DMS-Board – ein effektives System für das tägliche Aufgabenmanagement

Oft verliert man bei der Arbeit mit großen Datenmengen oder vielen Aufgaben den Überblick, insbesondere wenn das Team im Bereich Arbeitssicherheit auch andere Fachbereiche wie Umweltschutz, Anlagensicherheit, Brandschutz usw. umfasst. Dies kann die Effizienz der Abteilung beeinträchtigen.

Um Ordnung zu schaffen und die Aufgabenerfüllung zu verfolgen, haben wir in unserem Unternehmen das sogenannte DMS(dailymanagementsystem) – ein System für das tägliche Management in den Bereichen HSE, das tägliche morgendliche Teambesprechungen und eine spezifische Art der Aufgabendokumentation umfasst.

Ich möchte unser Information-Board teilen, das wir lange Zeit genutzt haben und das eine hohe Effizienz gezeigt hat (mittlerweile sind wir aus verschiedenen Gründen auf ein digitales Format umgestiegen).

Das Board ist in 3 Abschnitte unterteilt, die ich im Folgenden näher erläutere:

• Strategie/Daten;
• Aufgaben: dringende, tägliche, eingehende Aufgaben (d. h. solche, die erledigt werden müssen, aber nicht extrem eilig oder wichtig sind);
• Kontrolle der Planerfüllung

Der Abschnitt „Strategie/Daten“ ist zweigeteilt und umfasst:

• die Entwicklungsstrategie des Unternehmens sowie die Jahresziele, in denen auch die Ziele für unseren Bereich (HSE: Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Anlagensicherheit) verankert sind;
• Daten: HSE-Kennzahlen, die wir täglich verfolgen (Arten und Anzahl von Vorfällen, unfallfreie Tage, Anzahl offener und geschlossener HSE-Abweichungen, Verhaltensaudits usw.) sowie Umweltkennzahlen: Wasserverbrauch, Abwassermengen, Abfallmengen (Deponieentsorgung) etc.

Der Abschnitt „Aufgaben“: Hier ist alles recht trivial und einfach – die Aufgaben des Teams werden eingetragen. Ein guter Lifehack – wir haben jedem Mitarbeiter eine eigene Markerfarbe zugewiesen, sodass auf dem Board sofort ersichtlich ist, wer woran arbeitet.

Der Abschnitt „Kontrolle der Planerfüllung“ umfasst die Nachverfolgung von Maßnahmenplänen aus Unfalluntersuchungen, Jahresplänen der Abteilung oder Plänen zur Einführung neuer Instrumente. Im Grunde alles, was Ihre Abteilung betrifft oder was Sie kontrollieren müssen.

Natürlich können Sie das Board je nach Bedarf der Abteilung und Arbeitsstil individuell „befüllen“. Ich kann jedoch sagen, dass diese Visualisierung am Arbeitsplatz das Team motiviert, zur Arbeit anspornt und insgesamt die Effizienz und Produktivität positiv beeinflusst.

Als Datei füge ich ein Beispiel des Boards bei, das wir früher verwendet haben.

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