Tablero DMS: un sistema eficaz de gestión diaria de tareas

A menudo, al trabajar con una gran cantidad de datos y tareas, y contando con un equipo en el departamento de HSE que puede incluir otras especialidades (ecología, seguridad industrial, seguridad contra incendios, etc.), uno empieza a perderse en el volumen de información, lo que puede afectar el desempeño eficiente de la unidad.

Para establecer orden y realizar un seguimiento del cumplimiento de las tareas en nuestra empresa, en su momento comenzamos a implementar el llamado DMS(dailymanagementsystem) – sistema de gestión diaria en HSE, que incluye reuniones matutinas diarias del departamento y el registro de tareas de una manera específica.

Quiero compartir nuestro tablero de información de trabajo que utilizamos durante mucho tiempo y que demostró una gran eficacia (ahora hemos pasado al formato electrónico por diversas razones).

El tablero se divide en 3 secciones, las cuales explicaré con más detalle a continuación:

• Estrategia/datos;
• Tareas: urgentes, diarias, tareas entrantes (es decir, aquellas que deben realizarse pero no son de máxima urgencia ni importancia crítica);
• Control de ejecución de planes

La sección «estrategia/datos» está dividida a la mitad e incluye:

• la estrategia de desarrollo de la empresa y los objetivos para el próximo año, donde se reflejan las metas de nuestra área (HSE);
• datos: indicadores de HSE que monitoreamos diariamente (tipos de incidentes y su cantidad, número de días sin accidentes, cantidad de no conformidades abiertas y cerradas, auditorías de comportamiento, etc.), indicadores ambientales: consumo de agua, vertidos, residuos (enviados al vertedero), etc.

Sección «задачи»: aquí todo es bastante trivial y sencillo: se anotan las tareas del equipo. Un buen consejo práctico: asignamos a cada empleado un color de marcador específico, lo que permite visualizar claramente quién está haciendo qué en el tablero.

La sección «контроль выполнения планов» incluye el seguimiento del cumplimiento de los planes desarrollados tras la investigación de incidentes, los planes anuales del departamento, e incluso planes para la implementación de nuevas herramientas. En general, todo lo que concierne a su unidad o lo que debe controlar.

Por supuesto, si lo desea, puede "llenar" el tablero con cualquier información según las necesidades del departamento y el estilo de trabajo. Sin embargo, puedo decir que esta visualización en el lugar de trabajo ayuda a mantener al equipo enfocado, estimula el trabajo y, en general, influye positivamente en la eficiencia y los resultados.

Adjunto un ejemplo del tablero en forma de archivo que utilizábamos anteriormente en nuestro trabajo.

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