vera Konshina dẫn dắt tại các cơ sở hậu cần.

Xác định số liệu và phân loại sự kiện

Để phân tích dữ liệu chính xác, cần xác định rõ những sự kiện nào phải được ghi nhận. Diễn giả phân tích cách tiếp cận trong đó các sự cố được chia thành bốn danh mục chính: tai nạn, chấn thương nhẹ, tình huống nguy hiểm (trước đây được phân loại là near miss) và chấn thương sinh hoạt hoặc bệnh tật tại nơi làm việc.

Sự chú ý đặc biệt được dành cho việc ghi nhận các chấn thương sinh hoạt và tình trạng sức khỏe suy giảm của nhân viên. Mặc dù những sự kiện này không liên quan trực tiếp đến các yếu tố sản xuất, việc ghi nhận chúng giúp bảo vệ người sử dụng lao động khỏi các tai nạn lao động tiềm ẩn và đánh giá chính xác hơn tình trạng chung của nhân viên. Mỗi danh mục sự cố có một bộ số liệu riêng: từ cơ bản (ngày, giờ, cơ sở) đến cụ thể (loại hành vi nguy hiểm, sử dụng hộp sơ cứu).

Công cụ thu thập dữ liệu: khả năng tiếp cận và tính minh bạch

Vấn đề then chốt trong việc ghi nhận chấn thương nhẹ và tình huống nguy hiểm là sự miễn cưỡng của nhân viên khi báo cáo chúng. Để vượt qua rào cản này, một quy trình đăng ký sự kiện đơn giản hóa tối đa đã được đề xuất. Tại tất cả các khu vực hoạt động, mã QR được đặt để dẫn đến một biểu mẫu điện tử ngắn gọn.

• Tính ẩn danh và điều chỉnh thuật ngữ: Biểu mẫu cho phép gửi dữ liệu mà không cần đăng nhập. Các thuật ngữ tiếng Anh phức tạp được thay thế bằng các từ ngữ dễ hiểu và hầu hết các trường được thiết kế dưới dạng danh sách thả xuống để giảm thiểu việc nhập văn bản thủ công.
• Tích hợp với các quy trình liên quan: Việc thu thập dữ liệu không chỉ giới hạn ở sáng kiến của nhân viên. Hệ thống tự động tạo yêu cầu khi quét mã QR trên hộp sơ cứu (tín hiệu về chấn thương nhẹ và nhu cầu bổ sung) hoặc khi các hệ thống tích hợp trên thiết bị bốc dỡ ghi nhận các thao tác nguy hiểm.

Định tuyến nhiệm vụ và kiểm soát thực hiện

Diễn giả chỉ ra qua ví dụ cách một biểu mẫu đã điền được chuyển đổi thành một nhiệm vụ (ticket) trong hệ thống ghi nhận nội bộ. Quá trình xử lý được tự động hóa: hệ thống tự động chỉ định chuyên gia HSE chịu trách nhiệm tùy thuộc vào vị trí và thu hút các dịch vụ liên quan (an toàn phòng cháy chữa cháy, dịch vụ vận hành).

Để phản ứng nhanh chóng, việc tích hợp với các ứng dụng nhắn tin được sử dụng. Thông báo về các sự cố nghiêm trọng ngay lập tức được gửi đến nhóm trực ban, cho phép bắt đầu điều tra mà không bị chậm trễ. Đồng thời, người khởi tạo yêu cầu (nếu biểu mẫu không được điền ẩn danh) sẽ thấy tất cả các giai đoạn xử lý yêu cầu của mình, điều này tạo dựng niềm tin vào hệ thống và khuyến khích sự tham gia của nhân viên trong tương lai.

Phân tích dữ liệu và những hiểu biết sâu sắc không ngờ

Khối lượng dữ liệu tích lũy cho phép phát hiện các quy luật tiềm ẩn. Ví dụ, phân tích thời gian xảy ra sự cố cho thấy đỉnh điểm ghi nhận sự cố rơi vào ban ngày chứ không phải ca đêm. Điều này là do ban ngày có nhiều cuộc kiểm tra hơn và phát hiện nhiều điều kiện nguy hiểm hơn, trong khi ban đêm sự kiểm soát bị suy yếu. Hiểu biết này đã dẫn đến việc xem xét lại lịch trình đánh giá các cơ sở.

Hệ thống cũng cho phép theo dõi hiệu quả công việc của chính bộ phận HSE (thời gian đóng ticket) và xác định các vấn đề mang tính hệ thống, chẳng hạn như việc thiếu giải pháp lâu dài cho các vi phạm từ phía nhà thầu. Trong tương lai, số liệu thống kê tích lũy sẽ được tích hợp trực tiếp vào quá trình đánh giá rủi ro nghề nghiệp.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Cách thiết lập phân loại sự cố để dữ liệu phù hợp cho phân tích tự động?
• Những công cụ nào giúp vượt qua sự phản kháng của nhân viên và thúc đẩy họ báo cáo về các chấn thương nhẹ mà không cần phần thưởng vật chất?
• Cách liên kết việc sử dụng hộp sơ cứu tại nơi làm việc với việc tự động đăng ký chấn thương nhẹ?
• Cách xây dựng thuật toán minh bạch để xử lý các ticket từ thời điểm nộp yêu cầu đến khi thực hiện các biện pháp khắc phục?
• Cách sử dụng thống kê sự cố để xác định các điểm mù trong hệ thống kiểm soát tại nơi sản xuất?